ЕСМ-система eDocLib внедрена в НПК «Диаконт»
Научно-производственная компания «Диаконт» (Уфа), деятельность которой связана с обслуживанием магистральных газопроводов в различных регионах России, автоматизировала доступ к документам с помощью ЕСМ-системы eDocLib, разработанной компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). В системе открыто порядка 10 рабочих мест, сообщает ЭОС по материалам сайта spbit.ru.
Организованная библиотека знаний компании позволяет отслеживать новые документы, а также изменения по существующим документам, что особенно актуально в условиях постоянно изменяющихся нормативов и обновляющихся стандартов, связанных с работой компании. Поиск данных производится по настроенным реквизитам документов, а также по тексту вложенных файлов. Доступ к информации осуществляется как из локальной сети компании, так и удаленно, через интернет. Проект выполняла компания «Медиалюкс», дилер ЭОС.
Примечательно, что «Медиалюкс» и прежде сотрудничал с НПК «Диаконт» – в 2009 г. по СЭД «Дело». «Заказчик выбрал “Дело”, как только узнал, что с помощью этой системы можно организовать правильный документооборот по всем канонам делопроизводства. Причем отличие “Дело” от конкурентных российских СЭД состоит в том, что, работая в данной СЭД, заказчику не нужно думать, с помощью каких механизмов организовывать взаимодействие отделов… Заказчику не нужно задумываться о том, что еще может ему понадобиться в дальнейшем: купив один раз “Дело”, он может развивать корпоративную систему документооборота в нужном ему направлении, а при необходимости – дополняя её совместимым “Едоклибом” (eDocLib)», – рассказал Валерий Брекоткин, директор «Медиалюкс». В ходе запуска СЭД «Дело» в «Диаконт» было подключено 25 рабочих мест. Проект был сдан в конце 2009 г.
Как отмечается, прежде библиотека компании «Диаконт» состояла из бумажных документов и отдельных электронных файлов. Сотрудникам, находящимся в командировке, приходилось запрашивать необходимую информацию по электронной почте. Поэтому основной задачей проекта внедрения eDocLib являлась организация к научно-технической документации и документам по выполненным работам централизованного доступа, в том числе, удаленного.
По словам Брекоткина, выбором решения занимался директор НПК «Диаконт» Дмитрий Валекжанин, который был наслышан о возможностях MOSS и намеревался внедрить решение с аналогичным функционалом. «В итоге цена и гибкость eDocLib без программирования сыграла свою роль в выборе в пользу этой платформы», – сообщил Брекоткин.
eDocLib представляет сообой корпоративный портал для создания общего информационного пространства и организации онлайн-взаимодействия с сотрудниками и клиентами, а также для удаленного доступа к информации с использованием современных веб-технологий. На базе ECM-системы eDocLib разработан широкий набор бизнес-решений для управления корпоративным контентом и организации взаимодействия пользователей: система электронного документооборота «eDocLib:Документооборот»; система «Приемная Руководителя» для автоматизации работы по организации контактов руководителя и формированию плана мероприятий с его участием; корпоративная электронная библиотека нормативных и справочных документов; различные системы учета и архивного хранения.
«Особенностью проекта стали скорость и простота решения актуальной для каждого предприятия задачи», – подчеркнул Валерий Брекоткин. По его словам, в совокупности работы по запуску eDocLib заняли 8 часов на сбор и обработку информации и еще 8 часов на настройку системы. В результате системой eDocLib было охвачено порядка 10 рабочих мест (как сообщается, открытие одного рабочего места сейчас стоит в среднем 1600 руб., плюс интегратору было оплачено несколько часов настройки системы).
В рамках проекта на основе базовой конфигурации eDocLib были настроены виды документов по регистрации научно-технической документации (ГОСТ, СНиП, методические материалы, технические требования и т.п.) и по регистрации выполненных работ. В документе фиксируются сведения о договоре, сроках работ, списке объектов контрагента, на которых выполнялись работы, и т.д. Также были настроены удаленный доступ к системе из интернета; рубрикатор в соответствии с привычным для пользователей деревом папок, в котором ранее хранились документы, а для каждого пользователя – папки «Новые документы», «Измененные документы», в которые автоматически попадают новые и измененные документы. Проведен импорт в систему порядка 3 тыс. документов. Теперь поиск документов возможен как по реквизитам, так и по содержанию вложенных файлов. Найти документы возможно при помощи поисковых запросов и при помощи рубрикатора.
В ближайшем будущем возможно совершенствование построенной системы: ее обновление, развитие функционала, подключение новых задач, каких именно – будет решать заказчик.
© CNews
