Почему собственники агентств считают деньги в ПланФакте вместо Excel?08.02.2022 11:16

Открыть небольшое digital-агентство не так уж сложно. А вот построить устойчивый и масштабируемый развивающийся бизнес — это уже требует управленческого мастерства. И важной его частью является правильный учет финансов и планирование. Собственники агентств часто не знают реальной рентабельности своих проектов и тратят больше, чем их бизнес может выдержать — это приводит к затыканию дыр и кассовым разрывам.

Но почему? Казалось бы, на рынке есть соответствующие вебинары и конференции, посвященные учету денег, тема периодически обсуждается в онлайн-сообществах.

Похоже, причина банальна и стара как мир — между «знаю, что и зачем нужно делать» и «делаю» лежит огромная пропасть. Преодолеть эту пропасть можно — если есть проводник, который не только объяснит и покажет, как надо, но и приложит усилия, чтобы не свернуть с пути.

Вместе с Алексеем Боевым, управляющим директором сервиса ПланФакт, мы обсудили различные аспекты финансового учета digital-бизнеса. Кроме того, из интервью вы узнаете, какие проблемы помогает решать сам ПланФакт и как получить к нему бесплатный доступ.

Предлагаю вначале подробнее рассказать о том, какой именно сервис вы представляете. ПланФакт — это про бухгалтерский или управленческий учёт? Если про последнее, то, получается, бухгалтерию нужно вести отдельно?

ПланФакт — это сервис для управленческого учета и полезен в первую очередь собственнику бизнеса. Он не заменяет бухгалтерию (да, ее нужно вести отдельно), а дополняет ее реальными данными относительно финансовой жизни компании. Именно с помощью настроенного финучета можно посчитать чистую прибыль бизнеса, разобраться, где свои деньги, а где чужие, кто кому и сколько должен, с каким финансовым результатом завершился тот или иной проект.

Задача бухгалтерии — вовремя платить государству необходимые отчисления и обеспечивать отсутствие претензий со стороны налоговых и проверяющих органов.

Задача управленческого и финансового учета — давать собственнику реальную картину состояния и изменения денег и прибыли в компании. Повторюсь, это нужно не государству, а именно владельцу бизнеса.

У вас уже более 2 500 клиентов. Сколько из них — digital-агентства? Есть ли среди них крупные и известные?

Сейчас есть две с небольшим сотни компаний, которых мы можем отнести к digital-отрасли — в основном, это дизайн-студии, разработчики софта, маркетинговые и рекламные агентства. Конечно, есть очень известные, например «РА Восход» и «Простор» — их владельцы дали согласие на упоминание в этом интервью. Есть и те, кого мы называть не можем: учет финансов — деликатная штука, и мы не разглашаем ничьих имен без предварительной договоренности. Целый ряд небольших, но очень бодрых агентств представлен в виде кейсов в блоге на сайте ПланФакта.

Насколько по вашим наблюдениям ошибки в финансовых данных характерны именно для digital-агентств? Какие из них наиболее распространены?

Есть две самые распространенные ловушки, в которые попадают практически все компании, ведущие проектную работу по предоплатам и постоплатам.

1. Некорректная (или не просчитанная) юнит-экономика — клиенты стоят дорого, платят долго, не всегда учитываются расходы на составление КП, на выполнение проектов тратится больше ресурсов и времени, чем закладывалось, срабатывают не учтенные в бюджете риски, демпинг по цене «лишь бы сделка состоялась» и, наконец, сценарии «поработаем бесплатно за кейс в портфолио».

Построить воронку продаж и мониторить человеко-часы ПланФакт не поможет, для этого есть CRM-системы и, например, Jira с плагином Tempo. А вот составить доходно-расходный бюджет проекта, учесть в нем затраты на предварительную работу с клиентом, спрогнозировать этапы оплат, а потом сравнить план с фактом и увидеть рентабельность и чистую прибыль — как раз получится.

1. Компания систематически тратит «чужие» деньги, ошибочно полагая, что остатки на счетах — это прибыль. Или владелец вытаскивает на себя больше, чем компания может выдержать, и тоже не понимает, как правильно вычислять свои дивиденды (мы сами через это прошли в своем агентском прошлом).

Как должно быть в идеальном мире? Согласовали смету, получили предоплату, зарезервировали деньги для расходов по проекту, работаем. Закрыли проект и подписали акт — получили финальную оплату, рассчитались по оставшимся расходам, радостно позвенели прибылью в кармане.

А как происходит в реальности?

В реальности денег вечно нет, и любые входящие платежи мгновенно разлетаются туда, где уже все взорвалось и догорает. Поэтому история «у нас разработчики на проекте А сидят без зарплаты, но вон те полмиллиона зарезервированы на проект Б и их трогать нельзя» — утопия.

Тем не менее, проектная компания должна научиться распределять и планировать предоплаты и постоплаты. И понимать, какие бюджеты в какой момент нужны, чтобы иметь ресурсы завершать текущие проекты и начинать новые, не улетая в кассовые разрывы.

ПланФакт позволяет разносить поступления и выплаты по конкретным проектам, вплоть до того, что если условный разработчик Василий одновременно делает 5 проектов, его зарплату можно разбить на 5 частей в нужной пропорции.

А если владелец агентства еще и разобрался в понятии «начисление» и умеет строить отчет P&L (ред. — отчет о Прибылях и Убытках), то сможет посчитать абсолютную чистую прибыль и рентабельность — как по конкретным проектам, так и по всему бизнесу. И вот тогда понять, сколько взять себе. Ну или не взять.

Анализируете ли вы вносимые финансовые данные? Если да, то можете ли выделить какие-либо интересные тенденции на основе этой статистики?

Иногда анализируем —, но только в обезличенном и обобщенном виде, чтобы сделать выводы, например, по развитию тех или иных отраслей или лучше понимать тренды.

В последний раз мы заинтересовались вопросом, меняются ли дивиденды собственника после внедрения финучета в ПланФакте, и если да, то как. Проанализировали данные на основе 300 компаний и выяснили, что дивиденды у них выросли примерно в 1,7 раза.

В среднем по больнице, за 6 месяцев до внедрения ПланФакта собственники фиксировали 208 000 рублей дивидендов ежемесячно, а спустя 5–10 месяцев после внедрения — 342 000 рублей.

Не буду подменять понятия — «после» не обязательно значит «вследствие». Тем не менее, внедрение финучета точно способствует повышению прибыли как минимум благодаря нахождению рычагов экономии на расходах компании.

Пожалуйста, поделитесь наблюдениями, как часто digital-агентства составляют план расходов и доходов дольше, чем на 3 месяца вперед? Меняется ли это при подключении к вашей системе? Насколько в целом для них характерно планирование?

Если ответить на вопрос коротко — до внедрения ПланФакта большинство небольших агентств составляют планы редко и почти без деталей — только крупными мазками и в Excel. Планы потом редко используются для анализа из серии «что хотели и что получилось».

Исключение составляют агентства со штатом от 50 человек — на таком объеме людей без планирования обходиться невозможно, однако планирование в Excel обрастает такими проблемами, что его становится трудно и дорого поддерживать в актуальном и читаемом состоянии.

При внедрении ПланФакта ситуация, как правило, меняется в лучшую сторону. Владельцы агентств получают возможность создавать доходные и расходные операции в будущем и формировать платежный календарь. На основе такого календаря сервис делает прогноз кассовых разрывов и показывает остатки на счетах в предстоящие месяцы и кварталы.

Более подкованные предприниматели используют бюджетное планирование — с его помощью можно, не создавая операций, прикинуть, сколько агентство потратит и заработает на том или ином проекте. А затем сравнить с фактом.

Вывод простой — растет тот, кто считает.

Вы так вкусно рассказываете… Давайте перейдем к конкретике! Опишите среднестатистический портрет агентств, которым ПланФакт будет наиболее полезен.

Большинство агентств, которые ведут финучет в ПланФакте — компании от 5 до 50 человек. Есть ИП или ООО, иногда связка из ИП и ООО, иногда более сложные структуры. Мы не мониторим системы налогообложения наших клиентов, но, думаю, не ошибусь, если предположу, что большинство ИП имеет налоговый патент на IT-услуги (оплачивается фиксированным платежом раз в год и позволяет ощутимо экономить на отчислениях), а ООО работают на упрощенке.

Что касается бизнес-моделей — это всевозможные виды агентской проектной деятельности (проектирование, дизайн, разработка, тестирование, поддержка), а также закупка рекламы. Большинство компаний работает по схеме предоплат и постоплат.

Практически все агентства приходят к нам с одной и той же проблемой — владелец не понимает, какую прибыль приносит его бизнес (и приносит ли вообще) и какой доход он лично может получать без ущерба и рисков для компании.

Проблемы второго порядка — определение прибыли и рентабельности отдельных проектов и направлений. И, конечно, почти все хотят навести порядок в своих расходах, избавиться от кассовых разрывов, разложить всё по полкам, а в идеале еще и автоматизировать.

Отдельно бы хотелось остановиться на кассовых разрывах. К сожалению, эта проблема знакома многим digital-агентствам не понаслышке. Как именно сервис помогает снизить эти риски?

Кассовый разрыв — это ситуация, при которой компании нужно понести расход, например, выдать зарплату или выплатить аренду, а денег нет. Многие предприниматели справедливо опасаются таких случаев.

Чтобы снизить риски нехватки денег, нужно:

1. Начать регулярно фиксировать свой «факт» — все поступления, выплаты и перемещения денег по счетам бизнеса, разложенные по статьям учета, проектам и направлениям бизнеса. Задача на звездочку — внести в учетную систему операции за последние несколько месяцев, чтобы при дальнейшем планировании опираться на свои же исторические данные.

2. Разобраться с понятием «начисление» и научиться именно по начислению учитывать доходы и расходы. Это — единственный путь к пониманию чистой прибыли отдельных проектов и всей компании, а значит, и к ответу на вопрос собственника «сколько брать себе».

3. Научиться планировать. К планированию следует переходить, только когда вы уже умеете корректно фиксировать свой факт и накопили некоторый объем исторических данных — тогда планы будут не просто «хотелками».

Мы рекомендуем выстраивать учет финансов именно в такой последовательности, а сервис имеет для этого необходимые инструменты.

С каким опытом финансового учета к вам приходят?

В основном, к нам приходят после болезненных попыток наладить учет в Excel и Google Sheets. Частый отзыв — в таблицах постоянно приходится что-то исправлять и чинить, и они не вызывают ощущение надежности. Плюс, сложно организовать доступ для других пользователей, закрыв часть данных.

Как правило, те, кто пользуется Excel, застревают на стадии простого учета поступлений и выплат, и даже не могут корректно записывать долги, не говоря уже о сложных отчетах и обновляемых графиках для анализа.

Я люблю сравнение с CRM-системами. Можно ли вести учет своих клиентов в Google-таблицах? Конечно, если у вас пара менеджеров и 5–10 клиентов. Сможете ли вы продолжать пользоваться таблицами, если у вас хотя бы 5 человек в отделе продаж и постоянный поток входящих заявок, а еще нужно работать с текущей клиентской базой, видеть историю взаимодействия, вовремя осуществлять необходимые коммуникации?

С сервисом финучета — точно также. Если у вас несколько операций в месяц и 3–5 сотрудников, скорее всего, вам хватит таблиц. Когда появляются сложные взаимоотношения с большим числом контрагентов и растет штат — Excel перестает справляться.

В чем именно заключаются отличительные характеристики ПланФакта от других подобных предложений и программ?

ПланФакт можно быстро освоить — мы позаботились о том, чтобы собственники, не знакомые с финансовым учетом, могли пройти простой онбординг и начать делать первые действия. Ну, а дальше — аппетит придет во время еды.

У нас масса механизмов по автоматизации — данные можно подтягивать практически отовсюду. Мы интегрированы с топовыми банками для бизнеса, умеем импортировать Excel-таблицы и текстовые файлы, получать информацию о платежах из популярных эквайрингов и загружать данные по обычным банковским картам. Вносить и смотреть оперативные данные можно даже через Телеграм-бота.

Мы заморочились и написали систему, которая умеет распознавать и разбирать входящие потоки данных и корректно раскладывать их по статьям, проектам и другим сущностям учета. Это экономит уйму времени и очень гибко настраивается.

На архитектурном уровне ПланФакт поддерживает бухгалтерский механизм двойной записи и, соответственно, строит корректный балансовый отчет и полностью верно работает с долгами и начислениями.

Кроме того, мы заботимся о том, чтобы наша служба поддержки мгновенно реагировала на запросы — например, на запрос в чате мы реагируем быстрее, чем за минуту, и стараемся помочь именно решить проблему, а не избавиться от вопроса клиента поскорее.

Пожалуй, остановлюсь на этом — лучше пощупать самостоятельно.

Насколько сложно разобраться в особенностях работы с вашей системой? Есть ли какие-то обучающие материалы?

Вообще, ПланФакт — это попытка перенести профессиональные и недоступные ранее инструменты финансового учета в область DIY (ред. — аббревиатура, do it yourself или «сделай сам»).

Наша ключевая задача — сделать сложное простым. Мы заботимся о том, чтобы каждый экран сервиса был интуитивно понятен.

Как я отметил выше, мы разработали систему знакомства и погружения. Мы предлагаем начать с нескольких простых форм, заполнить которые не составит труда, а в результате в сервисе появятся первые данные и графики.

В течение ознакомительного периода наши клиенты получают серию писем, которые помогают сориентироваться в решении тех или иных задач.

Раз в 1–2 недели обязательно проводим бесплатный вебинар, где показываем, как работает сервис и даем возможность задать вопросы эксперту.

Вы предоставляете клиентам бесплатный доступ на 14 дней. Можно ли реально успеть за это время сделать что-то полезное и составить исчерпывающее мнение о сервисе?

В течение этого времени доступна почти вся функциональность. За это время можно успеть многое — настроить справочник статей, внести данные по операциям и сделать первые прогнозы, подключить свой банк или дебетовую карту и пощупать автоматизацию. Станут доступны первые отчеты с ключевыми показателями бизнеса и отчет о движении денег.

И я настоятельно рекомендую записаться на бесплатную демонстрацию, где наш эксперт за 15–20 минут покажет применимость инструментов ПланФакта под решение конкретных задач.

Пожалуйста, опишите основные шаги, которые нужно предпринять агентствам, чтобы начать работать с ПланФактом? Сколько времени они занимают?

Как я отметил чуть ранее, методологически мы выделяем три базовых этапа постановки учета финансов:

1. Настроить систему (справочники статей и проекты, подключить банк) и начать учитывать свой факт. По возможности загрузить исторические данные.

2. Разобраться с понятием «начисление» и начать вести учет именно так, чтобы собирать отчет P&L и видеть чистую прибыль.

3. Научиться планировать доходы и расходы — через плановые операции, платежный календарь и бюджетирование.

Создать простой справочник статей, подключить банк и внести первые платежи можно в первые же пару дней — с этим справляются все без исключения.

Основное время уйдет на то, чтобы выстроить в компании регулярные процессы учета, анализа и планирования, особенно когда речь касается учета чистой прибыли. Вот здесь скорости у всех разные — обычно с этим справляются за два-три месяца.

Я знаю, что у вас есть отдельная услуга — Внедрение финучета под ключ. Что именно является ее результатом? Сколько примерно времени она помогает сэкономить? Сколько стоит?

Сейчас (февраль 2022) услуга внедрения финучета под ключ стоит 34 900 рублей за 1 месяц. Результат — полностью настроенная под бизнес-процессы клиента и готовая к работе система, в которую внесены текущие данные, а также данные за небольшой период в прошлом. В 90% случаев одного месяца внедрения оказывается достаточно, чтобы все настроить.

У нас есть четкие регламенты и тайминги по внедрению, которые мы отточили более чем на 900 клиентах за 3 года предоставления этой услуги. Отзывы о работе сервиса и наших экспертов в рейтинге StartPack.ru свидетельствуют о том, что это действительно работает.

Мы погружаемся в особенности бизнеса клиента, организовываем внесение первичных данных, настраиваем справочники статей доходов и расходов, подключаем инструменты для автоматизации, помогаем разобраться с тем, как правильно учитывать предоплаты, постоплаты и долги, читать и анализировать отчету, планировать, считать чистую прибыль и как понимать, сколько владельцу выводить на себя. Работа ведется в формате регулярных Zoom/Skype-сессий.

Отмечу, что целый ряд предпринимателей после внедрения продолжает работать с экспертом еще несколько месяцев — в формате обучения или отдавая нам рутину по внесению и распределению данных. Персональная программа по обучению сейчас стоит 14 900 рублей за месяц, а аутсорс по ведению учета — 24 900 рублей за месяц.

В среднем, внедрение продукта с нашим экспертом позволяет сэкономить от 2 до 5 месяцев собственного времени. Плюс, эксперт, как хороший тренер в спортзале, прикладывает все усилия, чтобы вы дошли до результата, не свернув по дороге.

Продолжим про деньги. Сколько у вас стоит абонемент на минимальный срок? Часто ли повышаете тарифы? Не планируется ли повысить цены в этом году?

Доступ к ПланФакту можно купить на 3, 6 и 12 месяцев. Основной тариф — «Стандарт», 3 месяца доступа стоят 11 100 рублей. Мы рекомендуем сразу покупать год — так ощутимо дешевле, и проще один раз и надолго поставить и забыть.

«Стандарт» не имеет ограничений по функционалу и включает в себя учет по 5 юрлицам и ИП — абсолютному большинству агентств этого будет достаточно.

Про политику изменения цен — пока это происходит раз в год. Однако, у нас есть важное правило — максимально долго давать текущим клиентам оставаться на выбранных тарифах. Когда выходят обновленные тарифы, старые становятся архивными. Новые клиенты уже не могут их купить, а текущие — могут продолжать пользоваться, если продлевают в течение 30 дней после окончания.

Например, у нас почти 5 лет есть клиенты на супер-старом тарифе «Базовый», который появился еще при запуске, не имеет никаких ограничений и стоит совершенно приземленных денег.

В марте мы планируем изменить тарифную сетку — ее состав пока держим в секрете, но цены для новых клиентов, скорее всего, немного повысятся.

В конце хочу поднять еще один очень важный вопрос, ведь вы работаете с крайне чувствительной информацией клиентов. Есть ли у вас какие-либо гарантии безопасности клиентских данных?

Безопасности мы уделяем особое внимание — как внешней, так и внутренней. Например, если вы решите подключить к ведению своего финучета нашего эксперта, то вам потребуется добавить его аккаунт к своему как приглашенного пользователя, а по окончании работы — удалить.

Архитектура хранения данных предполагает их распределение, а серверы находятся в дата-центрах с сертификатами соответствия Tier III-IV, где размещаются, например, Яндекс и МТС. Каждые 2 часа происходит резервное копирование всех данных, бэкапы хранятся в течение 7 дней, чтобы аккаунт можно было восстановить.

Кроме того, мы периодически организуем внешний профессиональный аудит, чтобы точно быть уверенными в том, что с безопасностью всё в порядке.

Иногда нас спрашивают, что произойдет в случае если к нам обратится ФНС с запросом по какому-либо клиенту. Здесь отвечу так — пользователи вносят в ПланФакт плановые цифры, чтобы строить прогнозы на будущее и отслеживать их выполнение. Часто наши клиенты фиксируют примерные показатели по отдельным сегментам своего бизнеса, которые могут значительно отличаться от реальных.

Частичные и приблизительные данные о деятельности компании нельзя считать официальными. Их ценность для государственных органов отсутствует, поэтому такая информация не контролируется и не проверяется.

За 5 с лишним лет существования сервиса официальные запросы от органов власти не поступали. Если подобное произойдет, мы сразу же сообщим об этом клиенту.

Алексей, огромное спасибо за подробные ответы. Думаю, вы убедили не только меня, что в диджитале финансовый учет и планирование просто необходимы. Куда обращаться тем, кто уже решился попробовать? Кому можно задать уточняющие вопросы?

Достаточно зарегистрироваться на сайте ПланФакта — начнется бесплатный ознакомительный период с полным доступом ко всему функционалу сервиса. В этот же день с вами свяжутся наши менеджеры, которые помогут быстрее понять, какими именно инструментами следует пользоваться для решения ваших наболевших задач.

Кроме того, я рекомендую записаться на бесплатную демонстрацию по Zoom или Skype — звонок займет 15–20 минут, зато вы получите ответы на все свои вопросы. Оставить заявку можно через главную страницу сайта или уже внутри ПланФакта — нужная кнопка есть почти на каждой странице.

Попробовать ПланФакт бесплатно

Полный текст статьи читайте на CMS Magazine