Чек-лист: как выбрать идеальную систему электронного документооборота
09.03.2021, Вт, 11:00, Мск , Текст: Юлия Лихачева
Переход на электронный документооборот вот уже несколько лет является одной из важных задач для бизнеса, поскольку организации видят преимущества от трансформации своих рабочих процессов. На рынке сформировано большое количество решений и технологий, которые помогают компаниям реализовать принятые стратегии цифровизации, чтобы воспользоваться этими конкурентными преимуществами.
Документы — важная часть любого бизнеса. Ручные системы управления ими чаще используются, когда бизнес только-только выходит на рынок. Но по мере роста компании они могут стать очень обременительны. Это сказывается на управлении финансами организации. Так автоматизация рабочих процессов превратилась в жизненно важный инструмент, который может дать дополнительные преимущества бизнесу на любом конкурентном рынке: она повышает продуктивность и, в конечном счете, увеличивает прибыль.
Преимущества автоматизации электронного документооборота
Упрощение внутреннего и внешнего документооборота
Бизнес нуждается в упорядоченном взаимодействии между отделами внутри компании, а также с внешними партнерами и клиентами. Современные решения позволяют автоматизировать эти направления. Например, в ELMA365 сотрудник может создать служебную записку и сразу направить ее адресатам. Работникам не нужно ходить по офису с бумагами, чтобы согласовать отгул, заказать технику, оформить отпуск или командировку. Внести информацию в документ можно в онлайн-режиме даже с телефона, система сама формирует документ и отправляет его руководителю.
Самые обычные бизнес-процессы, такие как проверка, утверждение, корректировка и заключение контрактов, могут стать головной болью в традиционной системе. ПО для управления документами значительно оптимизирует подобные задачи, обеспечивает доступ к электронным документам и их доставку в режиме реального времени, помогает анализировать данные и составлять отчеты, что в дальнейшем положительно сказывается на процессе принятия бизнес-решений.
Снижение зависимости от человеческого фактора
Ручной ввод данных обычно сопровождается человеческими ошибками, исправление которых требует времени и денег. Решения для автоматизации рабочих процессов помогают устранить такие ошибки, тем самым ускоряя бизнес-процессы. В ELMA365 большинство данных нужно ввести только один раз. Система сама контролирует, кому направляется документ и постоянно напоминает о задачах. Сотрудник получает своевременные уведомления о любых поручениях, целях, о просроченных действиях или упущенных согласованиях. Фактически, это приближает ЭДО к системе управления процессами.
Интерфейс системы ELMA365
ПО для управления процессами структурирует их и делает прозрачными. Так, ELMA365 помогает автоматизировать работу с финансовыми документами. В системе можно задать маршрут согласования входящих счетов, исключив тем самым случаи потери документов и снизив риски несвоевременной оплаты. Согласование по маршруту занимает минимум времени, а стадии рассмотрения становятся прозрачными и контролируемыми.
Подобные инструменты помогают при планировании задач, совместной работе с другими сотрудниками, управлении рабочими нагрузками, создании и совместном использовании документации, а также при оценке прогресса. Сегодня решения для управления рабочими процессами необходимы для сохранения единства команд в условиях дистанционного взаимодействия и растущей многозадачности. Подобный интерфейс задачника для повышения эффективности реализован в ELMA365. Приятным бонусом в системе стал встроенный внутрикорпоративный мессенджер, который позволяет отправлять мгновенные сообщения прямо из интерфейса системы.
Можно пойти по пути создания инструментов для автоматизации в отдельных департаментах, но в итоге компании часто приходят к выводу, что настроить BPM-систему — это более простое и гибкое решение. Она позволяет вести не только электронный документооборот, но и оцифровывать процессы, не касающиеся работы с документами.
Повышение доступности данных
Система управления контентом интегрирована с поисковой машиной, которая помогает находить документы с помощью простого ввода ключевых слов или фраз, связанных с документом. Эта функция сильно упрощает восстановление неправильно оформленных бумаг и снижает риск потери документов. Электронный архив — очень удобный инструмент, который помогает быстро находить и выгружать документы, избавляя сотрудников от бумажной рутины. Этот функционал глубоко проработан в ELMA365. Система позволяет настроить доступ и структуру под заказчика, благодаря чему к ней не придется долго привыкать и адаптироваться.
Использование системы ЭДО также обеспечивает легкий доступ к документам из любой точки земного шара, что отвечает современным трендам про удаленную работу. Системные уведомления направляются соответствующим сотрудникам, чтобы они не упускали из виду изменяющиеся статусы операций. В результате бизнес получает налаженную коммуникацию, сотрудники всегда в курсе того, что происходит с документами. Принимая во внимание фокус на территориально распределенные команды, неоспоримым достоинством становится мобильное приложение ELMA365, адаптированное под смартфоны и планшеты. Сотруднику открывается доступ к мессенджеру, документам, задачам и процессам в любое время суток из любой точки мира.
Использование системы ЭДО обеспечивает легкий доступ к документам из любой точки земного шара. Источник: ru.depositphotos.com
Снижение стоимости поддержки
Автоматизация электронного документооборота позволяет снизить стоимость поддержки этого процесса. Бумажная документация — это дорогостоящие накладные расходы. Наем сотрудников для обработки документов, курьеров для доставки, закупка канцелярии, содержание специальных мест для хранения архивов и частая замена тонера для принтеров обходятся недешево. Человеческая невнимательность и забывчивость также усложняет процесс работы с бумажными документами. Автоматизация рабочего процесса помогает сократить расходы. Бизнес без принтеров, чернильных картриджей и расходов на обслуживание — это мир будущего, к которому должна присоединиться каждая компания. Кроме того, отказавшись от бумажных документов, предприятие окажет планете огромную услугу.
В итоге эксплуатация высоконагруженной системы остается финансово доступной, а поддержка и развитие не требуют длительного обучения. Большинство систем для автоматизации интегрируются с «Диадоком» и другими операторами ЮЗДО, что позволяет быстро наладить полностью безбумажный документооборот в компании. Электронные документы согласовываются и подписываются ЭЦП, а затем отправляются в «Диадок» из интерфейса ECM. Это значительно упрощает процедуру обмена и ускоряет доставку корреспонденции контрагентам.
Высокий уровень безопасности
ЭДО подразумевает минимальное вмешательство человека. Поэтому, например, потерять документ в пути практически невозможно. У сотрудника появляется доступ, которым можно управлять на уровне папок, открывая их для разных групп или отдельных лиц. Доступ к документам разрешен только авторизованным пользователям. Кроме того, бизнесу предоставляется контрольный журнал, который фиксирует время обращался к документу и пользователя. Также в ECM реализована возможность отслеживать любые изменения, внесенные в документы. Используя систему контрольного журнала, можно отслеживать, какие задачи были выполнены, кем и когда. Записи хранятся на протяжении всего времени, пока компания пользуется системой ЭДО.
Также, что касается безопасности, у ЭДО есть еще одно важное преимущество: система резервного копирования. Электронные документы можно безопасно хранить на жестких дисках, в смартфонах, на физических накопителях или в облаках. Если в офисе компании что-то случится, пожар или кража со взломом, документы останутся в безопасности. Современные системы управления используют облачные платформы, внедряют инструменты для обеспечения информационной безопасности и обеспечивают резервное копирование документов.
Как выбрать систему ЭДО
Хитрость заключается в том, чтобы знать, как выбрать лучшую систему для управления документооборотом в определенной команде, как соотнести функционал с бизнес-целями и бюджетом. Рассмотрим ключевые критерии, которые следует учитывать при выборе инструмента автоматизации рабочего процесса.
Основные функции, на которые следует обратить внимание при выборе системы ECM
- Единая регистрационная система документов, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой версии данной системы.
- Возможность параллельного выполнения операций, что позволяет сократить время движения документов и повысить эффективность.
- Непрерывность движения документа, это позволяет идентифицировать лицо, ответственное за исполнение задачи в каждый момент жизненного цикла документа.
- Единая база документной информации, исключающая возможность дублирования документов.
- Эффективно организованный поиск, позволяющая найти документ при владении минимальной информацией о нем.
- Развитая система отчетности по различным статусам и атрибутам документов, которая позволяет контролировать их движение по рабочим процессам и принимать управленческие решения на основе данных из отчетов.
- Система должна иметь возможность управления всем жизненным циклом каждого документа, от создания до конца его действия. Это работает через добавление отметок для определения источника документа, даты создания и окончания срока службы документа. Программа должна выполнять конкретные действия после того, как документ достигнет зрелости и истечет его срок действия.
- Защита системы должна включать в себя шифрование документов и резервное копирование. ПО также должно обеспечивать административный контроль, чтобы управляющий мог устанавливать соответствующие доступы и разрешения пользователей, повысив тем самым внутренний уровень безопасности.
- Правильная система будет дополнять, а не противоречить вашей ИТ-инфраструктуре. Выбирать лучше совместимую систему, даже если она стоит немного дороже. В конечном итоге вы все равно сэкономите деньги и время, а ваша команда будет вам благодарна.
- Простота использования ECM — это очень важный критерий. Сотрудники должны иметь возможность использовать новую систему спустя короткий путь адаптации. Навороченный инструмент, для работы с которым требуется степень магистра по программированию, сильно усложнит жизнь команде. Структура должна быть интуитивно понятной даже для новых пользователей, у которых есть только базовые знания по использованию платформы.
- В ECM должны быть реализованы инструменты внутренней коммуникации, чтобы упростить общение между пользователями. Системы, которые включают в себя чаты и мессенджеры для сотрудников имеют весомое преимущество на рынке.
- ПО для управления проектами становится бесценным, когда встраивается в систему ЭДО. Многие из документов будут ссылаться на проекты, поэтому объединение этих двух платформ приведет к большей эффективности. Сотрудники избавятся от необходимости переключаться между приложениями для управления проектами и документами.
- Наличие мобильного приложения, что отвечает современным требованиям к гибкости рабочего режима. Смартфоны и планшеты все чаще заменяют ноутбуки и ПК. Мобильная версия важна для любой хорошей ECM. Современному бизнесу нужна платформа, которая позволит получить доступ к необходимым документам, независимо от того, находится сотрудник в офисе или работаете удаленно.
- Легкая масштабируемость системы без использования кода — это ощутимый плюс в пользу такой ECM. Бизнес растет, и используемое им ПО тоже должно идти в ногу со временем, удовлетворяя требованиям растущей организации.
Всем перечисленным функционалом обладает ELMA365 — это система документооборота с быстрым откликом и легкой настройкой, понятным интерфейсом и простым способом масштабирования. В систему внедрен функционал умного документооборота, который способен обучаться и выполнять рутинные задачи быстрее человека. Современные технологии позволяют расширять систему без использования кода. ELMA365 имеет классический набор инструментов по управлению документооборотом в компании, помогает организовать электронную канцелярию и обеспечивает надежное хранение данных. Электронная канцелярия обеспечивает контроль за получением и хранением оригиналов договоров и имеет удобный поиск документов. Для соблюдения процедур делопроизводства в ELMA365 реализованы функции регистрации, автоматического присвоения номеров, сквозной нумерации и резервирования. В едином реестре фиксируются все зарегистрированные документы. Отдельно хочется отметить гибкость и адаптивность этой системы. При изменении регламентов согласования, например, инструмент легко под них подстроится. Маршруты можно отредактировать за пару кликов: адаптировать их под обновленную оргструктуру, изменить порядок согласования, условия и сроки. ELMA365 предлагает гибкие тарифы и в сравнении с другими ECM приятно отличается ценами, посмотреть предложения топ-поставщиков и ознакомиться с их тарифами можно в CNews Market.
Также на российском рынке получили широкое распространение системы Directum, Docsvision, «Дело» и «Тезис», но перечисленные ECM могут отличаться компоновкой функционала и частично не соответствуют всем критериям, на которые следует обратить внимание при выборе системы ECM. Например, может отсутствовать функция простого Low-code масштабирования, соответственно, в случае расширения понадобится глубокая работа программиста, что может дорого обойтись компании.
Автоматизация рабочего процесса позволяет бизнесу выявлять избыточные действия, которые влияют на производительность и устранять их. С системой электронного документооборота бизнес-процессы компании будут оптимизированы, выручка увеличится, а сотрудники оценят, что их работа становится проще и эффективнее. Использование ручной системы в цифровом мире — это гонка в сторону дна. Современному бизнесу нужна система электронного документооборота, адаптированная к потребностям организации, имеющая все возможности для решения повседневных задач.
Полный текст статьи читайте на CNews
