10 ошибок, которых стоит избегать, начиная автоматизацию04.08.2022 14:33

Автоматизация — это использование программ и устройств при выполнении повторяющихся задач для оптимизации ресурсов и повышения эффективности бизнеса. Задачи автоматизации — разгрузить сотрудников, освободить их для более сложных процессов и избавиться от ошибок, вызванных человеческим фактором. Однако ошибки можно допустить и на этапе самой автоматизации. В статье мы разберем самые частые из них.

«Машины должны работать. Люди должны думать».
Девиз компании IBM

Что можно автоматизировать и зачем это делать

Автоматизировать можно любые действия, которые происходят регулярно и не требуют участия специалиста. Компании передают под управление искусственного интеллекта ежедневные бизнес и ИТ-процессы: обработку запросов заказчиков, оформление новых сотрудников, отправку счетов-фактур и др. Результатом автоматизации может стать цепочка писем, автоматическое заполнение и отправка документов, рассылка push-уведомлений, сортировка заявок и направление их в нужные отделы.

Каждая из этих задач может выполняться по определенному шаблону или алгоритму, поэтому тратить на них рабочее время сотрудников нерационально. При этом ошибки в рутинных действиях могут привести к потере данных, срывам сроков, штрафам и другим серьезным последствиям.

Специальное программное обеспечение для автоматизации помогает предотвратить проблемы, вызванные человеческими ошибками, улучшает контроль бизнес-процессов и освобождает ресурсы для более важных задач.

Вот несколько задач бизнеса, которые помогает решить автоматизация:

  • снижение расходов за счет сокращения дублирующих сотрудников и оптимизации ИТ-процессов;
  • увеличение производительности;
  • повышение удовлетворенности клиентов;
  • наведение порядка в бизнес-процессах, сокращение времени на операции;
  • приведение процессов в соответствие с внутренними и внешними регламентами;
  • повышение прозрачности бизнеса и упрощение контроля со стороны руководителя.

Если суммировать все перечисленное, станет понятно, что главная ошибка автоматизации бизнеса — ее полное отсутствие. Рассмотрим еще 10 серьезных ошибок, которые могут помешать развитию компании.

10 ошибок при автоматизации бизнес-процессов

  1. Выбирать слишком большое количество процессов для автоматизации. Чем больше процессов будет автоматизировано одновременно, тем ниже качество автоматизации. Важно правильно расставить приоритеты и выбрать то, что должно быть автоматизировано в первую очередь.
  2. Ставить на первое место сокращение затрачиваемого времени. Автоматизация помогает сократить время занятости сотрудников для решения рабочих задач. Однако на первом месте должно быть не это, а повышение производительности и эффективности.
  3. Не прислушиваться к советам ИТ-специалистов. Сотрудники ИТ-отдела могут помочь как при создании стратегии автоматизации, так и при практической реализации. Их навыки и опыт помогут извлечь максимум пользы из автоматизации бизнес-процессов.
  4. Прислушиваться только к советам ИТ-специалистов. В то же время не стоит относиться к процессу автоматизации как к чему-то, что требует только знаний специальных программ и опыта их внедрения. Для успешной автоматизации бизнеса необходима глубокая экспертиза и понимание происходящих в компании процессов.
  5. Отказываться от помощи внешних специалистов. Так как автоматизация бизнес-процессов охватывает самые разные сферы, часто компании бывает недостаточно компетенций штатных сотрудников. Правильное решение — обратиться за помощью сторонних экспертов.
  6. Оперировать слишком узкими категориями. Автоматизация требует задействования ресурсов компании. Поэтому решать с ее помощью только отдельные узкие задачи будет нерационально. Важно построить тактику, которая будет охватывать сразу несколько важных бизнес-процессов в компании.
  7. Мыслить слишком масштабно. В противоположность предыдущему пункту масштабные планы могут привести к тому, что процесс автоматизации займет слишком много времени. Некоторые процессы могут оказаться очень требовательными к качеству реализации и отнимать слишком много времени и сил. Вместо того чтобы автоматизировать их целиком, можно начать с 60–70% каждого процесса.
  8. Не получить поддержки со стороны руководства. Поскольку автоматизация оказывает глобальное влияние на компанию, для ее реализации необходима поддержка руководителя высокого уровня. Этот специалист должен обладать полномочиями для принятия решений в масштабах целой компании.
  9. Приступать к автоматизации без дорожной карты. Перед началом автоматизации важно поставить четкие измеримые цели и наметить шаги для их достижения. Успех зависит от того, насколько тщательно будут спланированы изменения и насколько гибко компания подходит к планированию.
  10. Считать автоматизацию способом решения всех проблем. Автоматизация действительно может помочь снизить затраты, повысить производительность сотрудников и сделать работу компании более эффективной. Однако важно понимать, что она не решит проблемы с управлением и неправильной организацией процессов. Понимание того, что именно автоматизация бизнес-процессов может и не может дать компании, защищает от разочарований и неэффективного использования данного инструмента.

Использование ESM-системы для автоматизации

Для того чтобы автоматизировать большинство сервисных процессов в современных компаниях, используют технологии ESM (Enterprise Content Management). ESM — это набор технологий, которые помогают собирать корпоративный контент, хранить его, управлять им и предоставлять к нему доступ сотрудникам компании. Под контентом подразумеваются договоры, счета, отчеты, коммерческие предложения, таблицы, презентации и другие документы, которые используются в компании. Также сюда относят переписку по email, аудио- и видеофайлы, веб-страницы и т. д.

С помощью ESM-платформы компании создают единое корпоративное пространство. Для этого система обеспечивает:

  • быстрый ввод данных;
  • надежное хранение контента с созданием резервных копий и разграничением прав доступа;
  • фильтрацию, сортировку, категоризацию и разметку корпоративного контента;
  • удобный поиск;
    доступ пользователей к контенту и совместную работу над контентом;
  • контроль доступа;
  • отслеживание версий документов.

Для выполнения такого широкого круга задач подойдет не каждая ESM-платформа. На сегодня одним из лучших предложений на рынке считается решение от SimpleOne.

ESM-платформа SimpleOne — это российское интеллектуальное решение для автоматизации бизнес-процессов. Она подходит для управления корпоративными услугами во всей организации с использованием принципов управления ИТ-услугами. Платформа от SimpleOne подходит для автоматизации ИТ-процессов, процессов в сфере управления персоналом или АХО.

Преимущества ESM-платформы от SimpleOne:

  • быстрый и простой запуск, не требующий специального обучения;
  • гибкий интерфейс с возможностью настройки под себя;
  • технология Low Code позволяет создавать собственные приложения для автоматизации без участия профессиональных разработчиков;
  • возможность распределять время на важные задачи с помощью инструментов тайм-менеджмента;
  • объединение разрозненных подразделений и сервисов компании в общую корпоративную среду;
  • простой и понятный интерфейс для мобильных устройств;
  • возможность использовать готовые шаблоны;
  • возможность масштабирования платформы по мере роста компании.

Автоматизация бизнес-процессов позволяет сократить затраты времени, денег и других ресурсов компании за счет уменьшения штата сотрудников и передачи им более важных задач. Это особенно важно для среднего и крупного бизнеса со множеством процессов, прежде всего сервисных. Чтобы ощутить все преимущества этого решения, нужно выбрать подходящую ESM-платформу. Важно, чтобы платформа для автоматизации предоставляла все необходимые инструменты для трансформации бизнеса, была гибкой и удобной в использовании. ESM-платформа SimpleOne подходит для компаний в любой сфере и любого масштаба. Это современное гибкое решение, для работы с которым не нужны специальные знания.

Полный текст статьи читайте на Компьютерра