Как выполнить 70 задач за день: жизнь в таск-трекерах — хорошая жизнь30.04.2019 18:02

Систематически вести задачи я пытался, наверное, раз 20–25. И каждая попытка срывалась, как теперь я понимаю, по двум причинам.

Во-первых, для того, чтобы выделять время ведению задач, нужно понять — зачем это делается.
Ты начинаешь вести задачи, тратить на это время, делаешь меньше задач, все это начинает копиться — во имя чего?

Любую работу сложно вести, когда ты не понимаешь, для чего. «Упорядочить жизнь» — не самая адекватная цель, так как «упорядоченная жизнь» — это достаточно размытое явление. А вот «снизить уровень тревоги, снизив уровень неизвестности» — цель гораздо конкретнее и лучше, на которую вполне можно потратить час в день.

Во-вторых, все методологии, которые я читал, описывают сразу конечное состояние процесса. «Вам нужно взять ToDoIst, разбить по проектам, интегрировать с календарем, делать ревью задач за неделю, приоритезировать их…» Это сложно начать делать сразу. Как и в программной разработке, я считаю, что нужно пользоваться методом прогрессивного джпега — итеративно.

Поэтому пройдусь по своим «итерациям», и, может быть, в таком же виде это пригодится и вам. В конце концов, чем не повод использовать майские каникулы, чтобы выйти на работу, используя новую (относительно) парадигму?

А как я к этому пришёл, можно прочитать здесь.

Трелло, пара списков

Создаем всего 4 списка, используем десктопное и мобильное приложение.

Списки:

Дела — все задачи, которые приходят в голову, записывать сюда. И записывать сразу, как только они приходят в голову. «Выкинуть мусор» — задача. «Вымыть посуду» — задача. «Назначить планерку» — задача. Ну, и так далее. Даже самые очевидные и\или важные вещи могут быть забыты, если случилось что-то внезапное или просто был тяжелый день.
Дела на сегодня — каждый вечер переношу дела из доски «Дела» в доску «Дела на сегодня». Если к вечеру часть дел будет там оставаться — это нормально, об этом чуть ниже. Со временем начинаешь понимать, сколько задач может быть в списке, чтобы большую их часть можно было сделать в запланированный день.
Сделано сегодня. Эта доска — главный способ снизить тревогу «я ничего сегодня не сделал» и хороший путь для дальнейшей рефлексии по поводу самоорганизации. Записываю сюдавсезадачи, которые сделал сегодня, даже не из списка запланированных. «Позвонил Васе по поводу документов» — записал. «Попросили подписать бумаги» — записал. «Обсудили с Антоном договор» — записал. Таким образом, к концу дня вы поймете, на что вы на самом деле потратили время и что могли не делать из этих задач только лишь ради выполнения плана.
Готово — список всех выполненных задач. В начале или в конце дня я переношу их из «Сделано сегодня» в «Готово». По сути, это такая мусорка, в которой просто можно найти выполненные задачи, и поэтому нуждается в регулярной чистке.

Трелло, «мини-календарь»

В какой-то момент становится понятно, что некоторые задачи точно привязаны по времени, и про них не хочется забывать в течение недели, чтобы не запланировать на это время что-то еще. С календарем у меня всегда было сложно, поэтому я добавил несколько досок с названиями «Дела на понедельник», «Дела на вторник» и т.п., в которые стал заносить привязанные ко времени дела.

Таким образом, когда меня спрашивают: «Можем ли мы поговорить в четверг в 16:00?» — я просто иду в соответствующую доску и смотрю, что у нас там записано на это время. И надо не забывать перекидывать вовремя задачи между списками в течение недели: например, «дела на четверг» с наступлением четверга — в «дела на сегодня».

Почему не календарь? Для меня — жутко сложно использовать две утилиты одновременно. Если использовать для этого календарь — мне нужно будет в него зайти, заполнить, регулярно заходить в него, чтобы проверить, не забыл ли я что-то…

На этом моменте я подошел к границам Trello. Основной проблемой стало то, что в день записывалось больше 50 задач, и был довольной большой пул дел, привязанных как к общему списку, так и к спискам, привязанным к дням. Как понять, что задачу, которую мне надо сделать, я уже записал? Стали появляться дубли. Как одновременно приоритезировать все задачи по одному из проектов? Как дать другим другим людям возможность посмотреть твои календарные планы?

Мне нужна была система, которая, сохраняя относительную легкость:

Могла бы группировать задачи по проектам.
Иметь календарную привязку (выполнить завтра), и автоматически переносить это в задачи на сегодня, с наступлением дня.
Интегрировалась бы с Google-календарем.

Вот здесь я вернулся к ToDoist, и на этом этапе он оказался самым подходящим решением.

Текущий поток в ToDoist

Inbox

Любые входящие задачи пишу в Inbox, который стараюсь сразу разбирать. Под разбором подразумевается:

Определение даты, когда задача будет выполнена (для коротких задач я, чаще всего, ставлю Today, а уже к вечеру понимаю, когда, на самом деле, ее можно будет сделать).
Определение проекта, к которому можно отнести задачу (для статистики и возможности каким-то образом сменить приоритет у всех задач по проекту).

Задачи, которые пришли в голову и которые необязательно делать в ближайшее время, уходят в проекты Uncategorized Personal («взять подстаканники в машину») и Uncategorized Work («подумать, когда можем устроить стратсессию по PR»). В ToDoist можно назначать повторяющиеся задачи: так каждые выходные у меня появляется задача «Разобрать Uncategorized Personal», а каждый понедельник — «Разобрать Uncategorized Work».

Интеграция с календарем
ToDoist отлично интегрируется с Google-календарем, причем в обе стороны. Календарь у меня расшарен с коллегами, чтобы они могли видеть, когда до меня точно не достучаться.

При этом задачи из календаря переносятся и в обратную сторону: я могу сказать «Серега, посмотри по моему времени на пятницу и запиши там встречу», которая окажется и в календаре, и в ToDoist. Так, фактически, я впервые начал пользоваться календарем, при этом мне не нужно создавать события в нем.

Обработка не оперативных входящих задач

Я принудительно не бросаюсь делать задачи сразу, кроме тех задач, где пожар очевиден. «Нам срочно надо связаться с руководством компании ABC, так как сервер лежит, а ответа от ее сотрудников нет» — очевидно горящая задача, которую откладывать нельзя, а вот «Женя, можно я позвоню тебе сейчас поговорить про один проект новый» превращается в «Запланировать, когда можно будет поговорить с X про Y», которая уже превратится в задачу «Сказать X, что мы можем поговорить тогда-то» и задачу «Поговорить с X про Y», уже привязанную ко времени. Практически любая входящая задача превращается вначале в «Запланировать…».

Приоритезация задач
Все задачи, включенные в день, не выполнить. Наблюдая за собой, я понял следующее (у каждого числа будут иные, но главное — прийти к выводам).

На каждый день у меня записывается порядка 50–70 задач.
Комфортно для себя (без чувства тотальной усталости в конце дня) я могу сделать до 30 задач.
Сделав до 50 задач, я устану, но некритично.
Я могу закрыть 70 задач, но после этого я с трудом выйду из «потока трудоголизма», с трудом усну и в целом буду мало социален.

Исходя из этого, я решаю, что мне делать сегодня. В ToDoist есть приоритезация каждой задачи, поэтому утром я выбираю критические для выполнения задачи, а остальные выполняю, исходя из возможностей и желания. Каждый день переношу порядка 40–20 задач на следующий: что интересно — при этом задач на следующий день становится опять 60–70.

Ведение статистики

Очень хочется понимать в целом, сколько времени ушло сегодня на дела, связанные с работой, и на какие именно. Для этого я использую приложение RescueTime, которое стоит и на телефоне, и на лэптопе, и Google Maps Location History (да, я не параноик).

Мы живем за городом, поэтому время, потраченное на дорогу, можно использовать с толком. Сейчас, когда я не уставший, я в пути слушаю аудиокниги, чтобы хоть как-то использовать эти 40 минут.

Данные я пока не агрегирую, создавая своеобразный персональный Data Lake; придет время — доберусь до этого.

Заключения не будет

Жизнь современного человека — большой поток входящих задач. Снизить его не удастся; надо научиться управлять этим потоком.
Большинство тревог — от неизвестности предстоящего. Если мы будем понимать, что нас ждет в ближайшие дни, тревог станет ощутимо меньше.
Ради этого можно тратить время на организацию своего дня. Я знаю, что случится сегодня, что будет завтра, и не забываю о тех задачах, о которых раньше забывал.
Ведение таск-трекинга — не самоцель, а, если хотите, способ самовоспитания. Вещи, которые раньше делать было лень или вещи, до которых никак не добирались руки, становится сильно легче делать. Многие люди (и я среди них) вообще, в целом, лучше себя чувствуют, когда задачи ставятся из внешнего мира. Таск-трекинг — это такой способ ставить задачи самому себе и научиться жить своими желаниями.
Работа — это не самоцель. Цель — так организовать свое рабочее расписание, чтобы появилось предсказуемое свободное время, когда ты можешь заниматься собой, семей, своими интересами.