Почему оцифровывать кадровые отделы нужно уже сейчас05.07.2021 13:48

Внедрение или масштабирование системы электронного документооборота для многих компаний является трудным шагом на пути к цифровизации. Несовершенство законодательства и нежелание быть первопроходцами не позволяют предприятиям расти: сокращать издержки, автоматизировать рутину, высвобождать время для развития приоритетных направлений.

Первый шаг к цифровизации

Еще 5 лет назад нельзя было подумать о переводе кадровых документов в электронный вид из-за отсутствия законодательной базы. Но в 2020 г. Минтруд начал масштабный эксперимент: более 150 российских компаний первыми в стране оценили преимущества электронных документов.

Так, по информации Министерства экономразвития, один из крупных банков отказался от бумаги и сэкономил на хранении документов ₽2,5 млрд. А обработка одного электронного документа, по подсчетам ведомства, стала отнимать в 4,8 раза меньше времени, чем обработка бумажного.

На основе опыта и предложений участников эксперимента государство планирует внести изменения в Трудовой кодекс. Но на самом деле трансформация кадрового документооборота уже началась — появились электронные трудовые книжки, электронные больничные. А федеральный закон №407 разрешил перевести весь обмен документами с «удаленщиками» в электронный вид.

Закон упрощает жизнь крупным распределенным компаниям или компаниям с филиалами по всей стране. К примеру, оформление одного документа у сотрудника занимает 2 часа с учетом поездки в офис. Если он получает до вычета налогов ₽100 тыс. в месяц, то его поездки в отдел кадров за год обойдутся бюджету в ₽14 816. А если прибавить недополученную прибыль, то отвлечение от прямых обязанностей 100 сотрудников в год в среднем обойдутся предприятию в ₽1,4 млн, которые можно было бы направить на масштабирование или другие преобразования бизнеса.

Эффективность кадрового документооборота выражается также в снижении нагрузки на специалистов, рисков потери и утечки данных, а также ошибок из-за человеческого фактора. Нельзя забывать об автоматизации рутины — это еще и усовершенствует работу любого подразделения.

Таким образом, перевод кадровых документов в электронный вид возможен уже в ближайшем будущем, а для участников эксперимента и предприятий с дистанционными работниками — уже сейчас. И для многих компаний это может стать первым шагом к масштабной цифровизации. Что же касается решений для реализации бесшовного перехода на «цифру», на рынке стали появляться удобные инструменты, упрощающие задачу. Одной из таких систем стала АТАЧ.

Инструмент для кадрового отдела

Система АТАЧ позволяет сотрудникам отдела труда и заработной платы оформлять кадровые документы в электронном виде и вести работу по ним в дистанционном режиме. Кадровые специалисты создают и редактируют документы в системе по шаблонам, согласовывают их по маршруту, который администратор может поменять, отправляют на подписание руководству и работнику. В зависимости от вида документа сотрудники применяют усиленные квалифицированную или неквалифицированную подпись, а работодатели — усиленную квалифицированную на основе технологии облачного подписания с компьютера, планшета или смартфона. При этом есть возможность подписания с использованием USB-токена в качестве носителя ключа подписи.

Один из участников эксперимента — ИТ-компания с численностью персонала более 600 человек — внедрила АТАЧ еще в апреле 2020 г. Более 35 кадровых документов теперь оформляются только в электронном виде, такие как докладная руководителю о дисциплинарном взыскании, заявление о переносе отпуска, заявление о предоставлении дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за ребенком-инвалидом, заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам, предоставление отпуска по уходу за ребенком, объяснительная, приказ на перевод, соглашение, приказ освобождение от работы, протокол ознакомления, служебная записка на работу в выходные дни, отзыв из отпуска и др.

Особое удобство компания выявила во время перевода сотрудников на дистанционный режим работы во время пандемии. Работникам не приходилось согласовывать отпуска или больничные в офисе — достаточно было сформировать заявление в АТАЧ.

«На отдел кадров приходится до 20% всего документооборота на предприятии, — отмечает руководитель продукта АТАЧ Дина Бахарева. — Это внушительная цифра, и стоит ее сократить, как компании увидят эффект от электронного документооборота — снижение издержек, трудозатрат, рисков и направление высвобожденных ресурсов на развитие бизнеса».

АТАЧ — революция на рынке СЭД

Внедрение АТАЧ в кадровом отделе прошло в 2020 г. Но сама система создана еще в 2016-м. Первыми ее внедрили 60 обществ группы компаний «Магнитогорский металлургический комбинат». ММК — один из гигантов отечественной черной металлургии, занимающий лидирующие позиции в глобальных рейтингах. Впервые система для электронного документооборота иностранного производства здесь появилась в 1999 г. Но к 2014-му продукт от крупного вендора морально устарел: самыми весомыми минусами стали отсутствие мобильной и веб-версии и долгий отклик программы.

В 2014 г. решение было обновлено. Новая версия оказалась достаточно функциональной, но зависала в процессе подписания документов, а запутанная навигация не позволяла быстро отыскать необходимые функции. Вместо экономии времени на рутинных операциях ММК получил замедление бизнес-процессов и отказ руководителей от работы в системе. Это негативно сказывалось на эффективности работы предприятия.

Нужно было альтернативное решение: простое, интуитивно понятное, обладающее очень высоким быстродействием и работающее на любом устройстве — от компьютера до смартфона. Таким решением стал АТАЧ.

АТАЧ автоматизировал классические процессы. А со временем ввел дополнительные, такие как выдача поручений и контроль их исполнения, согласование договорных документов, управление нормативными и организационно-распорядительными документами на протяжении всего их жизненного цикла, полное оформление командировок вплоть до передачи данных в учетную систему, а также работа с исполнительными документами и формирование и согласование доверенностей.

«Решение внедрено в эксплуатацию в 2016 году и используется более чем в 60 обществах группы компаний ММК. В системе работает 11 551 сотрудник, а с начала промышленной эксплуатации в ней создано более 7 млн документов и выдано более 8 млн поручений. При этом система постоянно совершенствуется в соответствии с запросами пользователей и удостоилась большого числа положительных отзывов. Мы получаем благодарности от руководителей и пользователей за то, что им удается успевать выполнять больше творческих задач по развитию компании вместо рутинной деятельности», — перечисляет итоги внедрения Дина Бахарева.

Преимущества АТАЧ

Разработчики сделали упор на упрощение взаимодействия с платформой руководящего состава и сотрудников, никогда не работавших с СЭД. В качестве технологии для системы была выбрана архитектура SPA — Single Page Application, на которой построены «ВКонтакте» и Facebook. SPA сделала продукт удобным для пользователей за счет скорости отклика в 200 мс и обеспечила доступ из любой точки мира с любого устройства без установки локальных версий и приложений.

Интерфейс оказался простым и понятным, без лишних элементов и функций, а встроенный поисковик дал возможность легкой навигации по документам. Разработчики перестроили привычную «табличную» или «древовидную» структуру СЭД в минималистичную. В итоге пользователи получили возможность работать с документом в едином окне, без скачивания или предварительной загрузки превью, как это принято в других решениях. Согласование в один клик экономит, по подсчетам создателей АТАЧ, 2 часа в день или 500 часов работы ежегодно.

Для еще большего удобства взаимодействия с системой разработчики добавили опции предиктивного определения исполнителя, индикации документов и удобную интеграцию с Outlook, учетными и ERP-системами по API. Благодаря Low-code АТАЧ гибок и подстраивается под любые бизнес-процессы, а по запросам пользователей оперативно добавляется новый инструментарий.

Эффект от внедрения

В группе компаний ММК система в 2–3 раза сократила время на обработку документов по сравнению с предыдущей СЭД, а также уменьшила издержки на хранение документов до 90%. На этом примере внедрения АТАЧ доказал, что новейшая разработка может быть эффективнее традиционных СЭД, предлагающих решения на основе классического функционала. АТАЧ также внедрен на других предприятиях: в компаниях «Красцветмет» (один из крупнейших в мире производителей драгоценных металлов и изделий) и «Бобровский кварцит» (занимается добычей и переработкой кварцевых материалов).

АТАЧ вошел в круг отечественных современных систем электронного документооборота, стремящихся упростить привычно трудоемкий процесс документооборота. Разработчики уверены в том, что формализованный и сложный документооборот при переводе в «цифру» должен быть удобен всем. В первую очередь это актуально для крупных предприятий.

«Мы ориентируемся на крупный бизнес. Как показал опыт, документооборот в каждой компании уникален. Стоимость решения зависит от специфики бизнес-процессов конкретного предприятия. В пределах рынка цена конкурентоспособна, а сейчас, на этапе продвижения продукта, она даже ниже средней рыночной стоимости систем подобного класса», — говорит Дина Бахарева.

Цифровизация кадрового отдела — уже не отдаленное будущее, а практически настоящее. С выбором минималистичных, удобных всем решений она принесет нужный эффект компаниям: сократит издержки, снизит трудозатраты и ускорит документооборот.

Запросить демонстрацию СЭД и уточнить детали сотрудничества для партнеров можно по ссылке.

Полный текст статьи читайте на CNews