Как правильно внедрять RPA в компании01.10.2024 12:16

В последние годы многие компании пытаются оптимизировать свои бизнес-процессы за счет внедрения технологии RPA, однако зачастую роботизация сводится к решению локальных задач, а не к системной трансформации бизнес-процессов, что ограничивает ее эффективность. Илья Кочетов, директор по технологическому развитию платформы Primo RPA, компании-лидера роботизации бизнес-процессов в России, поделился с читателями CNews 10-летним опытом внедрения программных роботов.

Эта статья расскажет, с чего начать процесс роботизации, как сформулировать цели и как добиться значимых результатов.

Шаг 1. Целеполагание и почему оно важно

Многие начинают процесс роботизации с выбора платформы, а это ошибка. Прежде чем приступать к выбору инструментов роботизации, важно задать себе вопрос: какие бизнес-задачи мы хотим решить с помощью RPA?

Это может быть:

• Оптимизация рутинных операций для снижения трудозатрат;
• Ускорение выполнения процессов, замедляющих ключевые бизнес-функции;
• Решение проблем с нехваткой сотрудников на критических участках;
• Снижение риска ошибок в процессах за счет автоматизации;
• Повышение эффективности работы за счет устранения «узких мест» в бизнес-процессах.

Правильное целеполагание поможет не только выбрать подходящую платформу, но и четко оценить результаты внедрения.

Критерии успешной автоматизации

Помимо бизнес-целей, важно учитывать и специфические критерии, по которым можно судить об эффективности роботизации. Мы используем методологию Primo RPA ROM (Robotic Operational Model) в которой сформулированы критерии ценности RPA:

1. Видимые изменения.Результаты автоматизации должны быть заметны всем участникам процесса. Это необходимо для того, чтобы компания и ее сотрудники понимали эффективность инструмента и были настроены на его применение.
2. Быстрые изменения.Современный бизнес требует быстрых решений, поэтому автоматизация должна приносить результаты в кратчайшие сроки. Результаты, полученные поздно, теряют свою ценность.
3. Гибкие изменения. Процессы и технологии постоянно меняются, поэтому автоматизация должна быть легко адаптируемой и поддающейся доработкам.
4. Значимые изменения. Основной задачей команды роботизации является то, чтобы эффект от ее внедрения был существенен, в масштабах всей ли компании или хотя бы одного подразделения. Если с ОЦО трудится тысяча человек, то 1–2 FTE (Full-Time Equivalent, количество сотрудников, которое может быть освобождено благодаря внедрению роботов) экономии на этом фоне останутся незамеченными и вряд ли воодушевят кого-то, а вот эквивалент 50–100 FTE станет значимым и будет оценен гораздо выше.

Шаг 2. Экспертная группа и кого туда пригласить

После определения целей важно сформировать экспертную группу, которая будет ответственна за выбор платформы и общее руководство внедрением RPA. Ошибкой будет полагаться только на ИТ-отдел, поскольку роботизация — это в первую очередь методология оптимизации бизнес-процессов, а не программный продукт.

В любой компании есть бухгалтерия, финансы и отдел кадров. Чаще всего там, где нужна роботизация есть и закупки, логистика, юристы, служба безопасности, производство. В больших компаниях всегда есть проектный офис, команда ИТ, служба безопасности.

В рамках методологии Primo RPA ROM мы рекомендуем создавать рабочие группы, включающие всех заинтересованных лиц из числа бизнес-заказчиков, которые будут непосредственно сталкиваться с роботизацией в своей работе.

Шаг 3. Стратегия внедрения и кто будет отвечать за роботизацию

После того как цели определены и собрана экспертная группа, важным этапом становится выбор подхода к внедрению RPA. Вопрос о том, кто будет отвечать за разработку и внедрение роботов, является ключевым для успеха проекта. В зависимости от выбранного подхода результаты могут варьироваться, и важно понять плюсы и минусы каждого из них.

ИТ-команда

На первый взгляд, передача задач автоматизации ИТ-отделу кажется естественным решением. ИТ-специалисты обладают глубокими техническими знаниями и опытом работы с системами. Они могут быстро разобраться с технической частью, настроить и запустить роботов.

Однако для ИТ-команды роботизация часто воспринимается как очередной технический проект, который нужно реализовать наряду с другими задачами. Это может привести к тому, что автоматизация не будет глубоко интегрирована в бизнес-процессы, а ее эффекты останутся ограниченными.

Бизнес-заказчик

В этом подходе основную роль в автоматизации играют бизнес-подразделения. Участники этих процессов лучше понимают конкретные задачи и потребности, поэтому они могут точнее определить, какие операции требуют автоматизации.

Однако у бизнес-заказчиков, как правило, недостаточно технической экспертизы, что затрудняет эффективное выполнение проекта без поддержки ИТ-специалистов. Тем не менее, их глубокое знание процессов и заинтересованность в улучшении эффективности делают их важными участниками автоматизации.

Центр компетенций

Центр компетенций объединяет лучшие черты обоих подходов. Он создается для того, чтобы роботизация не рассматривалась как чисто техническая задача, но была тесно связана с бизнес-целями компании.

Включение в Центр компетенций представителей таких бизнес-подразделений, как владельцы процессов, помогает глубже понять и учесть реальные потребности бизнеса. Это позволяет добиться более значимых изменений и интегрировать RPA в стратегию компании.

Почему, на наш взгляд, Центр компетенций является оптимальным выбором

Роботизация — это не просто настройка роботов, это глубокое понимание бизнес-процессов и потребностей компании. ИТ-отделы могут эффективно справляться с техническими задачами, но часто им не хватает мотивации и знаний о бизнес-целях.

Бизнес-подразделения, наоборот, заинтересованы в улучшении процессов, но им не всегда хватает технической экспертизы.

Центр компетенций позволяет объединить эти два подхода, создавая гибкую, эффективную систему автоматизации, которая отвечает не только техническим, но и стратегическим задачам компании. Включение владельцев процессов в работу центра способствует лучшему взаимодействию между ИТ и бизнесом, что, в свою очередь, ведет к более успешному внедрению RPA и значимым результатам.

Для того, чтобы помочь определиться с выбором решений, мы в Primo RPA делимся с нашими заказчиками и потенциальными клиентами своими методиками расчета стоимости проектов, проводим мастер-классы. Кроме того, в нашей Академии мы опубликовали курс для тех, кто создает Центр Компетенций, подготовили готовые шаблоны документов, матрицы RACI и другие артефакты, помогающие разобраться в ситуации, не погружаясь в технические детали.

Шаг 4. Выбор платформы

Современные программные продукты этого класса, в большинстве своем, уверенно выполняют базовые задачи примерно на одном уровне. Здесь, наверное, можно привести аналогию с покупкой бытовой техники: разница в цене между дешевым телевизором и дорогой флагманской моделью может быть крайне существенной, при этом на бумаге их характеристики будут практически идентичными.

К сожалению, это не значит, что все платформы одинаково хороши, но, на формальном уровне, если вы еще не погрузились глубоко в эту тему, вам будет достаточно сложно отличить одну платформу. Среди платформ-лидеров есть те, чей список особенностей вызывает заслуженный энтузиазм у профессионалов, но вряд ли скажет что-то новичкам.

Вот несколько моментов, на которые нужно обратить внимание при выборе платформы.

Оценка совокупной стоимости владения (TCO)

Этот показатель включает в себя:

• Стоимость лицензий платформы. Многие платформы предлагают гибкие модели лицензирования, и в Primo RPA мы также используем подобный подход. Для стартапов или компаний, которые только начинают путь автоматизации, мы предлагаем бесплатный Оркестратор на этапе внедрения, что значительно снижает первоначальные затраты. Это помогает минимизировать барьеры для входа и дать возможность компании увидеть пользу от автоматизации без крупных вложений.
• Стоимость разработки. Наиболее значительная часть расходов — это создание сценариев автоматизации. Речь идет о проектировании, разработке и тестировании процессов, которые будут переданы роботам. Эта статья затрат может составлять до 70% TCO, особенно на старте проекта. Мы в Primo RPA разработали подход, позволяющий ускорить этот процесс за счет использования готовых библиотек, шаблонов проектов и сниппетов кода. Это сокращает затраты времени на типовые задачи и уменьшает сложность разработки.
• Поддержка и доработка. Поддержка уже внедренных решений также требует ресурсов. Платформа должна обеспечивать простоту в обслуживании роботов и возможность быстрого внесения изменений по мере необходимости. Важно, чтобы автоматизация не становилась «черным ящиком», сложным в управлении и доработке. В Primo RPA мы предлагаем инструменты для автоматической генерации документации по проектам и системы тестирования, что упрощает работу по доработке и поддержке роботов.
• Дополнительные расходы. Не стоит забывать о таких расходах, как создание Центра компетенции, обеспечение информационной безопасности, а также затраты на инфраструктуру. На первый взгляд, эти расходы могут показаться незначительными. На практике же они могут существенно повлиять на общий бюджет проекта, если не учесть их с самого начала.

Многие компании совершают ошибку, уделяя слишком много внимания техническим характеристикам платформы, забывая о долгосрочных затратах на владение. Например, высокая стоимость лицензии может быть компенсирована более низкими затратами на разработку и поддержку.

Важно рассматривать TCO как совокупность всех расходов на всех этапах автоматизации. Именно этот показатель поможет вам понять, насколько выгодным будет внедрение RPA в долгосрочной перспективе.

Практическая ценность «модных фишек»

В последние годы платформы RPA все чаще включают в себя функции, которые выходят за рамки классической автоматизации бизнес-процессов. Это и BPM, и BI, и Task Mining, и даже интеграции с искусственным интеллектом (AI). Но насколько эти «модные» технологии действительно востребованы в повседневной работе?

На примере наших клиентов в Primo RPA мы видим, что далеко не все нововведения действительно полезны. Часто ставка на новизну не оправдывает ожидания. Давайте рассмотрим несколько примеров.

Большие языковые модели (GPT, LLM)

Интеграция с такими технологиями как GPT может дать очень серьезный экономический выигрыш за счет автоматизации задач, требующих когнитивных способностей. Но на практике на данный момент их применение ограничено.

В России, например, проблема работы с персональными данными и ограничения в возможности использования облачных решений может сделать применение этих моделей экономически невыгодным.

Барьер для использования таких технологий снижается. Например, наш программный продукт Primo RPA AI Server позволяет работать с моделями как на серверах с графическими процессорами, так и на серверах с обычными процессорами. Но отличия в скорости обучения и ответа моделей все еще очень серьезны.

С нашей точки зрения, массовое использование технологий GPT и LLM в роботизации остается скорее делом не очень далекого, но будущего.

Task Mining

Эта технология показывает потенциал, но пока не решает основную задачу — автоматизацию. Она помогает выявлять повторяющиеся процессы, но реальную работу по внедрению RPA все равно приходится выполнять вручную.

Итого, Task Mining — это скорее инструмент для предварительного анализа, чем для упрощения роботизации.

OCR и IDP

OCR и IDP (обработка документов) — одна из немногих технологий, которая становится по-настоящему необходимой для RPA. Возможность автоматической обработки документов и работы с бумажными источниками данных — это действительно ценный инструмент, который облегчает внедрение автоматизации.

В конечном счете, «модные» функции могут быть полезными, но успех автоматизации зависит от того, насколько платформа эффективно решает основные задачи.

Соответствие бизнес-целям

RPA- платформа должна удовлетворять именно те потребности, которые были определены на этапе целеполагания. Например, если вашей целью является ускорение процессов, платформа должна поддерживать эффективные инструменты для разработки и внедрения автоматизаций.

Выбор платформы, в которой есть «модные» технологии, но нет поддержки ключевых задач, может стать проблемой.

Гибкость и адаптивность

RPA- платформа должна легко поддаваться изменениям и масштабированию по мере роста компании и изменения бизнес-процессов. Важно, чтобы система могла легко адаптироваться к новым задачам, не вызывая дополнительных трудностей.

Шаг 5. Пилотный проект

После того как платформа выбрана, важно запустить пилотный проект. Он должен продемонстрировать, что внедрение RPA действительно поможет компании достичь поставленных целей.

Основные задачи пилотного проекта:

• Проверка выбранного подхода. Пилотный проект — это тест модели внедрения RPA. Если в дальнейшем разработка роботов будет вестись силами внутреннего Центра компетенции, то пилот должен подтвердить, что этот подход работает. Если же планируется привлечь внешнего подрядчика, пилот должен продемонстрировать, что это решение принесет выгоду компании.
• Формирование команды. Пилотный проект поможет выявить, как работает команда, занимающаяся автоматизацией. Важно убедиться, что все участники процесса — ИТ, бизнес и подрядчики — понимают свои роли и эффективно взаимодействуют друг с другом.

Теперь-то точно все? Следующие шаги

Подводя итоги пилотного проекта, выбрав партнеров по роботизации и завершив процедуру закупки, многие неизбежно думают, что самая сложная часть процесса уже позади.

Но путь внедрения RPA еще только начинается — впереди формирование Центра Компетенций, борьба с недоверием сотрудников к новым подходам, работа с эффективным наполнением воронки автоматизации. Многие команды тратят больше года на то, чтобы выйти на оптимальный режим работы, преодолеть болезни роста и сделать из RPA значимый инструмент для борьбы с рутиной и запутанными бизнес-процессами.

Путь в тысячу ли начинается с одного шага. Но важно добиться того, чтобы он на этом шаге не заканчивался. Потратив больше времени и сил на этапе выбора, можно сформировать понимание того, как в дальнейшем применение RPA повлияет на оптимизацию бизнес-процессов в компании и как добиться того, чтобы это влияние было видимым и значимым.

■ erid: LjN8KAkn3Рекламодатель: ООО «Примо РПА»ИНН/ОГРН: 9715426731 /1227700545588Сайт: https://primo-rpa.ru

Полный текст статьи читайте на CNews