Делаем документооборот проще: переход на электронное подписание внутренних документов в "Логеме"

ЗаказчикКомпания «Логема«ЗадачаВнедрить кадровый электронный документооборот в ИТ-компании.

На примере «Логемы» расскажем, как компания по разработке и развитию ИТ-проектов с большой командой сотрудников может сократить трудозатраты на оформление документов. Спойлер — вы тоже так сможете, если подключите КЭДО (Кадровый электронный документооборот). Для всех, кто использует в работе Битрикс24 есть отличное решение, которое мы настроили и протестировали у себя. Вас ждут: понятная дорожная карта, описание процесса и преимуществ подключения электронного документооборота. Почему это важно?

79ddedb76907048029d514c595394f8f.jpg

  • В среднестатистической компании сотрудники тратят в 2 раза больше времени на создание, печать и подписание документов по сравнению с теми компаниями, кто уже внедрил КЭДО.
  • В некоторых сферах ЭДО уже обязательно, с 2024-го полностью на него должны перейти бюджетные организации.
  • На старте КЭДО требует затрат: оформление подписи, подключение к системе, обучение сотрудников. Но вложения окупятся — бизнес в России может сэкономить до 3,5 трлн рублей в год (бумага, картриджи, оборудование архивов, обработка документов, курьерские услуги и т. д.).
  • Использование КЭДО помогает соблюдать требования законодательства и нормативных актов, регулирующих работу с документами. В 2021 году вступили в силу два закона, 377-ФЗ и 407-ФЗ, которые утвердили электронные документы в сфере кадровых дел как равноправные бумажным.

На момент написания статьи КЭДО успешно применяется в компании более двух месяцев.

ПОЧЕМУ МЫ РЕШИЛИ ВНЕДРИТЬ КЭДО

У «Логемы» 60+ сотрудников — отделу кадров всегда есть, чем заняться. Но четких критериев по переходу на КЭДО в нашей компании не было. Казалось, что нет никакой необходимости переходить на электронное подписание кадровых документов, ведь непонятно, сколько времени занимают процессы формирования, рассылки и контроля. 

Меня зовут Екатерина Никульшина, я работаю в «Логеме». В статье расскажу о том, как с помощью КЭДО можно упростить работу отдела кадров и автоматизировать процессы, связанные с подписанием документов в два счета.

22283bb83551e95639f457c8b6190e5c.png

«На внедрение КЭДО меня натолкнуло одно из исследований. Консалтинговая компания Siemens Business Services опубликовала данные по продуктивности электронного документооборота в сравнении с бумажным:

  • 60% распечатываемых документов оказывались в мусорной корзине к концу рабочего дня;
  • 90% документов большую часть времени находятся в процессе передачи от одного сотрудника другому и из одного отдела в другой;  
  • до 20 раз в среднем копируется каждый внутренний документ — доработки, утеря, порча бумаги и еще множество причин, по которым один документ перепечатывают множество раз;  
  • 60% распечатываемых копий документов теряют актуальность в течение рабочей недели.

Получается, что с введением КЭДО мы могли сократить процесс «пути» документа — до передачи в общую базу или в руки коллеге — до нескольких кликов. Кроме того, можно было бы быстрее вносить правки и редактировать документы, поддерживать их в актуальном состоянии и минимизировать риск утери.» 

Екатерина Никульшина,  
интегратор и аналитик Битрикс24 в компании «Логема»

Конечной целью стала идея сократить рутинную работу отдела кадров — в несколько кликов стало возможно сформировать документ по шаблону, отправить на проверку и подпись адресатам. Чтобы значительно сократить время на создание и отправку документов, а также усилить контроль за их подписанием, было решено воспользоваться связкой «КЭДО+Госключ».

В компании из 60+ сотрудников документооборот может доходить до нескольких сотен файлов ежемесячно. С точки зрения руководителя этот процесс и вовсе хаотичен: на подпись постоянно приходят бумаги из отдела кадров или напрямую от сотрудников. КЭДО облегчает жизнь компании — это оптимизация документооборота и сокращение времени на согласование. Например, подписание кадровых документов с сотрудниками теперь занимает 15–20 минут.

Как было до: до внедрения КЭДО сотрудникам отдела кадров нужно было распечатать бумажные документы, отправить их на подпись руководителю, перепроверить и переслать работнику по почте, вручную контролируя процесс подписания. Некоторые документы удаленные работники должны были отправить Почтой России или курьером обратно. Весь процесс мог занимать от нескольких дней до недели и это не считая ситуаций с ошибками в шаблонах документов или личных данных сотрудников, за актуальностью которых тоже нужно было следить.

a99b59c0f890eb2370158bab3195f3ec.jpg

Форс-мажор никто не отменял. А временные и материальные затраты (бумага, деньги за отправление корреспонденции) оценить в совокупности сложно. При этом не получится использовать обычную электронную почту, даже если у всех заинтересованных сторон оформлена цифровая подпись:

  • нужно не просто доставить документ сотруднику, но и дать получателю возможность автоматически его обработать, т.е. отразить документ в учетной системе;
  • необходима формализация документа — верный шаблон, читаемый формат;
  • при обмене документами через электронную почту нет возможности проверить достоверность цифровой подписи, которой подписан документ;
  • высока вероятность просто потерять письмо и вовремя не принять поступившие документы.

Проблема кроется в деталях: как только начинает расти количество документов, которые надо согласовывать и подписывать (объем документооборота) и количество участников в этом процессе — растет количество ошибок, которые могут возникать по разным причинам. Плюс затраты времени: раньше процесс работы с документом мог занимать несколько дней, сейчас тратим 1–3 часа. Автоматизация стала логичным шагом; у нас большой опыт работы в этом направлении, мы не могли не попробовать КЭДО.

70a5df5352adeff387649dd8d282c0a4.png

«По сути, вы не можете строить и развивать компанию целостно, если не готовы вкладываться в ее инфраструктуру. Можно заявлять, что вы внедряете современные ИТ-решения, но если сами не стремитесь максимально использовать технологические возможности — не держите руку на пульсе. Подключение КЭДО в компании — это курс на то, чтобы высвободить ресурс HR в пользу более важных задач, повысить общую операционную эффективность бизнеса.» 

Сергей Горелов,  
генеральный директор компании «Логема»

ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ

«Логема» уже работала в едином пространстве Битрикс24, так что нам не нужно было регистрировать всех в отдельном сервисе для документов. Сотрудники работали над задачами и легко могли получать документ на подпись прямо внутри CRM. Это важный нюанс — никаких дополнительных оплат за электронную подпись не нужно! Связка с мобильным приложением Госключ от Минцифры РФ позволяет бесплатно получить сертификат усиленной электронной подписи. Для начала работы с КЭДО в Битрикс24 всего 5 простых шагов:

b5a4e3701019e1e7c280c254a2a94bf4.jpg

  • Важно: подать заявку можно здесь или либо запустив процесс подписания документа на портале Битрикс24.
  • Результат рассмотрения заявки поступит на указанную почту в течение 7 рабочих дней, после чего можно перейти к получению API-ключа на Госуслугах.
  • Оформление доверенности может инициировать только руководитель компании, а получить API-ключ — тот, на кого она выдана. После оформления доверенности, пользователя, который будет получать API-ключ, необходимо добавить на технологический портал на Госуслугах.
  • Представитель компании, на которого выдана доверенность, обязательно должен получить API-ключ на Госуслугах для организаций. И только после этого, API-ключ может быть добавлен в ваш Битрикс24.

КАК ВСЕ РАБОТАЕТ

Сотрудники кадровой службы создают разнообразные кадровые документы, которые касаются приема на работу, кадровых переводов, увольнения, дополнительных соглашений, приказов и заявлений. Нам требовалось обеспечить возможность подписания печатных форм этих документов с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) как со стороны организации, так и со стороны работника.

d7689883e25374dceeafe75e27878bb8.jpg

КЭДО: Кадровые документы

Для начала согласования, необходимо нажать на кнопку «подписать» и получить форму для заполнения. Сам файл документа можно перетянуть с рабочего стола или воспользоваться блоком «недавние документы»:

128926f865572e68d0fc0f951b29103c.jpg

Как выглядит первый шаг создания документа

Код документа необходимо выбрать в выпадающем списке, а название — заполняет сам пользователь.

452ac434b2c01930b530f7122e66f9e8.jpg

Выбор кода и заполнение поля «название документа»

Следующий этап — выбор компании и ответственных за согласование и подписание документа. В провайдере подписи необходимо выбрать способ подписания.

561a1770ea0bc951e85bd7117dfd09a3.jpg

Пошагово — процесс выбора компании и провайдера подписи

Вы контролируете весь процесс: кто будет подписывать документ от лица компании, кто будет согласовать простановку подписей и заполнение данных.

75a866e99110e6139eb34e37f63ae21d.jpg

Итоговая форма позволяет увидеть шаблон договора, а на следующем шаге — внести изменения или проверить заполнение

Например, в редакторе документов, можно заполнить необходимые поля:

1d39ad2ea03d9b82fbc1646948f0d03c.jpg

Как выглядит редактор шаблона документа

Перед отправкой на согласование и подпись вы можете проверить все поля на корректность заполнения:

8b908ab134ab86409f945d9eccb55df1.jpg

Удобный интерфейс проверки заполнения полей

После чего сформированный документ может быть отправлен на подпись.

6b80cf684d91d7b505f105c57ca3da81.jpg

КЭДО позволяет отправить ссылку на документ в Чат Битрикс24 любому сотруднику

Битрикс24 позволяет организовать весь процесс пошагово.

После отправки документа на согласование вы получаете карточку по этому документу, с которой можете продолжить работу.

12f1a3ff63a2a37e248d80c6c68adc35.jpg

Здесь можно увидеть весь процесс: на каком этапе находится подписание документа, кто ответственный

9959f3166bedb8a30792520fd043e26e.jpg

Можно дополнить данные перед отправкой документа на согласование

Кроме того, согласование ответственных можно провести через чат — удобные уведомления не позволят пропустить или потерять документ.

e9e9951c5e19fdeb081bf14077bd6af9.jpg

Как выглядит процесс согласования во внутреннем чате Битрикс24

Здесь же есть возможность отменить согласование в любой момент.

76d67d5607521f53623c347050efc7c4.jpg

Как выглядит процесс отмены согласования с уведомлением в чате Битрикс24

ЧТО МЫ ПОЛУЧИЛИ ОТ ВНЕДРЕНИЯ

Очевидное преимущество — полный контроль над статусом документов. Сотрудник отдела кадров, который инициировал процесс отправки документа на подпись, видит, на каком этапе находится подписание. Этапы взаимодействия выглядят просто:

  • Отправка документа в Битрикс24 и заполнение данных;
  • Подписание от имени организации;
  • Приглашение сотрудника к подписанию;
  • Ожидание подписания документа сотрудником;
  • Скачивание подписанного документа и сохранение в файловом хранилище.

При этом, документы в безопасности, и в любое время доступны в системе Битрикс24: их удобно искать и скачивать с любого устройства всем заинтересованным сторонам. Мы тестировали КЭДО на кадровых документах по приему на работу, а затем расширили на другие процессы и типы документов — заявления и заявки сотрудников, документы, связанные с обработкой персональных данных и т.п. Начинать перевод компании на КЭДО можно постепенно, в зависимости от приоритетов бизнеса и загруженности кадрового отдела. Например, вы можете начать с оцифровки приказов или распоряжений, а затем перейти к другим типам документов.

По итогам внедрения можно сказать, что нам удалось:

  • Исключить человеческий фактор при формировании и отправке документов.
  • Полностью контролировать статусы подписания документов со стороны работодателя и работников.
  • Добиться значительной экономии времени кадровой службы компании и руководящего состава.
  • Упростить подписание документов работниками.
  • Обеспечить прозрачность и безопасность документооборота благодаря использованию ЭЦП.

70a5df5352adeff387649dd8d282c0a4.png

«Подписывать трудовой договор и прочие документы с удаленными сотрудниками без КЭДО — то еще приключение. Наконец, в Битрикс24 появилась возможность решать эти задачи. Да, пока всё не идеально: явно не хватает интеграции с бизнес-процессами, однако прикладную задачу решать уже можно. Мы испытали механизм на себе и включили эту процедуру в процесс трудоустройства новых сотрудников.

Теперь мгновенно подписываем документы в Битрикс24 и не ждем, пока оригиналы документов доедут до сотрудника, а потом вернутся к нам.  КЭДО обеспечивает сохранность документов без использования места для хранения распечатанных и подписанных документов, и предотвращая их потерю или повреждение. КЭДО — это вопрос удобства, автоматизации и экономии. В Битрикс24 нет постоянных дополнительных трат. Так, наша компания из 60 сотрудников за два месяца уже сэкономила 200 000?, а за год эта сумма может вырасти до 1 200 000 рублей на КЭДО; эти средства пойдут на развитие и масштабирование бизнеса.» 

Сергей Горелов,  
генеральный директор компании «Логема»

НУЖНА ПОМОЩЬ С ПОДКЛЮЧЕНИЕМ КЭДО К БИТРИКС24?

Работа с КЭДО требует от компаний подготовительного этапа. Работа с КЭДО требует от компаний подготовительного этапа. Прежде чем приступить к использованию электронного документооборота в Битрикс24 вы можете обратиться в «Логему» за консультацией. Мы расскажем, как можно:

  • подать заявку на подключение в Б24 Госключа;
  • синхронизировать Госключ с вашей системой Битрикс24;
  • использовать в работе этот полезный инструмент внутри вашей организации и дадим понятный алгоритм действий.

Подключив КЭДО в вашей компании, вы получите сразу несколько преимуществ. Во-первых, сэкономите время и средства. Поскольку КЭДО позволяет отказаться от бумажных носителей, что сокращает расходы на бумагу, печать и доставку документов. Во-вторых, ваши сотрудники смогут оперативно обмениваться документами и контролировать их исполнение, что ускорит процесс принятия решений и выполнения задач по подписанию и согласованию. При этом инициатором подписания могут быть как HR-менеджер, бухгалтер, документовед, так и сам сотрудник.

Перейти на сайт

Полный текст статьи читайте на CMS Magazine