Что такое иерархическая структура работ и как с её помощью эффективно реализовать проект08.02.2022 04:48

Иерархическая структура работ (ИСР), или структурная декомпозиция работ, или WBS (Work Breakdown Structure) ― метод разбиения большой цели на чёткие шаги, который позволяет выстроить путь к достижению результата и успешно выполнить рабочий или личный проект.

Команда онлайн-сервиса для управления бизнесом Flowlu рассказывает, зачем формировать ИСР, из чего она состоит и какие принципы помогут её сформировать.

Статья будет особенно интересна проектным командам, владельцам бизнеса, руководителям и тем, кто ставит жизненные цели.

Иерархическая структура работ помогает быстрее и эффективнее достичь поставленных целей

ИСР ― это метод планирования работ, который обычно иллюстрируют в виде многоуровневой схемы задач, где главная задача — это масштабная цель, которая разбивается на этапы, а затем на более мелкие задачи и подзадачи — понятные и достижимые. Деление происходит до того момента, когда все необходимые работы для достижения результата учтены.

На каждую задачу назначаются ответственные.

Пример ИСР по отгрузке: нужно согласовать отгрузку, провести оплату, передать товар перевозчику и так далее

ИСР не включает в себя информацию о сроках и ресурсах и представляет собой первый шаг в проектной стратегии. Далее команда создаёт план-график проекта — документ со списком работ в определённой последовательности и с установленными сроками.

ИСР ― универсальный и широко используемый инструмент. Применить его можно практически ко всему: от собственных целей вроде «купить машину» до разработки программного обеспечения.

Например, вот как может выглядеть ИСР по проекту «Завести собаку»:

Почему стоит использовать ИСР

Работа по проекту становится прозрачной и понятной

Команда наглядно видит, как решение каждой задачи приближает достижение конечного результата.

Грамотно распределяются задачи

ИСР обеспечивает эффективное планирование, помогает оценить загруженность команды на разных этапах и корректно закрепить задачи за участниками проекта.

Риски и стоимость проекта оценены

Декомпозиция работ отразит, сколько на каждый этап выделить ресурсов, где задач больше всего, когда может понадобиться больше вложений или людей. А также определит зону ответственности исполнителя перед заказчиком и позволит своевременно выявить недопонимание или вопросы внутри команды — и проработать их.

Проект наглядно представлен для заинтересованных сторон

Видно, на чём нужно заострить внимание, как распределить ресурсы, как заказчик представляет себе поставленные перед командой задачи и что ставит в приоритет.

Кроме ИСР существуют и другие инструменты — их выбор зависит от условий, в которых предстоит реализовать цель.

Например, для завязанных с жёсткими сроками проектов используют метод критического пути, где также отражаются результаты и зависимости между ними, но с одной принципиальной разницей: вносятся определённые сроки их достижения. Все задачи в методе критического пути взаимозависимы, а сроки критичны, и при отклонении от графика нужно применять срочные меры, чтобы не нарушить ход всего проекта.

ИСР более гибкий с этой точки зрения инструмент, но если нужно ориентироваться на дедлайны, то больше подойдёт метод критического пути.

Принципы, по которым строится ИСР

Включаем работы, непосредственно влияющие на достижение цели

Пункт очевидный, но с нюансом: следует охватить весь спектр нужных задач, при этом оставить за рамками ИСР несоответствующие и посторонние.

Например, в планировании ремонта по ИСР нужно включить закупку материалов, но не нужно — «попросить скидку у поставщика», «ещё раз попросить скидку».

Также не нужно дублировать задачи и слишком детально прописывать шаги.

Используем больше существительных и меньше глаголов

Здесь главное «что», а не «как» — это поможет концентрироваться на результатах. Например, сравним «составить план на разработку концепции» и «разработанная концепция». Последнее, более ёмкое и краткое, акцентирует внимание на полученном результате — смещает фокус в правильное русло.

Выстраиваем иерархию от двух до четырёх уровней

Этого достаточно для большинства проектов. Ориентируясь на этот принцип, легче вычленять главное и делать упор на результат. Определить, где остановить декомпозицию, поможет положительный ответ на вопрос, можно ли поставить одного исполнителя на конкретный пакет работ. Если один человек с ним не справится ― разбивайте задачи дальше.

Распределяем нагрузку

Каждый пакет работ закрепляется за конкретной командой или за отдельным ответственным. Если сформировать ИСР верно, обязанности всем будут понятны и не будут дублироваться.

 курс

Управление
по agile: scrum, kanban, lean

Узнать больше

• Познакомитесь с опытом практикующих экспертов и евангелистов agile
• Сможете поменять стиль управления в бизнесе и донести ценность продукта до клиентов
• Научитесь управлять скоростью вывода продукта на рынок

Как создать ИСР

Исполнитель может составить ИСР проекта самостоятельно. Однако, если в процессе задействовать всю команду, а в идеале и представителя (ей) заказчика, участники будут лучше понимать суть работ, общий результат и отдельные задачи.

Шаг 1. Определяем главную цель

Ради чего создаётся планирование и к какому результату нужно прийти ― обозначаем это на вершине иерархической структуры.

Шаг 2. Выделяем ключевые этапы для первого уровня

Декомпозируем главную цель на достижимые, конкретные результаты.

Выполнить это разделение можно несколькими способами:

• по результатам проекта ― достигнутым вехам, например, при строительстве дома это могут быть фундамент, экстерьер, интерьер;
• по длительности выполнения или срокам — с привязкой к отчётным периодам (кварталам, полугодиям);
• по обязанностям — исполнителя, заказчика или поставщиков;
• по отделам — разработка, маркетинг, техподдержка;
• по финансированию — какие результаты будут достигнуты за счёт выделяемых средств.

Деление опционально и как его выполнять зависит от предпочтений сторон. Так как один и тот же проект может быть представлен в разных способах разделения по ИСР, при выборе советуем отталкиваться от того, какой из критериев важнее конкретно для рассматриваемого проекта.

Шаг 3. Разбиваем этапы на задачи

Нужно сформулировать все задачи, которые станут ответвлениями от этапов, и внести их. По мере закрытия задач проект автоматически будет двигаться по ИСР к главной цели.

Шаг 4. Выписываем подзадачи и выделяем пакеты работ

После создания уровня иерархии нужно добавить ещё один ― для выписывания подзадач и их группировки в пакеты работ.

Пакетами работ традиционно называют завершающие ответвления ИСР на самом низком уровне, где указываются действия для закрытия этапов. У каждого пакета работ должно быть описание с данными об ответственных и ходе выполнения соответствующих задач.

Шаг 5. Назначаем ответственных

Это последняя стадия декомпозиции. За каждой задачей закрепляется представитель исполнителя, который будет отвечать за неё и участвовать в каждом из этапов работы.

Существуют разные формы графического исполнения ИСР

Выбирая визуализацию ИСР, лучше ориентироваться на комфортное восприятие.

Рассмотрим основные форматы.

Контурная структура

Самый простой и доступный вариант построения ИСР. Нужно собрать задачи вместе и расписать их значение и иерархической последовательности, пользуясь числовыми обозначениями для подзадач или располагая их друг под другом в определённой последовательности. Вот как на этом примере:

Иерархическая таблица

Показывает зависимость задач друг от друга ― иерархию, но без подробной визуализации. Поскольку это компактная таблица, её удобно построить и разместить в любом файле.

Задачи можно разделить на большее количество уровней. Основной ориентир окончания декомпозиции ― когда с каждой подзадачей может справиться один человек

Древовидная структура

Как понятно из названия, по структуре этот вариант напоминает дерево. Он наглядно отображает суть построения: есть родительская и дочерняя задачи, ведущие к главной цели.

Пакеты работ, или подзадачи завершают ИСР

ИСР формирует общее представление о проекте, его объёме и результатах

Цели ИСР — определить задачи на каждом этапе работы, показать результаты, которых нужно достичь, и всё это наглядно представить.

Для создания ИСР можно распределять стикеры на доске, использовать простой шаблон в Word или программное обеспечение с поддержкой управления проектами и инструментами для декомпозиции, которое пригодится для взаимодействия ИСР с разными данными и документами.

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.