Автоматизация обработки заказов для производителя детской одежды в Битрикс24
ЗаказчикФабрика «УЛЫБАСИКИ.РУ» занимается изготовлением и продажей детского трикотажа и одежды для детей оптомЗадачаАвтоматизировать обработку поступающих заказов, а также сократить затрачиваемое время и трудозатраты работников.
Ситуация на момент обращения
Первоначально клиент обратился за услугами техподдержки оптового интернет-магазина ulybasiki.ru на платформе 1С-Битрикс. В рамках расширенного тарифа поддержки мы производили многочисленные доработки сайта и устраняли застарелые ошибки.
- Сайт для компании — работающий и единственный инструмент продаж (целевая география — вся Россия, а офлайн-точек продаж не было).
- Рабочие процессы делаются вручную — ведение базы клиентов, выставление счетов, отправка документов.
- Список заказов и клиентскую базу вели в административной части сайта.
- Менеджер работал с документами в привычном Excel.
Все это приводило к ошибкам с комплектацией заказов, оформление документов и их отправка покупателям занимала много времени.
Решение задачи
Приняли решение внедрить CRM Битрикс24 и автоматизировать рабочий процесс.
Что сделали
1. Первоначально для автоматизации предполагалось использовать CRM в облачной версии Битрикс24, настроив ее интеграцию с интернет-магазином.
На наше счастье в этот момент появилась редакция «Интернет-магазин + CRM», и не пришлось настраивать интеграцию. Стоимость перехода с существующей редакции Бизнес оказалось примерно в 4 раза дешевле, чем годовая стоимость облачной версии, и это не считая затрат на интеграцию.
Вся информация о заказах и покупателях, экспортировалась в CRM, при этом на переходный период остались все прежние возможности для обработки заказов в административной части.
2. Разработали бизнес-процесс по обработке заказов.
Добавили соответствующие этапы заказа: проверка, подтверждение заказа, подтверждение оплаты, комплектация заказа, готовность заказа к отгрузке, передача в транспортную компанию.
3.Автоматизировали отправки счетов и сообщений покупателю по установленным формам в зависимости от условий:
- заказ должен быть проверен и подтвержден менеджером;
- реквизиты и форма оплаты зависят от выбранного способа оплаты, суммы заказа и страны покупателя.
4. Настроили контроль основных действий сотрудников в процессе занесения информации по заказу в CRM. При ошибках заполнения полей выводятся соответствующие уведомления, и блокируется перевод заказа в следующий статус.
5. В карточку заказа добавили дополнительные пользовательские поля и задали необходимые фильтры в журнале заказов.
6. Для удобства работы менеджера и руководителя настроили сохранение документов по заказам на диск Битрикса в определенной иерархии папок (по годам, по диапазонам номеров заказов, по номерам заказов).
7. Добавили поле комментария к позициям заказа (в 1С-Битрикс и готовом решении — не было такой функции).
8. Интегрировали службу доставки «ПЭК», в части автоматического формирования и загрузки через API заявок на доставку заказов. Также в CRM разработали специальный документ в формате excel — ведомость по отгрузке заказов в службу доставки, содержащий необходимый набор полей и штрих-код, по требования службы доставки.
Результаты
- получили организованную базу клиентов в CRM, где хранится вся необходимая информация и можно быстро найти историю заказа или переписку с клиентом;
- менеджеру стало удобнее работать с заказами, отслеживать их состояние;
- у руководителя появилась возможность контролировать выполнение всех заказов и выявлять проблемные места;
- автоматизация обработки заказов в CRM значительно сократила время на сборку и передачу заказов для отправки;
- исключили ошибки вследствие «человеческого фактора».
Полный текст статьи читайте на CMS Magazine
