Внедрение программы обучения Tableau в inDriver
Всем привет! Хочу поделиться новостями о том, как развивается BI-платформа в inDriver. В прошлом августе я писал о выборе платформы, а сегодня расскажу, как мы внедрили программу обучения Tableau в компании, чтобы развивать нашу self-service аналитику и децентрализовать процесс анализа данных.
Перед тем, как начать рассказ про наш тернистый путь из проб, ошибок и успехов, хочу сделать небольшое лирическое отступление о том, из каких больших структурных блоков состоит наша BI-платформа. Их 3 — архитектура, self-service и репортинг. Подробнее о каждом блоке я буду рассказывать в этой и следующих статьях.
Содержание
Как все начиналось
Self-service в компании планировалось внедрять с начала развития BI-платформы. Но тогда ресурсов было недостаточно, а те, что имелись, были брошены на приоритетные задачи: разработку крайне необходимых репортов, выстраивание процессов и BI-архитектуры.
По факту я провел только один вводный урок, на котором показал, насколько Tableau удобен для self-service аналитики. Отзывы были хорошие, но продолжать проводить занятия не получилось. Главной проблемой было время:
Для проведения лекций невозможно было найти удобный для всех слот, а изучать новый материал в формате часовых видеозаписей — трудно.
Не было времени на проверку домашних заданий, подготовку ответов на вопросы учащихся, создание лекционных материалов и обучающих датасетов (по которым тоже были определенные пожелания).
Разное количество выделенных часов со стороны учащихся, которые они готовы отвести на изучение материалов, выполнение домашнего задания. У каждого своя нагрузка, которая зависит от кучи факторов.
Отмечу, что разным учащимся требовался разный объем знаний для использования Tableau. Кто-то просто хотел знать, как работает Tableau Server, а кто-то — детально углубиться в функционал Tableau Desktop.
Я предложил желающим использовать Tableau свою помощь с подбором обучающих материалов, проведением консультаций и выдачей лицензионного ключа для работы. При этом изучать материалы они будут самостоятельно. Скажу честно, желающих оказалось немного, но их результат был выше моих ожиданий.
Такая активность со стороны ребят была связана с необходимостью закрыть потребность оперативного предоставления интерактивной и многофункциональной отчетности заказчикам в больших объемах и сжатые сроки. Со временем пространство, в котором один из таких ранних пользователей (и теперь уже его команда) публикуют отчеты, стало входить в топ-5 по посещаемости на Tableau-сервере, чему я, конечно, очень рад.
Выводы:
Стараться как можно быстрее донести ценность продукта до пользователей. Отдельный плюс, если получится донести ценность до руководителей команд.
Не ограничивать и всячески способствовать коллегам в их желании развиваться, применять новые подходы и решения в работе.
Определить наиболее нуждающуюся в предлагаемом продукте аудиторию и предоставить ей все для самостоятельного изучения и применения этого продукта в работе.
Думаю, что наиболее полезен такой опыт будет тем, кто только начинает внедрять BI в компании, а также для небольших команд с большим количеством задач. Теперь давайте перейдем к части, где мы внедряем полноценную программу обучения в компании.
Amat victoria curam
К лету 2021 года у нас уже было достаточно людей и ресурсов, чтобы вплотную заняться разработкой программы обучения мечты. В первой итерации был сформирован общий список требований к тому, какой она должна быть:
Релевантной — обучение должно проводиться с использованием данных, релевантных рабочему процессу обучающихся.
Удобной — обучение можно проходить в удобное учащемуся время. Оно не требует ожидания результатов проверки домашнего задания преподавателем.
Вариативной — разные уровни программы обучения, в зависимости от объема знаний, которые необходимы для решения задач.
После того, как были определены требования к программе, мы перешли к проработке ее содержания. Сначала определили, что будет результатом прохождения обучения. Им стало то, что прошедший его сотрудник может самостоятельно построить дашборд и использовать Tableau Server как пользователь отчетности.
В интернете есть много примеров обучения Tableau и похожим инструментам. Все они строятся из блоков, описывающих функционал приложения с примерами того, как с ним взаимодействовать. Обучение проходит от общего к частному. В довесок к этому рассказываются основы визуализации данных и верстки дашбордов, иногда даются задачи на анализ данных при помощи построенных графиков.
Соль в том, чтобы выбрать из этого объема информации, сколько времени отвести на каждый из блоков и в какой последовательности их разместить. Мы поставили перед собой 3 задачи:
Сделать так, чтобы пользователь как можно быстрее осознал ценность нашей программы и использования инструмента в работе (тот самый a-ha moment в деле).
За наименьшее количество времени обучить разработке дашбордов или использованию Tableau Server. Если пользователь не пройдет программу обучения до конца, у него все равно будет достаточно знаний, чтобы закрыть свою потребность в анализе данных и автоматизации отчетности при помощи инструмента.
Сделать так, чтобы по своему содержанию и структуре программа обучения была еще и базой знаний. Чтобы пользователь всегда мог быстро и удобно найти нужные материалы, повторно изучить их и использовать для решения возникшей задачи.
Первые 2 пункта мы тестировали на добровольцах из команды операционной аналитики. Несмотря на то, что обучение проходило в рабочее время, добровольцы нашлись. Хочу сказать им большое спасибо, что согласились помочь.
Обучение проводилось в формате нескольких часовых лекций. Кроме положительной обратной связи критерием успеха для нас было то, что кто-то из ребят построит дашборд для команды без помощи BI-аналитиков. В итоге оба условия были выполнены.
Третий пункт закрылся записью видеоуроков, длительностью не более 5 минут. Дополнительно мы подготовили к каждому из них краткое текстовое описание.
Далее в списке стоял выбор платформы, где бы мы разместили наш контент, проводили семинары и собирали аналитику по учащимся. Сначала наш выбор пал на Google Classroom. Функционала и возможностей API было достаточно для наших задач. Но потом к нам обратилась внутренняя команда People Growth с предложением использовать их платформу Academy Ocean.
Честно скажу, что сначала мы сопротивлялись, потому что у нас была тактика, и мы ее придерживались. Потом решили протестировать Academy Ocean, и решение нам понравилось. Главным плюсом было то, что мы заручились поддержкой команды крутых специалистов в развитии нашего продукта.
В итоге поняли, что нам важно:
Сформировать список требований, на которые должна отвечать наша программа обучения.
Понимать задачу, которую решает программа и результат ее использования.
Иметь возможность для анализа того, как пользователи проходят обучение.
Найти единомышленников, которые заинтересованы в развитии сотрудников внутри компании, и всячески помогать друг другу.
Погружаемся в детали
После выбора платформы и подготовки структуры программ мы приступили к реализации задуманного. Сначала разработали учебный датасет. По структуре он похож на те таблицы, которые используются как источник данных для наших дашбордов. Все метрики также были про наш бизнес.
Во-первых, это сделано для того, чтобы переход с тренировочных датасетов на боевые витрины был максимально бесшовным. Метрики и структура для пользователей уже будут знакомы. Следовательно, это вызовет меньше трудностей в освоении.
Во-вторых, данные о бизнесе компании будут повышать заинтересованность обучающихся в прохождении материала. В программе наглядно показано, как можно решать свои повседневные задачи при помощи удобного и простого в освоении инструмента.
Далее мы приступили к созданию контента: написанию текстов и записи видеоматериалов, формированию домашних заданий. Объем был большой, поэтому часть работ мы отдали подрядчику.
Сделав несколько пробных видео, стало ясно, что качество контента, когда одновременно говоришь и записываешь видео, сильно хуже по сравнению с тем, когда отдельно записывается текст и видео. Поэтому объем работы вырос вдвойне. Краткий тезисный план видеоблока превратился в полноценный текст для видеозаписи. При этом качество материала сильно выросло, что с лихвой окупило увеличившийся срок и объем работ.
Дополнительно мы поставили условие: везде использовать подготовленный нами датасет для демонстрации реальных примеров того, как применять инструмент для анализа и визуализации данных, решения рабочих задач.
Что касается домашних заданий, мы сделали выбор в пользу тестовых проверок. При этом, если учащийся не выполняет тест, он не может пройти дальше, пока не укажет верный ответ. Да, ответ можно угадать, но мы искренне надеемся на сознательность тех, кто проходит курс.
На выходе получили:
3 программы обучения в соответствии с тремя видами лицензий Tableau (Creator, Explorer, Viewer). Разделили так, потому что у каждого пользователя могут быть разные потребности в работе с инструментом (от просмотра отчетности до ее полноценной разработки, включая создание источника данных). Плюс лицензии отличаются по своей стоимости. Поэтому аналитикам мы выдаем Creator, Explorer — всем, кто хочет использовать Tableau для разработки дашбордов, а Viewer — тем, кто использует готовую отчетность.
15 тем, 45 заданий и 150 видео по 3 программам. Этот материал мы можем легко перестраивать и комбинировать так, как нам удобно. Учащиеся могут проходить его в спокойном темпе в удобное для себя время и из любой точки мира. А благодаря тому, что материал размещен на нашем корпоративном портале, коллеги могут использовать его для составления своих онбордингов и внутренних программ обучения, повышения квалификации команд. При этом у портала уже есть готовая аналитика результатов обучения, что сильно помогает нам в оценке ее эффективности.
Дополнительно мы внедрили в программу обучения наш Style Guide — набор рекомендаций по визуализации данных в Tableau, а также готовым шаблонам дашбордов, графиков и видео по их отрисовке. Это сделало процесс изучения инструмента проще: можно скачать готовый шаблон дашборда или визуализации, и сразу использовать в своей работе. Можно не тратить время на то, чтобы красиво распределить визуализации по дашборду или придумать график для отрисовки данных. О нашем Style Guide мы подробнее расскажем в отдельной статье.
Получаем результат
После проделанной работы мы были готовы к тому, чтобы тестировать нашу программу обучения. Для Explorer был поднят отдельный сайт Tableau Server, для Creator предлагалось скачать Tableau Desktop Public Edition (бесплатная версия десктопного приложения Tableau).
Мы собрали 2 группы добровольцев и попросили пройти обучение в комфортном для них темпе. После прохождения обучения и получения обратной связи сделали доработки, главной из которых было внедрение финального домашнего задания. В нем было необходимо построить дашборд, где на каждом из смысловых блоков требовалось визуализировать указанные метрики.
Выбор курса в нашей программе обучения
Мы пошли на компромисс, потому что пользователь по итогу проходит весь материал самостоятельно, и наше участие требуется по факту после прохождения программы. Такое изменение, на наш взгляд, только может немного замедлить процесс выдачи лицензии, что не очень критично.
Далее мы провели штурм, на котором четко определили, как будем внедрять нашу программу обучения:
На нашем корпоративном портале будет размещен одностраничник со ссылками на программу обучения в Academy Ocean.
На странице в Confluence размещаем ссылку на нашу программу обучения в Academy Ocean.
В чатах анонсируем нашу программу с ссылкой на одностраничник на корпоративном портале.
В запросе на получение доступа к Tableau Server размещаем ссылку на одностраничник на корпоративном портале
Добавляем инфу на Tableau Server со ссылкой на все тот же одностраничник.
Дополнительно закупаем уникальный мерч для тех, кто пройдет обучение по программе Explorer и Creator.
Воронка вовлечения пользователей в обучение
Для коммуникации с обучающимися был создан отдельный чат. Он же является одной из основных точек входа, способствующих развитию сообщества по визуальной аналитики данных в компании. Пользователи обмениваются опытом, обсуждают пройденный материал и получают от нас поддержку.
Запуск состоялся в конце марта этого года. Мы активно проанонсировали событие, провели точечные презентации с руководителями бизнес-направлений и продукта. В первый месяц к программе присоединились более 80 учащихся. 40 сейчас проходят обучение, 22 уже завершили одну из программ.
Макет страницы на корпоративном портале
Строим дальнейшие планы
Мы понимаем, что «бесконечность — это не предел», и полностью согласны с товарищем Баз Лайтером. Будем улучшать нашу программу обучения, дополнять Style Guide и развивать коммьюнити внутри компании.
Совместно с командой People Growth мы разработали план внедрения наших программ в команды. Причем для «новичков» и «старичков» он будет разным. Основная причина — различный опыт и привычки у «старичков», которые сложно менять. Тут поможет наглядная демонстрация ценности программы для решения рабочих задач. Будем делать это за счет сбора задач и их решения с использованием Tableau на воркшопах. Для «новичков» — это онбординг, в который может быть включено прохождение обязательных и добровольных курсов.
Схема продвижения программы обучения
Будем дальше тестировать, получать ценный опыт и улучшать наш продукт, делая его более удобным для пользователей в решении их задач. И, конечно, делиться полученным опытом и знаниями.
