Сто рецептов цифровой бухгалтерии
Пару лет назад в финансовом обслуживании клиентов малого и среднего бизнеса начались большие перемены. Непрофильные для подавляющего большинства предпринимателей задачи — банкинг, бухучет и отчетность — внезапно слились в одну, а их решение приобрело удобный и понятный интерфейс. Скажем, сидишь себе в интернет-банке, и понадобилось создать платежку. Раз — создал и в один клик отправил. Потребовалось выставить счет — раз, и выставил. К тем банкам, которые стали предлагать такое, активно потекли клиенты.
В этой публикации мы расскажем о том, как скрещиваем банкинг, бухучет и отчетность самыми разными способами.
Итак, некоторое время тому назад в Промсвязьбанке решили создать для клиентов онлайн-бухгалтерию. Можно было бы разработать ее силами собственной команды, но это заняло бы слишком много времени. Подумав, мы обратились к тем, кто уже предлагает что-то проверенное.
Что первым приходит в голову при упоминании бухгалтерии? Правильно, фирма 1C. Справедливости ради отметим, что в России автоматизацией бухучета занимается достаточно много компаний, но таким многолетним опытом, известностью и распространенностью могут похвастаться только программы 1С. В результате многочисленных встреч с командой 1С мы решили разработать совместное решение, в котором вся нужная функциональность будет предоставляться в удобном, интуитивно понятном интерфейсе (в том числе на мобильных устройствах) и работать в режиме онлайн.
Какие из бухгалтерских сервисов будут самые востребованные? Однозначного ответа на этот вопрос не существует, ведь у небольшого и у крупного бизнеса совершенно разные учетные задачи. Нам же требовалось охватить не только сегмент микробизнеса, малого и среднего бизнеса, но и тех клиентов, которые находятся на самой верхушке этого сегмента –, а это большая часть целевой аудитории.
Делить потенциальных клиентов по размеру бизнеса посчитали бесперспективным. Подошли с другой стороны — разделили их на три группы, названные по характерным репликам, отражающим основные потребности.
«Напоминалку скиньте»
Сюда входят самые маленькие компании со сценарием «я предприниматель и не хочу постоянно заморачиваться, просто напомните, когда мне заплатить налоги». В идеале такой предприниматель хочет одним кликом подписать автоматически сформированные документы и забыть об отчетности и налогах до следующего напоминания. Такой сценарий закрывается полностью автоматизированной бухгалтерией для ИП на УСН 6% без сотрудников и кассы.
Для таких клиентов от бухгалтерии не требуется богатый набор функций, здесь скорее важно удобство. Чтобы можно было зайти с любого устройства, проверить корректность заполнения и отправить отчетность, создать и отослать платежку. Если вдруг возникают сложности в учете, клиент банка имеет полный доступ в «облачную» версию бухгалтерии 1С прямо из ДБО — для этого у нас есть кнопка «Перейти в 1С». Там уже можно развернуться и выполнить любые необходимые операции. Или предоставить доступ к программе своему бухгалтеру — он окажется в привычной среде приложения 1С и все поправит. Если и это не поможет, наша служба поддержки объяснит, куда нажать, чтобы все заработало как надо.
В наших планах — выпуск бухгалтерии для ИП на УСН 15%, патенте и ЕНВД, где появятся несколько дополнительных функций: не только работа с сотрудниками, но и интеграция с кассой, поддержка эквайринга, зарплатный проект и пр. Также в наших планах не только обеспечение поддержки самого решения, но и консультации для самих клиентов по специфическим вопросам учета.
«Сделайте все за меня»
Это классический сценарий аутсорсинга. Когда бизнес клиента подрастает, появляется «проблема первичной документации». Руководителя компании постоянно дергает бухгалтер, запрашивает номера контрагентов, договора, закрывающие документы по ним и пр. Все это выливается во множество однотипных, рутинных операций. Их выполнение без удобного интерфейса отнимает кучу времени, а вероятность ошибки увеличивается пропорционально количеству действий.
Мы планируем упорядочить этот процесс с помощью механизма напоминаний в нашем интернет-банке. Пользователь будет получать уведомление по операциям, увидит, какие требуются документы, сфотографирует их и отправит бухгалтеру на аутсорсинге. На этом часть работы руководителя будет завершена. А все оригиналы документов раз в месяц будет забирать курьер аутсорсера.
Данный сценарий и схожие с ним мы планируем реализовать через панель (дэшборд) с задачами и возможностью отслеживания сроков их выполнения. Например, вы попросили бухгалтера сделать акт сверки, поставили соответствующую задачу, и через какое-то время акт сверки готов. Бухгалтер увидел, что скоро сдавать отчетность — поставил себе задачу к определенному сроку разобраться с первичной документацией.
«Поставьте все у себя»
Это сценарий расширенных нефинансовых сервисов. Мы хотим предлагать не только бухгалтерию. Мы строим платформу для различных систем — кадрового учета, управления складом, создания договоров и других бизнес-документов, CRM (учета продаж), интеграции касс и т.д. В целом, хотим вместе с партнерами банка автоматизировать практически все бизнес-процессы среднего и крупного бизнеса.
Все, что потребуется для автоматизации работы организации, будет интегрировано в нашу систему ДБО, все наши программные интерфейсы будут доступны на всех платформах. Решение должно настраиваться под нужды конкретных заказчиков, сейчас мы как раз прорабатываем эти возможности.
С нашей настраиваемой системой ДБО смогут работать все сотрудники клиента — им будут доступны такие операции, как добавление зарплатных проектов, касс, контрагентов и множество других. По всем блокам автоматизации можно установить KPI и отслеживать их выполнение. Доступ к системе гибко настраивается, его отдельные модули можно предоставлять и сотрудникам других организаций. Отдельное внимание мы уделяем защите и надежности механизмов синхронизации данных между аутсорсером, сотрудниками и самим клиентом. За это отвечает наше специальное подразделение.
В режиме онлайн можно будет сводить данные по счетам в разных банках. Больше не потребуется заходить в каждый интернет-банк, вспоминать нужный токен и т.п. Просто подгружаете данные других банков, а мы в нашем интернет-банке показываем информацию по счетам в едином интерфейсе. Скоро не понадобится дергать бухгалтера, чтобы понять общее финансовое состояние организации. Аналогичным образом мы сводим информацию по всем отсроченным платежам, что позволяет реализовать упрощенный вариант управленческой и финансовой отчетности в реальном времени.
Конечно, идеально разделить всех пользователей по потребностям не получится. Клиентам из малого бизнеса могут пригодиться платные консультации. Например, для начала внешнеэкономической деятельности нужно хотя бы минимальное понимание валютных операций, которые имеют свою специфику. В этом случае мы готовы предложить помощь в любой момент.
Вместо заключения
Гибрид бухучета и банка — это непаханое поле для UX-экспериментов. Без постоянного развития пользовательского опыта любую такую онлайн-бухгалтерию забросят — ведь ради этого самого опыта и переходят к подобным решениям. Так что мы тестируем разные гипотезы с помощью UX-лаборатории. Удобнее ли оплачивать через уведомления или команды отдельного меню? Загружать выписку по нажатию кнопки или в каком-то разделе? Тесты, тесты, тесты.
Наконец, онлайн-бухгалтерия, как новый класс решений, потребует мощной службы поддержки. Пока мы прикидываем, насколько управимся силами банка, и нацеливаемся на поддержку функциональности — ведь если что-то начнет отваливаться уже на раннем этапе, сразу же пострадает репутация решения.
Какой бы полной, интуитивной и удобной ни была автоматизация бухучета, клиенты все равно хотят общаться с живым человеком. В итоге мы хотим прийти к гибриду из автоматической системы учета и «живого» бухгалтера, который возьмет на себя роль клиентского менеджера с необходимыми компетенциями и грамотной службой поддержки за плечами.
