Сотрудничество с самозанятыми: преимущества и «подводные камни»
Численность зарегистрированных плательщиков налога на профессиональный доход (НПД) в феврале 2021 года достигла 1,7 млн человек. На практике плательщиков НПД обычно называют самозанятыми, хотя в законодательстве и нет такого термина. Расскажу о плюсах и минусах сотрудничества с самозанятыми для бизнесменов.
Зачем бизнесменам работать с самозанятыми
Основная причина — снижение обязательных платежей, а точнее говоря, их «обнуление» для заказчика.
Рассмотрим экономию от сотрудничества с самозанятыми на примере. Допустим, заказчик начислил исполнителю условные »100 рублей» вознаграждения. Рассчитаем, какие налоги придется заплатить обеим сторонам договора в различных случаях.
К налогам здесь будем относить и страховые взносы с зарплаты. Хотя эти выплаты и «вернутся» затем в виде пенсий, пособий и т.п., но в данный момент для работодателя — это расходы.
Если заключить стандартный трудовой договор, то с зарплаты в 100 рублей работодатель удержит 13 рублей НДФЛ и заплатит в общем случае (без учета льгот) 30 рублей страховых взносов. При этом работнику останется 87 рублей, а итоговая налоговая нагрузка составит:
Н1 = (13 + 30) / 100 = 43%
Если заключить договор гражданско-правового характера (ГПХ) с «обычным» физическим лицом (не самозанятым), то ситуация почти не изменится. НДФЛ будет тот же самый — 13 рублей, а исполнитель получит те же 87 рублей. Правда взносов можно будет перечислить поменьше — 27,1 рубля. Дело в том, что выплаты по договорам ГПХ не облагаются взносами на социальное страхование по ставке 2,9%. Но налоговая нагрузка все равно останется существенной:
Н2 = (13 + 27,1) / 100 = 40,1%
Если же бизнесмен начислит 100 рублей вознаграждения самозанятому, то ни НДФЛ, ни страховые взносы платить не придется. Исполнитель получит сумму в полном объеме и самостоятельно заплатит с нее 6 рублей налога. Таким образом, нагрузка будет равна:
Н3 = 6 / 100 = 6%
А для тех плательщиков НПД, которые только что зарегистрировались, ставка будет еще ниже. Всем самозанятым-новичкам государство предоставляет налоговый вычет в размере 10 000 рублей. При работе с юридическими лицами или ИП этот вычет позволяет уменьшить налоговую ставку на 2 п.п. — с 6% до 4%.
Таким образом, самозанятый при сотрудничестве с юрлицами или предпринимателями будет пользоваться пониженной ставкой 4% до тех пор, пока его доход не достигнет величины, 2% от которой составляют 10 000 рублей:
Д = 10 000 / 0,02 = 500 000 руб.
Но в любом случае при взаимодействии с самозанятым все налоговые расчеты касаются только исполнителя. Заказчик, перечислив положенные по договору деньги, может не задумываться ни о каких платежах в бюджет или в фонды.
Кроме того, при сотрудничестве с самозанятым бизнесмен не обязан оборудовать ему рабочее место или предоставлять какие-либо социальные гарантии, например — оплачиваемый отпуск.
Конечно, заказчик может выдать самозанятому исполнителю оргтехнику или другое оборудование, установить программное обеспечение и т.п. Все подобные условия можно внести в договор, если обе стороны согласны с ними. Но, в отличие от трудовых отношений, при работе с самозанятыми такой обязанности по закону у бизнесмена нет.
При проектной работе сотрудничество с самозанятыми — это наиболее удобный вариант, как для заказчика, так и для исполнителя. Такой способ взаимодействия позволяет обеим сторонам договора и не нарушать закон, и максимально сэкономить на налогах.
Самозанятыми могут стать не только граждане РФ, но и граждане других государств — членов Евразийского экономического союза: Армении, Беларуси, Казахстана и Киргизии.
Когда сотрудничество с самозанятыми невозможно или опасно
Основной нормативный акт, который регулирует деятельность самозанятых в РФ — закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ. Ограничения для самозанятых установлены статьями 4 и 6 этого закона. В частности, для плательщиков НПД «закрыты» некоторые направления работы:
- Запрещена торговая деятельность. Самозанятый может продавать только изделия, изготовленные им самим.
- Плательщик НПД не может быть арбитражным управляющим, медиатором, оценщиком, нотариусом, адвокатом.
- Самозанятым запрещена работа в интересах других лиц в качестве агента, поверенного, комиссионера.
Однако никаких специальных ограничений по работе в сфере ИТ для самозанятых не предусмотрено. Поэтому ИТ-компании могут свободно привлекать плательщиков НПД для выполнения любых задач в этой области.
Но нужно помнить и о других ограничениях при работе с самозанятыми, которые касаются всех видов бизнеса.
Во-первых, это лимит по величине дохода. Если плательщик НПД с начала года заработал более 2,4 млн рублей, то он с момента превышения лимита теряет свой статус.
Кроме того, самозанятый не может сотрудничать со своим бывшим работодателем в течение 2 лет после увольнения. Это правило придумано против тех «слишком хитрых» бизнесменов, которые захотят максимально оптимизировать свои налоги и переведут в статус самозанятых всех или большинство штатных сотрудников.
Конечно — бизнесмен может открыть второе юридическое лицо и заключить договора с уволенными сотрудниками от его имени. А если бизнес уже организован в виде группы компаний, то достаточно просто уволить штатных сотрудников из одной из них, а затем перевести их в статус самозанятых исполнителей для другой.
Но хотя формально закон в этом случае и не будет нарушен, налоговики прекрасно понимают смысл подобных действий.
Еще осенью 2019 года министр финансов А. Силуанов предупредил «ушлых предпринимателей», которые переводят штатных сотрудников в самозанятые о грядущих неприятностях.
Тогда министр отметил, что уже в 2020 году налоговики будут проводить проверки и доначислять таким бизнесменам НДФЛ и страховые взносы по правилам, предусмотренным для трудовых отношений. Это значит, что бизнесмен заплатит упомянутые выше 43% от начисленных самозанятому выплат, а также штраф по ставке 40% от недоимки и пени.
Однако затем из-за пандемии контрольные мероприятия были приостановлены. А в ноябре 2020 года правительство продлило мораторий на плановые проверки малого бизнеса до конца 2021 года.
Но все моратории рано или поздно закончатся, а накопленная информация — останется в базе ФНС. Поэтому у компаний, которые попали «на карандаш» к налоговикам из-за перевода штатных сотрудников в самозанятые, в любом случае будут проблемы.
Как учитывать затраты и оформлять документы при работе с самозанятыми
Самозанятый после получения денег от заказчика должен оформить специальный чек. Для этого документа не нужен кассовый аппарат, чек формирует мобильное приложение «Мой налог».
Чек можно выдать «на бумаге» или переслать заказчику в электронном виде. При расчете наличными исполнитель должен выдать чек немедленно. Если же деньги перечислены «по безналу», то у исполнителя есть время до 9 числа следующего месяца (ст. 14 закона № 422-ФЗ).
Расчеты с помощью электронных денег в данном случае «считаются» наличными. Если самозанятый получил выплату, например, через систему Юмани, то он должен немедленно оформить и выслать заказчику чек.
Без чека заказчик не сможет учесть выплаты в пользу самозанятого при расчете налогов. Однако, по мнению налоговиков, для признания расходов необходим не только чек, но и «стандартные» документы — договор и акты об оказании услуг (письмо ФНС РФ от 30.10.2020 № АБ-4–20/17902@).
Договор и акты пригодятся не только при налоговой проверке, но и на случай конфликта с исполнителем. Чек предназначен только для расчета налога, поэтому в нем сложно отразить все условия оказания услуги: сроки, порядок сдачи-приемки, требования к качеству и т.п.
Договор с самозанятым — это по сути обычный договор об оказании услуг, но с некоторыми особенностями:
В текст лучше включить фразу: «Исполнитель зарегистрирован в качестве плательщика НПД, поэтому удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы не нужно». Это сразу «снимет» возможные вопросы налоговиков при проверке.
Желательно предусмотреть в договоре обязанность самозанятого немедленно сообщить заказчику об утрате им этого статуса.
В договоре не должно быть никаких «зацепок», которые позволили бы проверяющим переквалифицировать его в трудовой: указаний на постоянные обязанности, установленный график работы, предоставление отпусков и т.п.
Опыт бухгалтерии веб-студии и дата-центра ITSOFT
Один из плюсов работы с самозанятыми — возможность не расширять штатную численность организации и оставаться микропредприятием со всеми его преимуществами.
Однако многих фрилансеров до сих пор сложно убедить в необходимости статуса самозанятого. Для них «все это сложно, а давайте вы мне просто на карточку переведете». Наши сограждане уже привыкли вести дела на теневой стороне экономики.
Особо ценных специалистов приходится стимулировать дополнительной надбавкой в 6% «на налоги». Это все равно получается намного дешевле и проще, чем работать по ГПХ.
К сожалению, еще не разработан порядок удаленного подписания договоров с самозанятыми, если у них нет квалифицированной электронной цифровой подписи. И хоть чеки от самозанятого можно использовать, как «закрывашки» в учете, необходимы дополнительные основания: договоры и акты, чтобы избежать проблем с налоговиками. А эти документы опять приходится делать на бумаге и высылать по почте.
Как контролировать статус исполнителя и что делать, если он перестанет быть самозанятым
Самозанятый может в любой день утратить свой статус: как по решению налоговиков, так и по собственному желанию.
Например, одной из причин может быть превышение плательщиком НПД лимита годового дохода в 2,4 млн руб. Отследить этот лимит бизнесмен не может, так как самозанятый имеет право работать с любым количеством заказчиков.
Даже если договор содержит условие об обязанности исполнителя немедленно сообщать заказчику об утрате статуса самозанятого, не следует полностью полагаться на это.
Для заказчика безопаснее всего самостоятельно проверять статус самозанятого перед каждой выплатой в его пользу. Тем более, что сделать это очень просто: достаточно перейти на специальную страницу на портале ФНС и ввести в поле ИНН исполнителя.
Если плательщик НПД утратил свой статус, то для дальнейшего сотрудничества нужно выяснить, зарегистрирован ли он в качестве ИП. А если зарегистрирован — то какой налоговый режим начал применять после самозанятости.
Из таблицы видно, что важнее всего сразу узнать об утрате статуса самозанятого, если исполнитель не зарегистрирован, как ИП. Ведь изменить договор можно и «задним числом», а за просрочку по уплате налогов придется заплатить штрафы и пени.
После того, как исполнитель перестанет быть самозанятым, он больше не сможет выдавать чеки. Поэтому в дальнейшем заказчик будет подтверждать свои затраты только на основании актов. Если же самозанятый станет предпринимателем на общей налоговой системе, то для вычета НДС у заказчика понадобятся еще и счета-фактуры.
Вывод
Работа с самозанятыми позволяет бизнесменам экономить на налогах, социальных выплатах и организации рабочих мест.
Но здесь важно учитывать ограничения по видам деятельности и лимиту дохода. Кроме того, если необдуманно перевести всех штатных сотрудников в самозанятые, весьма вероятны проблемы с налоговиками.
Для учета затрат необходимо получить у самозанятого исполнителя чек. Но, чтобы избежать вопросов при проверке и проще урегулировать возможные конфликты с исполнителем, лучше оформить еще договор и акты.
Если исполнитель утратит статус самозанятого — следует внести изменения в договор. В случае, если исполнитель не зарегистрирован в качестве ИП, заказчик с этого момента должен начать удерживать с выплат НДФЛ и начислять страховые взносы.
