Обзор системы Comindware Business Application Platform08.02.2018 15:03

Зачем и в каких случаях выбирать программный продукт Comindware? Что это за система и в чем ее особенности? Эти и другие вопросы я решил рассмотреть в этом обзоре. В поисках решения для автоматизации документооборота я перепробовал много систем: Pyrus, Битрикс24, 1С.Документооборот, BPM Online, ELMA и др. Многие из них успешно решали поставленные задачи в рамках определенного бизнеса. Выбор обширен, каждый из продуктов имеет свои особенности. Но сейчас я хочу рассказать о системе Comindware — что это такое, чем этот продукт отличается от большинства аналогов, как с ней работать.

Когда я наткнулся на эту систему, то не нашел информации достаточной для того чтобы сложить хотя бы поверхностное впечатление о ней. Надеюсь, что данным обзором я сэкономлю время читателю, и вы будете более взвешенно подходить в данной системе при первом знакомстве.

Что такое Comindware

Comindware Business Application Platform — это гибкая система, способная своевременно «подстраиваться» под постоянно меняющиеся нужды бизнеса. Так об этом пишут сами разработчики.

По сути, программное решение Comindware — это платформа, а не какой-то специализированный готовый к применению продукт. С одной стороны, это значит, что потребуется определенное время на настройку программного обеспечения до того как с ним смогут работать пользователи. С другой, при использовании продукта Comindware вы не ограничены жесткими рамками, можете использовать инструменты платформы и создавать различные программные решения, подходящие под ваши требования.

При этом разработчики в качестве особого преимущества указывают, что платформа от Comindware дает возможность бизнес-аналитикам и бизнесменам самостоятельно настраивать большинство возможностей даже без привлечения программиста. Что именно можно и нужно настраивать, почему это удобно и какие функции доступны неспециалистам, мы разберемся подробнее ниже.

Отличия платформы от готового решения

Платформа — это основа, определенная программная среда или, проще, набор инструментов, который позволяет решать различные задачи в зависимости от потребностей пользователей.

Например, всем известно семейство программных продуктов 1С. При этом все их объединяет общая платформа 1С определенной версии. А дальше поверх этой платформы устанавливают конфигурации, т.е. наборы команд и решений, предназначенных для работы на этой платформе. Каждая конфигурация — готовое решение под нужды пользователей.

Еще один менее известный пример платформы — это Битрикс. Все знают продукты — «движок» сайта CMS Битрикс и «облачное» решение Битрикс24. Они очень разные. Но объединяет их общая платформа.

Следует понимать, что вся система Comindware — это именно платформа. Здесь нет готовых решений вообще. Каждый настраивает ее так, как нужно для решения определенных задач. Единственное, что отличает Comindware от той же 1С — набор инструментов в этой системе сравнительно простой и не требует профессиональных знаний программиста.

Основы работы с системой

Ниже я буду рассказывать о системе Comindware, как об инструменте для управления задачами, процессами и документами. В принципе, все эти функции являются частью общей системы и постоянно «перекликаются» между собой, ведь процессы состоят из отдельных задач, а документооборот — это сочетание задач с документами.

Comindware Business Application Platform — это полностью браузерное решение. Система не имеет собственного приложения или программы-клиента, которое нужно было бы устанавливать на рабочие места пользователей. Для работы достаточно открыть любой удобный браузер, указать адрес системы и пройти авторизацию.

Система состоит из двух частей:

Административная часть, предназначенная для разработки.
Пользовательская часть, где работают пользователи.

Для полноценной работы в системе необходимо установить все настройки пользователей, настроить процессы, задачи и документы. И только после того, как бизнес-решения будут созданы в разделе администратора, пользователи смогут в своем разделе их выполнять.

В принципе, здесь количество настроек сравнительно небольшое, инструменты для работы понятны на пользовательском уровне. Что значительно упрощает работу. Например, в системе Bizagi целых 7 (в режиме Wizard) этапов разработки решения, которые программисты совместно с бизнес-аналитиками решают последовательно. Вы можете посмотреть мой видео-урок о Bizagi и сравнить, насколько проще работа в Comindware.

Я считаю, что с точки зрения логики построения работы самая близкая аналогия — это все же система 1С: в ней также есть доступ программиста к платформе (создание конфигурации) и последующая работа пользователя в рамках конфигурации.

При этом в системе Comindware разделение пользовательских функций и возможностей администратора заданы очень жестко. Я считаю это преимуществом. Например, в той же 1С из открытой пользователем конфигурации можно запускать какие-то внешние обработки (скрипты), что дает дополнительные, часто совершенно лишние возможности рядовым сотрудникам.

Административный раздел

В этой статье я буду описывать преимущественно административный раздел, так как пользовательский напрямую зависит от того, что и как вы настроите.

Система состоит из следующих основных составляющих:

Пользователи;
Шаблоны;
Настройки;
Каналы связи;
Пути передачи данных;
Отчеты.

Пользователи

Пользователи — это все будущие участники системы, от администратора до рядовых исполнителей. Как и в любой системе подобного типа в Comindware Business Application Platform вы можете создать наборы пользовательских прав. И каждому из пользователей присваивать ту или иную роль с выбранными правами.

Но есть важная особенность: в системе Comindware пользователь выполняет еще одну функцию. При создании задач и процессов администратор может ссылаться на конкретного пользователя (ФИО, должность) как на ответственного участника этапа процесса.

Для пользователей реализованы два типа проверки подлинности:

LDAP — т.е. возможность доступа с использованием двустороннего приложения (облегченный протокол доступа к каталогам);
Локальная аутентификация — традиционный вход при помощи логина и пароля.

Шаблоны

Вся система настраивается через шаблоны 3 типов:

запись,
процесс,
кейс.

О кейсах я рассказывать в этот раз не буду, так как на момент написания статьи кейсы еще находятся в стадии активной разработки. На сегодня для работы вполне достаточно записей и процессов.

Процессы

Шаблоны процессов описываются в формате BPMN 2.0. о котором вы можете почитать в моей статье «Краткое описание BPMN с примером». Расположенные слева от окна процесса графические инструменты с подсказками помогают быстро создавать или видоизменять шаблоны даже не самым опытным пользователям. Таким образом, шаблон бизнес-процесса в этой системе может создавать бизнес-аналитик или руководитель бизнеса без помощи технических специалистов.

Некоторые особенности системы в сравнении с аналогами:

Настройка и набор правил возможны сразу для стартового элемента (стартовой формы). В результате стартовая форма будет иметь собственные вложенные формы. В той же Bizagi это невозможно, там стартовый элемент выполняет одну функцию «Старт».
При создании любого действия предусмотрена возможность задавать подробное описание этого действия прямо из окна основного шаблона. Для этого по клику правой кнопки мыши нужно вызвать контекстное меню, выбрать нужный пункт и, например, создать собственную форму.
Конструктор форм очень простой и понятный интуитивно. Он вряд ли вызовет какие-то сложности в работе. Что интересно, в этом конструкторе можно создать сразу и ссылки для записей. Что это такое и зачем это нужно, я скажу чуть ниже.

Итак, мы нарисовали процесс, указали для каждого из действий формы и ветвления. В режиме редактирования шаблона (здесь он называется дизайнер) есть очень удобная кнопка — Проверить. Она помогает выявить ошибки и логические противоречия в процессе. После проверки зрительно и по кнопке «Проверить» можно сохранять выбранный шаблон под удобным для восприятия именем.

Запись

Запись иначе в бизнес-моделировании называют «сущность». Это любой вариант справочников или документов. Т.е. сущностей, которые содержат информационные поля, и не являются процессом или кейсом. Это могут быть списки сотрудников, перечень складов, заказы покупателей и т.д.

Настойка шаблона записи содержит:

Атрибуты — поля, доступные для заполнения;
Формы — последовательность и внешний вид;
Операции, допустимые для типа записей;
Панель инструментов (удобная настройка для пользователей);
Права доступа, настройки и т.д.

Здесь самое главное — назначить атрибуты, создать удобные формы, с которыми будут работать пользователи, указать права доступа. На этом работа с шаблонами записей обычно оканчивается.

Настройки

Еще один важный пункт в административной панели, отвечает за основные настройки внешнего вида системы для пользователей, их прав доступа и т.д.

Какие настройки нам доступны:

Группы. Возможность объединения пользователей в группы как по уровню и типам прав доступа к системе, так и по подразделениям в компании или каким-то другим признакам.
Настраивать боковую навигацию (пользователи будут видеть разные панели меню слева, в зависимости от своего уровня прав). Здесь вы можете указать только те пункты, которые нужны человеку для работы, и не показывать ему лишние, что повышает удобство работы с системой.
Глобальные разрешения — это те самые права доступа, которые назначаются группам пользователей.
Глобальные настройки — основные настройки, нужны администратору.
Резервное копирование — функция, о необходимости которой известно всем. Создание резервных копий в бизнес-системах выполняется регулярно в любой компании.

Каналы связи

Этот пункт административного раздела позволяет настроить различные варианты связи:

Электронная почта. Можно настроить собственную электронную почту. Почтовый интерфейс здесь простой, но и настройка также требует минимума знаний. Принимать прямо в систему уведомления и запросы от клиентов бывает удобно во многих случаях.
Веб-запросы. Это раздел для программистов, используется при настройке автоматизации, получения данных через API, для получения уведомлений о важных запросах со стороны приложений или других систем.

Отчеты

Отчетность в системе Comindware очень лаконична. Создание собственных отчетов здесь не предусмотрено. А существующие отчеты — очень просты. Они описывают статусы активных процессов, позволяют увидеть происходящее в режиме реального времени. Чтобы сформировать отчет достаточно выбрать шаблон процесса или записей и посмотреть, что в этой сфере сейчас происходит.

Если вы хотите просмотреть списки проектов в работе, клиентов, нагрузку сотрудников, все это можно получить при помощи сортировки соответствующих списков.

С одной стороны, отчетность в Comindware Business Application Platform можно считать по праву «слабым местом». С другой, в процессных системах другие виды отчетности обычно не нужны и не используются. Самое главное при работе с процессами — понимать, какой из них почему-то застопорился и на каком этапе. Эту возможность система предоставляет с помощью встроенных отчетов.

Подводим итоги: плюсы и минусы

Одно из бесспорных преимуществ системы Comindware — простота работы с системой даже на уровне администратора. Вы просто создаете процесс, добавляете к нему необходимые поля, указываете, кто с ним будет работать, какие документы заполнять и запускаете процесс в работу.

Плюсы системы:

Простота в использовании;
Скорость работы в сравнении с аналогами;
Нет необходимости в использовании нативного клиента (установки программы);
Наличие SAAS-решения и Standalone;
Использование нотаций BPMN 2.0 (удобный стандарт).

Минусы решения:

Отсутствие некоторых полезных решений, которые имеются в более сложных аналогах;
Наличие некоторого количества багов (они не критичны, но пользователи с ними временами сталкиваются);
Непроработанная документация. Программный продукт находится в фазе активной разработки, скорей всего, небольшой перечень документов связан именно с этим фактом.

В качестве BPM-системы платформа с моей точки зрения — вполне удобна для пользователей. При этом программный продукт относится к системам типа «Low-Code», т.е. в принципе не требует участия в настройке программного продукта программиста. Он может потребоваться в отдельных случаях — для запуска внешнего скрипта (возможность реализована на С#), т.е. реализации каких-то особенных возможностей, не предусмотренных Comindware, а также для интеграции с другими системами. Во всех остальных случаях даже человек, далекий от программирования, при желании сможет все настроить и запустить работу самостоятельно.

Руководитель или сотрудник по поручению руководителя заполняет списки сотрудников, их должности и права доступа.
Аналитик рисует процессы и формы, описывая как это все должно работать. Выполняется все это в виде графических нотаций, наглядно и удобно.

После этого систему сразу можно запускать и начинать в ней активно работать. Программист подключается в случае необходимости (например, для промышленного или другого крупного предприятия, для интеграции с другими системами). Но при этом аналитик и программист могут работать совместно в одной общей среде и системе, избегая многих разночтений и проблем со взаимопониманием.

При необходимости внедрения интеграции в программной среде Comindware реализована возможность обмена данными через API, при этом сторонние программы могут получить доступ к спискам сотрудников, клиентов, процессов, т.е. к пользовательским базам данных в формате JSON, т.е. применяется распространенный стандарт решений API, что удобно для быстрой интеграции.

Внешний вид и навигацию для пользователей настраивает администратор системы также без помощи программиста. Скорость работы системы — вполне удовлетворительная.

В зависимости от размеров и потребностей компании можно применять SAAS-решения, т.е. пользоваться системой на сервере разработчиков, оплачивая абонентскую плату за каждого пользователя, а можно купить продукт «в коробке» и установить на собственных серверах.

С уважением, Кинзябулатов Рамиль. Бизнес консультант компании Тринион.