5 проблем любой сервисной компании и их решение с помощью платформы автоматизации
Сервисное обслуживание оборудования — тяжелый бизнес, и мы в полной мере ощутили это, управляя компанией с 700 мобильными сотрудниками и 1 500 объектами обслуживания в России и странах СНГ. Работа в режиме 24/7, частые авралы, недисциплинированные сотрудники и требовательные заказчики…
Так несколько лет назад появилась идея создать продукт, который решит наши основные проблемы — платформу HubEx. Что нам удалось решить?
Проблема 1. Система «из коробки» не учитывает особенности конкретного бизнеса
Любой сервисный бизнес, даже небольшой, имеет свои особенности. Иногда они возникают из-за специфических требований заказчиков, иногда это интересные идеи, дающие компании конкурентные преимущества. Впервые столкнувшись с необходимостью выбора системы для автоматизации сервисных процессов и управления мобильными сотрудниками мы обнаружили, что большинство решений, представленных на рынке, не позволяют реализовать наши бизнес-процессы. Перед нами стоял выбор:
- менять наши процессы под готовое решение, иногда теряя выстраданные наработки;
- дорабатывать какое-либо решение под свои процессы. Но мы не нашли гибкой платформы с возможностью настройки под целевой процесс нашего бизнеса без необходимости создавать отдел full stack разработки, да и успех в этом случае не был гарантирован.
- написать систему управления сервисным обслуживанием и мобильными сотрудниками с чистого листа, вложив в нее все наши знания и опыт.
Мы пошли по третьему пути, но эта история, пожалуй, заслуживает отдельной книги. Скажем только, что разработка системы с нуля оказалась в разы сложнее и дольше, чем мы могли представить — на создание HubEx ушло 3 года работы команды из 20+ профессионалов, а также потребовалось открыть отдельную ИТ компанию. Уже в начале стало понятно, что разрабатывать платформу только для себя — слишком затратный процесс. Тогда мы приняли решение разработать продукт, который подойдет не только нам, но и любой сервисной компании на рынке.
Главным требованием к платформе стала максимальная гибкость и возможность настроек под любые виды сервисного бизнеса. Возможность создавать разные типы заявок, настройка маршрута для каждого типа без программирования, видимость полей в зависимости от стадии заявки, прав и полномочий пользователей и многое другое, нам удалось реализовать в нашей платформе. На сегодняшний день мы не встретили сервисную компанию, бизнес-процессы которой нам бы не удалось реализовать на нашей платформе без доработок. Даже процессы несервисных компаний, как оказалось, отлично ложатся в рамки системы. Например, эксплуатация коммерческой недвижимости, производственные предприятия, компании оказывающие услуги (клининг, охранные предприятия, логистические компании и т.д.).
Настройка жизненного цикла заявки без программирования
Проблема 2. «Испорченный телефон»
Если для получения заявок от заказчика вы используете диспетчерскую (собственную или аутсорсинговый колл центр), вам должно быть известно, насколько часто не совпадает реальная проблема на объекте с ее описанием в заявке, которая поступает в сервисную компанию. Как результат — на объект выезжает специалист не того профиля, не имеет нужных запчастей, инструмента. Это приводит к дополнительному простою оборудования, повторным выездам, недовольству заказчика, штрафам за несвоевременное устранение неисправности.
Решать эту проблему можно по-разному: обучать диспетчеров, заменять их высококвалифицированными инженерами — это дорого и не всегда эффективно.
В нашей платформе предлагается другой путь — при приемке на обслуживание сервисная компания размещает шильду с QR-кодом на каждую единицу оборудования. QR-код является шаблоном заявки — заказчику достаточно отсканировать его при помощи мобильного приложения, при необходимости приложить фотографии и добавить комментарии, и в сервисную компанию попадает заявка на конкретное оборудование с понятным описанием проблемы. Наш опыт показывает, что такое решение в 80% случаев снимает проблему «испорченного телефона».
Подача заявки через сканирование QR-кода оборудования
Проблема 3. Где мои сотрудники и чем они заняты?
Когда количество мобильных сотрудников в вашей компании превышает 10 человек, вы начинаете сталкиваться с необходимостью наличия инструмента для контроля их местонахождения. Это требуется для широкого круга задач: учет рабочего времени, контроль расхода топлива, исключение «халтуры» в рабочее время… На сегодня есть много решений для этого: трекеры в автомобилях, мониторинг средствами мобильных операторов. У них есть общий недостаток — необходимость вручную сопоставлять данные из нескольких систем. Это достаточно трудоемкое и затратное занятие.
В нашей платформе мы реализовали следующее решение: при любом изменении заявки сотрудником в мобильном приложении сохраняется его геопозиция, фотографии в отчетах можно загружать только при помощи камеры (можно запретить добавлять фотографии из галереи) с сохранением геоданных и даты/времени съемки. Это позволяет получать отчеты о несовпадении координат объекта и места оформления выполненных работ, сопоставлять маршрут сотрудника с проведением работ по заявкам.
Так же есть специальные фильтры и отчеты по заявке, в которых фиксируется географическая точка при выполнении заявки. Таким образом система показывает на объекте ли были выполнены работы или вне объекта обслуживания.
Геопозиция мобильных сотрудников на карте
Проблема 4. Как обеспечить выполнение регламентов проведения работ?
Очень часто проведение работ на объектах заказчика требует соблюдения определенных регламентов. Это касается и техники безопасности, и последовательности операций при осуществлении плановых работ. Решение этой задачи путем написания огромного количества инструкций для мобильных сотрудников не всегда эффективно — всегда найдется исполнитель, который не прочитал или забыл (да и по нашей практике таких большинство!). В HubEx эта проблема решается настройкой чек-листов (их можно привязать к объекту, конкретному оборудованию или виду работ). Так у сотрудника всегда перед глазами инструкция по проведению работ (технологическая карта операций), а также возможность зафиксировать параметры работы оборудования, например, показания счетчиков.
Настройка чек-листа в HubEx
Проблема 5. Где мы сейчас и куда мы идем?
Существует большое количество показателей эффективности работы сервисной компании. Многие разрабатывают собственные метрики. Сбор данных для расчета зачастую занимает много времени и сил, и заканчивается анализом их в Excel. В HubEx мы постарались заложить возможность расчета основных показателей внутри платформы и представление их в удобной и понятной форме во встроенной BI-системе. Кроме этого, мы предусмотрели механизмы для использования внешних BI-решений для аналитики данных (Power BI, Qlik и другие).
Аналитическая панель HubEx
Информационная система должна быть гибкой и динамично подстраиваться под актуальные требования бизнеса. Платформа HubEx предлагает богатый функционал для конфигурации бизнес-процессов сервисной службы посредством изменения настроек системы и жизненного цикла заявки, однако этого в ряде случаев может оказаться недостаточно.
Для самостоятельного расширения функционала предлагается два варианта: интеграция через существующий REST API, обеспечивающий полный доступ к функциям системы в соответствии с выбранным тарифным планом, либо разработка отдельных REST API модулей системы и доработка пользовательского интерфейса WEB и мобильных приложения (доступно для on-premises решений). Возможность самостоятельной поддержки и расширения функционала системы позволяет снизить затраты, время на внедрение, а также выполнять многостороннюю интеграцию с корпоративными системами
Настройка webhook’а
Сам факт того, что вы открыли эту статью говорит о том, что вы уже согласны с тезисом «Без системы автоматизации невозможно эффективно управлять сервисной компанией». Теперь осталось сделать выбор в пользу удобной для вашего бизнеса платформы.
Мы не настаиваем в выборе HubEx, но всегда готовы дать вам возможность бесплатно попробовать систему. Для этого вы можете запросить 14 дней бесплатного доступа к HubEx.
Источник: сайт компании HubEx
