Видеоконференция: как подготовиться и выбрать оборудование и сервисы
В начале 2000-х об удалённой работе большинство людей только мечтало. Сегодня ситуация в корне изменилась и во многих компаниях полностью или частично офисные совещания заменили общение в мессенджерах и видеоконференции.
Рассказываем о преимуществах видеоконференций, а также о том, какое оборудование, какие сервисы и правила делового этикета помогут провести качественное онлайн-собрание.
дарья протасова
Копирайтер компании AMS Software
Видеоконференции позволяют работать из любого места, где есть стабильный интернет
Видеоконференция — сеанс онлайн-связи между двумя или более пользователями — позволяет обсудить с коллегами рабочие вопросы. И не только. Для этого достаточно иметь ноутбук и устойчивое интернет-соединение. Отсюда вытекает главное преимущество такого формата: можно работать из любой точки мира.
Но это не единственный плюс видеоконференций — рассмотрим и другие:
- Экономия времени — никаких пробок или толкучки в общественном транспорте на пути к месту встречи. Особенно это актуально для таких крупных городов, как Москва, Новосибирск, Санкт-Петербург: в международном рейтинге загруженности дорог от компании TomTom, эти города заняли 1-е, 9-е и 12-е места соответственно среди 416 городов в 57 странах.
Освободившееся время на путь до офиса и обратно можно потратить на выполнение рабочих задач. Да и вероятность опоздания на встречу снижается в разы. - Сокращение транспортных расходов — не нужно оплачивать проезд и проживание в другом городе в случае командировок, а это существенная статья расходов для бизнеса.
- Количество участников встречи может достигать нескольких тысяч — в зависимости от формата.
- Увеличение продуктивности. Когда человек находится в комфортных условиях, его эффективность гораздо выше. Согласно данным Appollo Technical, те, кто работает дома, в среднем на 47% продуктивнее коллег, работающих из офиса.
- Улучшение взаимодействия между участниками — по сравнению с аудиозвонком. С точки зрения психологии зрительный контакт позволяет добиться лучшего понимания друг друга.
Японские учёные провели эксперимент, в ходе которого у участников была зафиксирована синхронизация активности головного мозга в момент пересечения взглядов, что говорит о том, что зрительный контакт значительно влияет на развитие социальных взаимодействий.
Позднее те же учёные установили, что во время пересечения взглядов происходит активация лимбической системы, которая отвечает за формирование эмоций и отношения к окружающему миру. Люди лучше улавливают слова, становятся более внимательными к собеседнику, иногда повторяют его действия.
Какие бывают форматы видеоконференций
Видеозвонок — онлайн-встреча между двумя участниками, которые видят и слышат друг друга.
Групповая видеоконференция — собрание, в котором общаются от трёх участников.
Селекторное видеосовещание — онлайн-собрание, где выделяются модератор, докладчик (и) и слушатели.
Вебинар — мероприятие, направленное на обучение. На экран выводятся обучающие материалы и окно, где отображается видео с веб-камеры спикера в режиме реального времени. Участники не отвлекаются друг на друга и, как правило, могут задавать вопросы спикеру, если вебинар проводится в режиме реального времени.
Что понадобится для проведения видеоконференции
Компьютер или ноутбук.
Подключение к интернету: скорость должна составлять от 3 Мбит в секунду, соединение должно быть устойчивым.
Приложение для видеосвязи.
Программа для записи экрана — при необходимости.
Веб-камера.
Микрофон.
Давайте подробнее остановимся на выборе сервисов и требованиях к веб-камере и микрофону.
Программы для видеоконференций
Рассказываем про три популярные программы для проведения онлайн-мероприятий.
Zoom
Платформа появилась на рынке в 2011 году, но с наступлением пандемии её популярность увеличилась в десятки раз. Так, количество ежедневных пользователей Zoom в декабре 2019 года составляло 10 млн, в марте 2020 года — 200 млн, а уже через месяц в приложение заходило более 300 млн человек в день. Пользователи используют сервис не только для деловых, но и личных целей.
Помимо стандартного сеанса видеосвязи Zoom позволяет открыть общий доступ к экрану для совместной работы. Также можно общаться и обмениваться файлами с коллегами в общих чатах. Данные — видео со звуком, аудиофайл, переписка — будут храниться в облачном хранилище в течение 10 лет, что позволит вернуться к ним спустя годы.
Полный текст статьи читайте на Нетология
