Онлайн-модуль для удобного документооборота в компании
ЗаказчикIT-компания с большим количеством сотрудников в штате и на удаленке, которым нужна онлайн-система регламентов.ЗадачаРазработка простого инструмента для создания и публикации приказов и инструкций для разных групп сотрудников.
Серьезная проблема для среднего и крупного бизнеса — внедрение нормативных документов. У руководителей часто нет уверенности в том, что сотрудники ответственно ознакомились с новыми приказами и взяли в работу обновленные процедуры.
Чтобы регламенты и инструкции были всегда на виду у подчиненных, а руководитель мог контролировать факт их прочтения, мы разработали онлайн-модуль ОРГПОЛИТИКА.
О проекте
В нашем агентстве долгое время распоряжения и приказы выпускались привычно — напечатанными на бумаге, рассылками в корпоративной почте. В некоторых случаях изменения в порядке работы и новые процедуры руководитель закидывал в общий чат в CRM. Мы поняли, что такой подход не эффективен. Документооборот нужно было полностью переводить в онлайн.
Требования к программе от руководства были четкими. Владелец должен уметь:
- выпускать правила, регламенты, приказы, информационные письма, инструкции;
- распределять информацию по разным отделам и назначать права доступа для сотрудников;
- контролировать прочтение документов каждым сотрудником.
Мы решили не разрабатывать независимый софт, , а интегрировать его в Битрикс24, которым пользуемся сами. Это позволило нам существенно сэкономить время разработки и начать работать в программе уже через месяц.
Приложение ОРГПОЛИТИКА устанавливается из Маркетплейса Битрикс24 и представляет собой SPA (Single Page Application), написанное с использованием JavaScript фреймворка Ember.JS. Данные хранятся в системе Битрикс24, работа ведется через REST API Birtix24. Все документы, размещенные в ОРГПОЛИТИКЕ, надежно защищены, информация доступна только пользователям вашего портала, разработчикам — по приглашению.
Как все работает
Установить и использовать модуль может любой пользователь Битрикс24 бесплатно. Если вы не используете Битрикс24 для бизнеса, потребуется зарегистрироваться на портале — это тоже бесплатно.
В ОРГПОЛИТИКЕ существует две основные роли пользователей — руководитель и сотрудник.
Функционал руководителя
Структура
Создавайте индивидуальную структуру своей компании с учетом количества и иерархии отделов в ней.
Права доступа
Настраивайте права доступа (сотрудники отдела А не будут видеть регламенты сотрудников из отдела Б).
Создание документа
Создавайте документ/регламент/инструкцию — устанавливайте, для какого отдела эта инструкция. Документ можно разместить в нескольких категориях.
Контрольные вопросы
Добавляйте контрольные вопросы, на которые сотрудник должен ответить после прочтения. Сотрудник не сможет подтвердить ознакомление, пока не ответит правильно на все вопросы.
Контроль ознакомления
Отслеживайте, кто из сотрудников ознакомился, а кто нет — это видно в отчете.
Функционал сотрудника
Уведомление о новом документе
Сотрудники автоматически получают уведомление в чат о выходе нового документа и приглашение ознакомиться с ним.
Уведомления о изменении существующих документов
При внесении изменений в старые файлы сотрудники также получают уведомления том, что нужно ознакомиться с документом заново.
Ознакомление с документом
После прочтения сотрудник нажимает на кнопку «Ознакомился», а в отчет записывается дата и время этого действия.
Ответы на контрольные вопросы
Если к документу приложен список контрольных вопросов, на них необходимо ответить. В противном случае ознакомление не будет засчитано. Система позволит подтвердить прочтение только если все ответы даны верно.
Учебный Центр
На базе приложения можно создать Учебный Центр. Сотрудники могут пользоваться приложением как базой знаний, проходить курсы, отвечать на вопросы и повышать свою компетентность.
Модуль позволяет размещать до 10 записей в базовой версии. Чтобы размещать больше, потребуется оплатить выбранный тарифный план или купить бессрочную лицензию.
По вопросам установки и настройки приложения или Битрикс24 обращайтесь к нашим специалистам!
Перейти на сайт
Полный текст статьи читайте на CMS Magazine
