«Норникель» автоматизировал интеграцию данных SAP с IBM16.11.2023 11:01

Когда в «Норникеле» завершилось внедрение учетной системы на платформе SAP, стало очевидно, что две группы систем, работающие на предприятиях — учетную (на базе SAP) и систему бюджетирования (на базе IBM) — можно интегрировать между собой. Задачу решили с помощью автоматизации переноса данных, провести которую поручили компании Biplanum.

Трудности интеграции

Исходный процесс бюджетирования предполагал ручное внесение фактических данных из SAP ERP в систему планирования на платформе IBM Planning Analytics по каждому предприятию группы. Это приводило к определенным сложностям.

Во-первых, у процесса была высокая трудоемкость, сотрудникам каждого предприятия приходилось каждый месяц выделять на него много времени. Во-вторых, была большая вероятность возникновения ошибок ввода данных из-за человеческого фактора. В-третьих, субъективность и неоднозначность отнесения фактических расходов сотрудниками по плановым аналитикам приводила к несоответствию плановых и фактических данных в отчетности. И, наконец, отличие в подходах к заполнению план-факта между отдельными предприятиями влияло на сопоставимость консолидированной отчетности Группы.

Для решения этих задач было принято решение автоматизировать процесс переноса данных между системами SAP ERP и IBM Planning Analytics, адаптируя при этом методологию ведения расчетов между этими системами.

В соответствии с архитектурными требованиями «Норникель» определил следующую цепочку передачи данных: SAP ERP КХД (SAP BI) — IBM Planning Analytics. Этот процесс требовал:

• отладки самого процесса интеграции;
• подбора уровня детализации для удовлетворения всех целей учета;
• оптимизации времени работы процесса;
• настройки правил трансформации данных между учетами;
• настройки преобразования для выравнивания справочной базы;
• распределения потока данных по формам, заполняемым пользователями;
• обучения пользователей и их поддержки;
• поддержки и консультаций в периоды пользовательского тестирования;
• параллельной актуализации правил по нововведениям методологического подхода.

Для проверки эффективности и возможности реализации такого механизма в 2019 г. был запущен пилотный проект на трех предприятиях Группы. В итоге были выявлены дополнительные направления оптимизации процесса, а также слабые места, которые требовали доработки. На основании полученного опыта была сформирована двухлетняя дорожная карта проекта по тиражированию интеграционного решения. Перед исполнителем стояла задача адаптировать пилотное решение на 26 предприятий, каждое из которых имеет свои особенности учета, планирования и отражения фактических затрат.

Быстрые результаты

В качестве партнера проекта была выбрана Biplanum — российская компания, работающая в сфере автоматизации планирования и бюджетирования, которая положительно зарекомендовала себя не только долгосрочным партнерством с ПАО ГМК «Норильский никель», но и успешными проектами с такими крупными российскими компаниями, как X5 Retail Group, ТС «Мария-РА», группа «М.видео-эльдорадо», Nordgold и другими.

Одной из основных задач, стоящей перед исполнителем, было получить эффект от интеграции уже на первых этапах проекта. Другими словами — наиболее критичные функциональные блоки должны были передаваться в работу последовательно, по мере их реализации.

Благодаря слаженной работе команд «Норникеля» и Biplanum эти и другие требования проекта были успешно выполнены в установленные сроки. Особо стоит выделить следующие результаты:

• увеличение эффективности анализа план-факт отчетности и скорости принятия управленческих решений;
• устранение искажения план-факт отчетности ввиду человеческих ошибок при заполнении фактических данных в системе;
• параллельная адаптация и актуализация методологии для синхронизации учета интегрируемых систем;
• выявление и отработка всех индивидуальных особенностей учета дочерних обществ для корректного отражения факта;
• разработка масштабируемого механизма, позволяющего подключать новые дочерние общества к интеграции без значительных доработок системы;
• реализация необходимого и достаточного комплекса контрольных процедур для верификации данных на каждом этапе интеграции;
• организация работы интеграционных механизмов в фоновом режиме, без привлечения сотрудников технической или методологической поддержки;
• плавное погружение пользователей в работу с новым интеграционным решением.

Помимо этого удалось описать и систематизировать отличительные особенности предприятий при отнесении фактических затрат, унифицировать отдельные процессы учета факта между ними, а также сместить акцент сотрудников планово-экономических отделов с ввода данных на анализ план-факт отчетности.

Ввод разработанного интеграционного решения в промышленную эксплуатацию стал значимым событием не только для менеджмента организации как потребителя план-факт отчетности, но и для рядовых сотрудников на местах, избавленных от необходимости ручного ввода больших массивов данных. Об этом свидетельствует большое количество положительных отзывов, полученных проектной командой.

В перспективе внедрение такого интеграционного механизма может способствовать постепенной унификации бизнес-процессов разных предприятий и повышению прозрачности план-факт отчетности по Группе компаний в целом.

Полный текст статьи читайте на CNews