Как ускорить маршрутизацию электронных документов
Поделиться
Рынок ЭДО развивается уже много лет. Однако это не значит, что все проблемы уже решены: эксперты до сих пор обсуждают и делятся опытом, как сделать его более удобным. Новые требования к электронным архивам, возможности Low-code платформ и проблему тегирования обсудили участники организованной CNews Conferences конференции «Рынок ЭДО: итоги 2021 года».
Препятствия на рынке ЭДО
В этом году высокая стоимость, трудоемкость процесса и технические ограничения стали очевидными лидерами среди факторов, препятствующих развитию ЭДО, поделилась результатами исследования рынка Анна Климова, директор практики электронного документооборота, «Делойт» СНГ. Проблемы отсутствия должной компетенции у сотрудников и их неготовность к изменениям также отмечены респондентами как наиболее значимые. В то же время, недостаточная прозрачность законодательства и сопротивление со стороны контрагентов существенно минимизировались как факторы, препятствующие развитию ЭДО.
Ключевыми сложностями, возникающими перед руководителями проекта внедрения ЭДО, участники исследования назвали защиту программы или проекта ЭДО перед бизнесом, построение правильной методологической и архитектурной модели и обеспечение ресурсами надлежащего объема и компетенции.
Главная проблема — маршрутизация
Основные свойства ЭДО — оперативность, юридическая значимость и машиночитаемость. Само время на транспортировку электронного документа пренебрежительно мало, основная проблема возникает в процессе его маршрутизации. «Если говорить об ЭДО в исполнении отечественных операторов электронного документооборота, то все благополучно до момента прихода входящего потока в корпорацию. Все осталось на уровне 30-летней давности: один адрес на всю организацию, а дальше уже разбирайтесь сами, кому конкретно предназначено письмо», — отмечает Гагик Григорян, ведущий системный аналитик авиакомпании «ЮТэйр». Сейчас компании решают эту проблему в индивидуальном порядке, но эксперт уверен, что ее необходимо глобально осмыслить и стандартизировать.
Что касается юридической значимости, то по мнению Гагика Григоряна, усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) совершенно не надо ставить на все документы. Для первичных учетных документов он предлагает использовать простую электронную подпись. Также он призвал перейти к единообразию форматов электронных документов при взаимодействии с регулятором, как минимум, в рамках отрасли.
Главной проблемой по-прежнему остается стандартизация форматов документов, участвующих в процессе электронного обмена. Такие форматы уже приняты во всем мире, но в России пока носят рекомендательный характер. Эксперт призвал полностью отказаться от pdf-формата в пользу xml.
«При росте объемов ЭДО в крупных компаниях возникает проблема, как определить ответственного за обработку входящих документов, как разобрать их при получении тысячи документов в день, — продолжил тему Денис Разумов, главный специалист отдела методологии департамента бухгалтерского и налогового администрирования, «Первая грузовая компания». — Поэтому большие компании сегодня диктуют правила, которые позволяют им автоматически настроить адресатов, чтобы избежать ручной работы». При этом правила тегирования документов каждый придумывает самостоятельно. Это пример только зарождающейся культуры взаимоотношений — ведь единых правил тегирования пока не разработано, уверен он.
Денис Разумов рассказал, как происходил переход на ЭДО в его компании. Он подчеркнул, что формализованный электронный документ — это, в первую очередь, информация для систем, не предназначенная для прочтения человеком. Поэтому правила работы с ним существенно отличаются от привычных. Например, для внесения исправлений в электронный документ надо аннулировать старый и сформировать новый или выпустить исправление. Важное преимущество ЭДО — это его прозрачность: все действия фиксируются, а это повышает исполнительскую дисциплину. Денис Разумов также подчеркнул важность тегирования и автоматической маршрутизации.
По его мнению, в ближайшем будущем клиенты для ЭДО будут встроены в учетные системы по умолчанию. Функция бухгалтера изменится — формирование проводок будет закладываться в систему до подписания договора и осуществляться автоматически по заданным алгоритмам. Большинство документов формализуют, а неформализованные будут передаваться в формате PDF/A-3 или его аналоге.
Как создать электронный архив
Еще одна важная тема — организация хранения документов. Электронный архив должен обеспечить разгрузку оперативных информационных систем от архивных документов, их долговременное хранение с сохранением юридической значимости, информационную безопасность, своевременное уничтожение и, в случае необходимости, перемещение. Сейчас на рассмотрении в Госдуме находится законопроект, который устанавливает новый порядок хранения документов в архиве, правила их конвертирования и создания дубликатов, а также требования к лицам, которые могут их создавать. Срок хранения исходного бумажного документа, для которого существует электронный дубликат, может быть сокращен до 1 года.
По рекомендации ВНИИДАД, электронный документ должен поступать на долговременное хранение в виде zip-архива, в состав которого входит оригинал, электронная подпись, сконвертированная копия, xml-файл с метаданными. Наталья Лапшина, ведущий аналитик, «Логика бизнеса», рассказала, как обеспечить юридическую значимость архивных документов. Для этого можно или передать их на хранение специализирующимся на этом компаниям, или обеспечить переподписание, или воспользоваться услугами «электронного нотариата». Она также описала различные сценарии уничтожения документов. Все эти функции доступны в Low-code платформе «Логика. Платформа».
Low-code в документообороте
Продолжил тему использования Low-code Андрей Чепакин, коммерческий директор ELMA. Такой подход позволяет быстро, буквально за пару недель, создавать новые корпоративные приложения. «Low-code коренным образом меняет подход к созданию систем электронного документооборота. На смену монолитным решениям, работающим строго по заранее прописанным правилам, приходит набор приложений, собранных на единой платформе», — говорит он.
Разработка Low-code приложения
Low-code приводит к изоляции приложений, каждое из которых может дорабатываться независимо от других. Меняется подход к разработке СЭД. Многостраничные технические задания уходят в прошлое — на их место приходят требования, которые быстро превращаются в прототип. Появляется возможность использовать agile-подход, изменения вносятся в систему «на лету». «Разработка и демо-встреча, по сути, объединяются в один этап, который проходит очень быстро, — говорит Андрей Чепакин. — При этом развертывание новых приложений происходит без остановки работы самой системы». Он привел примеры из опыта создания СЭД на базе ELMA 365.
Security Vision 5: эволюция автоматизации
Безопасность
В группе компаний ММК с 2016 г. используется собственная система электронного документооборота «АТАЧ», рассказала Дина Бахарева, руководитель продукта «АТАЧ» «ММК-Информсервис». С ее помощью можно создавать и подписывать документы из любой точки мира с любого устройства, передавать их в архив или утилизировать. Решение позволило перевести в цифровой вид кадровые, финансовые, юридические и другие виды документов, оно бесшовно интегрировано в ИТ-ландшафт предприятия, соответствует требованиям крупных холдингов и может быть легко настроено и доработано с учетом специфических требований.
Функциональные возможности
Благодаря «АТАЧ» удается экономить до 2 часов в день на согласовании документов. Средний отклик системы во всех режимах составляет менее 200 мс. Решение имеет открытый API, что дает возможность бесшовно интегрировать его в ИТ-ландшафт любого предприятия. А технология No-code позволяет дорабатывать систему с учетом специфических требований пользователей без привлечения программистов.
ЭДО в крупных компаниях
Инициативы со стороны государства, такие как внедрение ЕГАИС, «Меркурий», маркировки, а также электронных больничных, трудовых книжек, кадровых документов, заставляют компании переходить на электронный документооборот (ЭДО), отмечает Оксана Андреева, руководитель сектора развития СЭД, «Магнит». Дополнительный стимул — требования поставщиков, которые видят в таком способе взаимодействия способ ускорить бизнес-процессы, обеспечить их прозрачность и безопасность.
Большую часть ЭДО в «Магните» составляет внешний документооборот. Оксана Андреева рассказала, как для перехода на ЭДО пришлось изменить бизнес-процесс подписания договора. Теперь это делается в течение 3 часов, а раньше занимало не менее месяца. Также в электронный вид переведено согласование списка товаров и цен (Pricat). По завершении процесса все данные немедленно поступают в учетную систему компании, что очень важно в период интенсивных продаж, когда цены постоянно меняются. Оксана Андреева также подробно описала процедуру работы с товарами, подлежащими маркировке, и процесс формирования электронных транспортных накладных.
Благодаря переходу на ЭДО компании удалось снизить нагрузку на сотрудников, сократить риск утраты документов, отказаться от необходимости расширения площадей, необходимых для хранения бумажных копий. «Переход на электронное взаимодействие позволяет компании идти в ногу со временем и оставаться конкурентоспособной не только в сфере ритейла, но и на рынке труда», — говорит Оксана Андреева.
О переходе на кадровый ЭДО рассказала Анна Дорская, руководитель проекта «Цифровизация кадровых процессов», старший менеджер по управлению персоналом, KPMG. Проект реализован на базе продуктов »1С», используется внешний удостоверяющий центр. Для создания наиболее удобного интерфейса использовалась методика дизайн-мышления и пользовательские тестирования. Было получено более 150 комментариев, из них 80% взяли в работу.
Особенности решения
Проект реализуется поэтапно. Как рассказала Анастасия Самарина, менеджер, методолог проекта ЭКДО, KPMG, в апреле 2019 г. был создан личный кабинет. На первом этапе в нем появилась возможность заказать справки. Осенью 2019 г. начался выпуск электронной подписи, созданы интерфейсы для подписания электронных кадровых документов. Также в личном кабинете можно получить расчетный листок и там же задать вопросы по его содержанию. Один из последних проектов — перевод сотрудников на электронную трудовую книжку. С 1 января 2021 г. запущен процесс электронной подачи документов на социальные выплаты и электронный листок нетрудоспособности. «Мы гибко подходили к реализации проекта, нам приходилось добавлять в него новые фазы в соответствии с появившимися законодательными изменениями», — говорит Анна Дорская.
Светлана Рогова, начальник юридического управления, Sova Capital Limited, рассказала, как проходил переход на электронный документооборот в компании. Для нее была важна кастомизация — решение не должно содержать ничего лишнего, только то, что нужно юристам, а также учитывать регуляторные нормы и особенности документооборота в двух юрисдикциях: Великобритании и России.
В результате на платформе MS SherePoint появилась Sova Docs. Система была запущена в марте 2019 г., к настоящему времени выпущено 3 релиза. Автоматизированы 8 из 10 бизнес-процессов в компании. Sova Docs ежедневно использует более 200 человек. Скорость согласования документов возросла на 40%, а скорость их поиска — на 83%. Годовой бюджет на развитие системы — более ₽10 млн.
Наталья Рудычева
Полный текст статьи читайте на CNews
