Как управлять базой знаний без иностранных решений: инструкция по миграции07.12.2022 11:15

С весны 2022 г. зарубежные компании одна за другой прекратили работать с российскими заказчиками. Проблемы начались и в сфере управления корпоративными документами — так как с российского рынка ушел продукт Confluence компании Atlassian. Какие российские альтернативы уже появились и в чем отличие от привычного решения, читайте далее.

Confluence и Jira

Австралийская компания Atlassian приостановила работу в России с 3 марта 2022 г. Это разработчик программного обеспечения для управления корпоративными решениями. Самые известные продукты —Jira и Confluence.

Массового отзыва действующих Server и Data Center-лицензий по началу не было, однако процессы с сохранением информации каждый день подвергались все новым рискам из-за нулевой технической поддержки со стороны Atlassian в случае сбоев. Также разработчик предупредил, что не будет больше принимать оплату за продукт и продлевать лицензии российских пользователей.

В октябре 2022 г. компания заявила, что прекращает любую деятельность в стране и начала выборочно блокировать некоторых пользователей. Это означает, что если вовремя не переехать на российский аналог, доступ ко всем файлам может быть внезапно закрыт.

Последние девять месяцев отечественные компании постепенно уходили с решения Atlassian, особенно те, кто обладал критической информационной инфраструктурой — к этому подталкивал весенний указ Президента России.

Напомним, Confluence — это wiki-система, в которой организации и команды собирают свою базу знаний. Решение помогает систематизировать контент: заметки, блоги, новости и документы, инструкции, приказы и распоряжения, наладить поиск, интеграцию с ИТ-средой и необходимыми офисными инструментами. С 2004 г. Confluence был стандартом в таких wiki-системах.

В то же время, еще до ухода компании из России некоторые клиенты отмечали ряд минусов в работе с привычным продуктом. Так, периодически подводила система поиска: особенно если требовалось найти что-то не в своем, а в «чужом» пространстве.

Жаловались компании и на скорость работы — необходимо было проводить множество промежуточных операций, громоздкая система тормозила при переходе на другие страницы и разделы, и даже системные обновления от производителя Atlassian не решали проблемы. Возникали вопросы и потому, что плагины для расширения функциональности системы требовалось закупать отдельно. Интерфейс и дизайн продукта к 2022 г. также слегка устарел.

Чем заменить Confluence

Среди отечественных аналогов выделяют EvaWiki. Этот продукт разрабатывается компанией EvaTeam, которая с 2003 г. представлена на российском рынке разработки ПО для высоконагруженных систем и систем c повышенными требованиями к надежности и отказоустойчивости. В 2019 г. в компании активно занялись созданием альтернативы Confluence— EvaWiki.

EvaWiki — это сервис, который помогает управлять всей информацией по проектам компании, создавать собственные базы знаний и организовать совместную работу.

В отличие от Confluence, решение удовлетворяет требованиям всех отделов от разработчиков ПО до отделов бухгалтерии за счет гибкости и широкого функционала сервиса.

Так, решение помогает работать с документами и создавать собственную базу знаний. Ее можно структурировать в удобном для заказчика формате (древовидная иерархическая структура). Также есть возможность добавлять вложения, вставлять видео и картинки, создавать диаграммы с помощью встроенного плагина draw.io, включать предварительный просмотр документа.

Искать документы удобно с помощью тегов или ключевых слов. С ними могут работать несколько пользователей на основе ролевой модели с настраиваемыми правами доступа. У встроенного текстового редактора EvaWiki есть те же функции, что и у редактора Confluence от Atlassian. Можно вносить изменения в основной текст, оставлять примечания и ремарки, согласовывать документы. Есть также такие функции как версионность, черновики, история изменений с откатом. Можно делиться документацией с клиентами, создавая публичные базы знаний.

Если сравнивать с Confluence, у российского решения есть важные преимущества: отечественная разработка и российская инфраструктура (продукт есть в реестре российского ПО). Кроме того, клиент может самостоятельно доработать продукт: желающим предоставляют открытый API, с помощью которого можно создавать собственные расширения.

Кому подойдет

Решение российского разработчика подойдет для бизнеса сегмента Enterprise, независимо от отрасли.

Так, один из клиентов EvaWiki — компания «СберМаркетинг», которая предоставляет услуги в области маркетинга. Представители EvaTeam помогли компании перенести все данные из Confluence, перевести всех пользователей из старой системы и мигрировать на новую платформу с привычным интерфейсом и функционалом. Аналогичным образом из Confluence информацию перенес дистрибутор ПО Mont, включая диаграммы draw.io.

Как проходит внедрение

Миграция с Confluence проходит бесшовно, буквально в два клика. Перенести можно как все содержимое корпоративной системы Confluence, так и отдельные пространства.

Если клиент не хочет использовать облачную версию, систему можно скачать и установить к себе на сервер. Продукты EvaTeam реально установить и настроить собственными силами, но чаще представители компании помогают с внедрением. Это может быть как базовая помощь в настройке системы, так и внедрение в крупном бизнесе с дополнительной разработкой и массовым обучением сотрудников.

К примеру, внедрение «под ключ» выглядит так: специалисты разрабатывают и согласовывают план проекта, в деталях изучают компанию и ее бизнес-процессы. Затем готовится техзадание на настройку системы. Потом наступает этап опытной эксплуатации и обучения администраторов и пользователей системы.

Насколько долгим будет процесс внедрения, зависит от автоматизируемого процесса, масштаба организации и дополнительных работ — например, интеграции с внешними системами и разработки дополнительной функциональности.■

Полный текст статьи читайте на CNews