Как перейти от управления документами к управлению контентом
Поделиться
Реальные кейсы внедрения систем электронного документооборота разительно отличаются от того, что описано в маркетинговых материалах вендоров. Сегодня разработчики от узкоспециализированной задачи обеспечения электронного обмена документами перешли к созданию удобных систем для управления проектами и мультимедийным контентом. Интеллектуальные сервисы помогают находить годами невостребованные данные, анализировать их и принимать решения с учетом того, что раньше было недоступно. Об этом говорили участники организованной CNews Conferences конференции «Электронный документооборот и управление контентом».
Традиционные ЭДО
Исследование Первой грузовой компании (ПГК) в 2019 г. показало, что отказ от 500–600 бумажных документов в месяц сокращает время донесения информации и принятия решений на 30%. Начальник отдела оптимизации и управления документооборотом ПГК Надежда Кузнецова рассказала про трехлетний опыт перевода крупнейшего оператора железнодорожных грузоперевозок на электронный документооборот.
Когда документ — это основной способ коммуникации, и для того, чтобы приступить к работе, все ждут необходимых бумаг, компании сложно эффективно развиваться. Однако все попытки изменить привычный способ взаимодействия вызывают сопротивления и сотрудников, и клиентов. По словам Надежды Кузнецовой, мало внедрить электронный документооборот, гораздо важнее изменить бизнес-процессы.
Первой грузовой компании за 3 года удалось избавиться от 90% первичных бумажных документов и от 54% избыточной договорной документации. Электронная система еще дорабатывается, не все процедуры охвачены.
Комиксы как инструмент обучения новым сервисы
Елена Ковалева, менеджер по продукту букмекерской компании «Лига Ставок», в продолжение темы работы с сотрудниками отметила важность предоставления им высокого уровня сервиса в процессе использования ЭДО. Люди должны знать, куда и как можно обратиться для решения своих задач, и не отвлекать других письмами и звонками. Воркшопы, демовидео и комиксы — главное HR-оружие. С их помощью можно быстро, удобно и ненавязчиво привить сотрудникам новые навыки.
Узкие места: контрагенты
Илья Шатунов, ведущий менеджер развития ЭДО и SAP «Мегаполис», рассказал о том, какие трудности возникают при обмене документацией с клиентами, особенно если вы работаете с розницей. С небольшими точками приходится общаться, как с собственными сотрудниками, проводя просветительскую работу и обучение. Также необходим постоянный мониторинг подключения и постоянный контроль.
Крупные сетевые ритейлеры тоже требуют внимания, но в данном случае оно вызвано необходимостью интеграции решений, согласования требований и условий. При подключении региональных контрагентов дополнительно возникают проблемы с роумингом.
С точки зрения начальника управления информационных технологий Росморпорта Павла Босенко, российский рынок ЭДО недостаточно удобен для изучения и выбора решений. Клиентам предлагают презентации и отзывы, а хотелось бы иметь возможность протестировать решения. Он отметил, что сегодня особенно актуальна задача автоматизации рутинных операций с помощью искусственного интеллекта.
От ЭДО к управлению контентом
Илья Бодров, руководитель отдела развития продуктов и решений на платформе LDM (Lanit Document Management) ЛАНИТ, предупредил, что в его выступлении речь пойдет не только о документообороте. Организации производят огромное количество контента, для управления которым системы ЭДО непригодны, они покрывают лишь небольшую его часть. Западные вендоры ECM (Enterprise content management) систем с рынка ушли. Законодательство меняется очень быстро, по сути, формулируя запрос к вендорам и задавая направления работы. В их числе обеспечение кадрового документооборота и юридической значимости обмена документами.
Проблемы российского рынка СЭД
Платформа LDM представляет собой набор прикладных инструментов для решения типовых задач. Она может внедряться помодульно без остановки работы бизнеса. Микросервисная архитектура позволяет легко масштабировать и наращивать производительность решения. Есть возможность организовать работу команды и обмен контентом, который хоть и не является документом, но тоже требует учета. Можно управлять задачами, доступен вики-интерфейс для неструктурированной информации. Когда потребуется документ, пользователь логично переходит в систему формального документооборота.
Сквозной поиск по тексту и медиа
Content AI, российский наследник ABBYY, предлагает организовать систему, способную осуществлять поиск по всем корпоративным данным. У каждого сотрудника формируется своя картина мира, построенная вокруг его круга задач. Иногда для принятия решения нужно использовать накопленные коллегами и предшественниками знания и опыт. Но в процессе их поиска попадаются неактуальные версии файлов, недостоверные данные. А это — риски и потери для предприятия.
Антон Фролов, руководитель отдела разработки продуктов для интеллектуального поиска Content AI, предлагает объединить все значимые для компании источники информации и работать с ними как с поиском в интернете. Искать можно не только в специально собранной новой базе, но и по уже существующим базам данных, ресурсам и решениям. Продукт Content AI станет своеобразным навигатором для сквозного поиска с показом связанных документов и гиперссылок. Он также позволяет формировать аналитику по проектам, сотрудникам и процессам, основываясь на том, как изменяется количество документов в системе по конкретной теме.
Сергей Фомин, CEO и сооснователь Picvario, тоже отметил проблему хаоса с контентом в организациях. Компания решила выйти на рынок с продуктом, который помогает корпорациям управлять цифровыми активами. Современные данные — это не только фотографии. Текст и презентации, чертежи и 3D-модели нужно где-то хранить. Традиционно данные делятся на структурированные, которые хранят в упорядоченных системах, и неструктурированные, чаще всего разбросанные по разным файлохранилищам, серверам и личным ПК.
Александр Голубчиков, МегаФон: Популярность набирают облачные решения и кибершеринг для расширения концепции SecaaS
Безопасность
Фото и видео бесполезно хранить без метаданных о том, что на них изображено. Ручное описание устарело, сейчас активно внедряются интеллектуальные системы распознавания лиц, звуков, автоперевода и тому подобные AI-инструменты. Решение Picvario позволяет индексировать все цифровые активы предприятия, независимо от того, где они хранятся, показывать и управлять ими в едином интерфейсе. Picvario умеет создавать облегченные прокси-копии больших файлов, перемещать неактивный контент в «холодные» хранилища.
Анна Агеева
Полный текст статьи читайте на CNews
