Как фрилансеру правильно организовать рабочий процесс, пространство и файлы02.11.2022 18:47

По данным портала «Работа.ру», 38% россиян задумываются о переходе на фриланс. Среди преимуществ такого формата они видят удалённую работу, гибкий график и возможность трудиться одновременно над разными проектами. С одной стороны, всё это действительно может показаться преимуществом: фрилансер становится более независимым и получает больше времени на саморазвитие. С другой стороны, без поддержки команды и руководителя человек может столкнуться с новыми для себя трудностями в работе.

Полина Филиппова, ведущий дизайнер холдинга Nova Group, фрилансер и преподаватель Нетологии, рассказывает, как грамотно организовать рабочий процесс и пространство на фрилансе, где лучше общаться с заказчиками, как правильно хранить файлы и что делать с прокрастинацией.

Общаемся с заказчиком в удобном для себя канале

Любой проект на фрилансе начинается с общения с потенциальным заказчиком. В зависимости от того, где и в каком виде опубликовано портфолио специалиста, предложение о работе может поступить в социальных сетях, мессенджерах, на почту, а иногда даже по телефону.

Куда бы ни пришёл запрос, важно понять, где лучше продолжить общение — в первую очередь, комфортно должно быть самому фрилансеру. Лучше заранее обозначить предпочтительный способ связи, а в случае получения заявки в другом месте — смело перенаправлять диалог в удобное для себя пространство.

Самые популярные каналы общения с заказчиком — мессенджеры и электронная почта. У каждого есть свои преимущества и недостатки, расскажу о них подробнее.

Мессенджеры

Для сравнения предлагаю рассмотреть Telegram — один из самых популярных мессенджеров среди фрилансеров. Уже много лет я общаюсь по проектам именно в нём.

Плюсы:

• группировка диалогов в тематические папки;
• возможность закрепить диалоги и сообщения, чтобы они всегда были перед глазами;
• поддержка файлов разного формата — их можно отправлять и хранить в чате;
• создание чатботов для автоматических ответов и рассылок;
• аудио- и видеозвонки;
• лёгкая настройка.

Минусы:

• перемешиваются информационные каналы, личные и рабочие сообщения — из-за этого информация может затеряться, а человек не будет отдыхать даже в нерабочее время, видя сообщение от заказчика;
• функции голосовых сообщений и звонков часто используются без предварительного обсуждения, что нарушает личные границы и доставляет дискомфорт;
• мессенджеры настраивают на более неформальное общение — это усложняет формулирование технического задания и обратной связи;
• можно в одностороннем порядке безвозвратно удалить сообщение или целиком диалог.

Электронная почта

У всех почтовых служб примерно одинаковые функции, преимущества и недостатки, поэтому я отмечу универсальные моменты, которые влияют на работу фрилансера.

Плюсы:

• автоматическая сортировка писем по отправителю;
• маркеры для писем: важное, непрочитанное или срочное;
• отправка писем нескольким получателям одновременно;
• возможность сохранить весь диалог без одностороннего удаления или редактирования;
• поддержка файлов большого размера;
• более формальный и структурированный диалог: на написание письма уходит больше действий и времени, к этому процессу люди часто подходят более обдуманно, чем к написанию сообщения в мессенджере.

Минусы:

• почту обычно проверяют реже мессенджеров, поэтому общение ведётся намного дольше;
• нельзя совершать звонки, поэтому нужно пользоваться сторонними сервисами для презентации проекта;
• на написание письма действительно уходит больше времени и приходится детальнее обдумывать сообщение.

На моей практике было несколько случаев, когда заказчик в конфликтной ситуации удалял сообщения или целые диалоги. В такие моменты приходилось прощаться с гонораром, поскольку даже в суде я была бессильна: не хватало сообщений, подтверждающих отправку и обсуждение файлов.

Но несмотря на это, мессенджер всё-таки удобнее для более оперативного решения некоторых вопросов. Поэтому для себя я чётко определила: работа обсуждается по почте, а все дополнительные вопросы после разработки — в мессенджерах. Так мне удаётся разделять личное и рабочее.

Ещё один важный момент: не стоит читать сообщения от заказчика, и тем более отвечать на них, в нерабочие часы. Даже если кажется, что переписка не часть работы, это всё равно отнимает личное время, а иногда и силы. Нужно научиться откладывать диалог, где бы он ни вёлся, на рабочие часы.

Работу над проектом делим на три этапа

Чтобы рабочий процесс шёл продуктивно, недостаточно ежедневно садиться за компьютер на 5–6 часов с целью поработать. Самый эффективный способ сдавать проекты в срок, а иногда и раньше, — делить работу на три этапа.

Первый этап — фиксирование всех проектов, их стадий: общение, разработка, корректировка, документация, ожидание, — и проделанной работы.

Я пользуюсь таск-менеджером Trello, где создаю доску на каждый текущий проект и уже в названии описываю этап работы. Отдельными цветами выделяю проекты, которые находятся на стадии запуска или обсуждения. Так мне проще понять не только текущую, но и предстоящую занятость.

Это мои доски в Trello. Зелёным цветом выделяю проекты, которые в ближайшее время нужно взять в работу, жёлтым — те, что обсуждаются с заказчиком

Второй этап — максимально подробное описание стадий по каждому проекту на неделю. Важно установить обязательный минимум выполненных задач, их желаемый объём, а также идеальный максимум, к которому хотелось бы стремиться.

В Trello я разбиваю работу над каждым проектом на этапы…

…а затем каждый этап делю на отдельные чеклисты

Третий этап — описание задач на каждый день. В идеале нужно сделать это как можно более детально и подробно:

Каждый этап лучше выполнять по отдельности — так работа пойдёт быстрее.

Задачи на неделю и на день можно фиксировать не только в специальных сервисах, но и более консервативным способом — в ежедневнике. Однако общее ведение проектов я всё-таки рекомендую доверять таск-менеджерам. Мои любимые: Trello, Todoist, YouGile и Remember The Milk.

Заполнять и обновлять информацию по проектам нужно минимум 2 раза в неделю, в идеале — фиксировать процесс ежедневно. Это поможет не упустить ни один нюанс и не забыть про дедлайны.

Также стоит записывать в список дел быстрые и простые задачи вроде общения с клиентом. На первый взгляд может показаться, что спросить, уточнить, запросить и сообщить — это быстро, но на деле оказывается совсем иначе.

На всякий случай я всегда рекомендую сообщать клиенту об этапах работы. Некоторые волнуются, когда фрилансер молчит 5–7–10 дней, даже если сроки разработки чётко обозначены. Стоит периодически напоминать о себе словами:

Так вы не только успокоите клиента, но и познакомите его с процессом разработки.

 курс

Тайм-менеджмент

Узнать больше

• Повысите свою эффективность в личной жизни и работе
• Сконцентрируете внимание на самом важном
• Найдёте время на себя и близких, отдых и хобби

В сроки работы закладываем время на прокрастинацию

Как правило, бóльшую часть времени фрилансеры работают из дома, что приводит к некоторым проблемам: отвлекают бытовые дела и непреодолимое желание полежать на диване и почитать книгу, вместо очередного технического задания от клиента Полный текст статьи читайте на Нетология