Как эффективно адаптировать сотрудников при помощи четырёх инструментов: опыт компании-разработчика МойОфис
Существует множество идей для онбординга новых сотрудников, например, различные игровые механики, видео и даже отдельные мобильные приложения. Но не всегда у компаний есть бюджет на такие инструменты, да и не в любую корпоративную культуру впишется, к примеру, квест с выполнением заданий.
В этой статье Екатерина Дементьева, директор по персоналу компании-разработчика ПО МойОфис, расскажет про простые инструменты адаптации, которые успешно используются в их компании. В том числе благодаря этим инструментам в МойОфис остались работать 98% вышедших в 2021 году новых сотрудников.
Екатерина Дементьева
Директор по персоналу компании МойОфис
Адаптационные практики помогут новым сотрудникам снизить уровень стресса из-за смены работодателя
Даже если у сотрудника есть подходящий опыт работы, переход из одной компании в другую — это стресс. Главное опасение новичков — не найти общий язык с командой и руководителем. Но пугает не только адаптация в коллективе. У новичка обязательно возникнет тысяча вопросов: «какие у меня цели на испытательный срок», «как тут всё устроено» и даже простое «куда лучше сходить на обед».
Если компания не позаботилась об онбординге, новый сотрудник остаётся со своими вопросами один на один. Может дойти даже до увольнения: согласно исследованию TalentTech, Нетологии и FL.ru, из-за разочарования во время испытательного срока хоть раз увольнялись 28% россиян.
В МойОфис адаптацией занимаются почти с самого основания компании. На начальных этапах бизнеса новые сотрудники в свой первый рабочий день получали приветственное письмо. В нём были ответы на такие вопросы, как:
- где оформить зарплатную карту;
- у кого получить пропуск в офис;
- где посмотреть список сотрудников с контактами;
- как взять отгул или уйти в отпуск.
В письме были контакты HR и организационная информация: о принятом способе внутренних коммуникаций, обедах, документах, рабочем месте сотрудника, соцсетях компании. Также для представления новым коллегам сотрудник должен был кратко написать о себе — в этом ему помогали наводящие вопросы. При желании новичок мог сдать тест на уровень знания английского языка для последующего обучения в соответствующей группе за счёт компании.
В первые годы работы компании вместе с приветственным письмом отправляли руководство сотрудника с оргструктурой организации. Спустя примерно год после начала его использования мы отказались от такого формата, но сейчас рассматриваем возможность вновь к нему вернуться. Сотрудников стало значительно больше, все люди разные и по-разному потребляют информацию: кому-то лучше заходит видео, кому-то — тексты и приветственные письма. Рассчитываем, что руководство сотрудника как комплексный инструмент поможет новичкам быстрее влиться в коллектив.
За почти 9 лет существования МойОфис количество сотрудников существенно увеличилось: сейчас их более 600 человек в офисах в разных городах. Компания растёт, поэтому с момента основания мы существенно изменили процесс и продолжаем развивать его сегодня.
С чего начинается онбординг в МойОфис
Проводим подготовительный этап
Процесс стартует в тот момент, когда рекрутер сообщает о выходе нового сотрудника службам, которые участвуют в приёме и подготовке рабочего места, включая оборудование, создание учётных записей, подготовку приветственного набора, добавление в рабочие чаты и рассылки.
Этот процесс автоматизирован с помощью собственной разработки МойОфис: рекрутер вносит туда данные о новичке и все ответственные, включая руководителей нового сотрудника, получают уведомление. Коллеги готовят рабочее место, оборудование и документы на оформление: трудовой договор, приказ приёма на работу. Когда новый сотрудник приходит в офис в первый рабочий день, он видит, что его ждали и что всё готово к его приходу.
В первый рабочий день представляем сотрудника, показываем офис
Сотрудник HR-отдела проводит новичку экскурсию по офису и показывает, какой отдел где находится, где переговорки, а где — кухня.
На общей встрече департамента нового сотрудника представляют команде. Также в первый день HR с новым сотрудником пьют кофе и просто общаются.
Не оставляем человека в одиночестве в первый день, но и не навязываемся.
Дарим приветственный набор
Нового сотрудника ждёт подарок от компании. Обычно это брендированный набор: сумка-шопер, блокнот, термостакан, чехол для банковских карт, лента для пропуска, ручка и разные приятные мелочи.
Меняем состав приветственного набора примерно раз в полгода.
Представляем нового сотрудника и рассказываем ему о деятельности компании
Раз в неделю рассказываем о новых сотрудниках в рассылке на всю компанию.
Раз в месяц проводим приветственные встречи, где представители HR, маркетинга, коммерческого департамента, дирекции специальных проектов, эксплуатации и внедрения рассказывают о миссии, продукте, истории компании, клиентах и делятся другой полезной информацией.
Проводим индивидуальные встречи с сотрудниками на испытательном сроке
В первые три месяца HR несколько раз встречается с сотрудником, чтобы узнать, как ему работается в компании, понятны ли задачи и процессы. Также HR получает обратную связь о работе новичка от его непосредственного руководителя.
***
Когда началась пандемия и сотрудники перешли на удалёнку, мы внесли небольшие коррективы в процесс адаптации. Например, приветственный набор теперь дарим не в первый день, а при оформлении документов в офисе, а индивидуальные встречи стали проводить как в офлайн-, так и в онлайн-формате — их стало в разы больше. У нас, как и во многих компаниях, в целом увеличилось количество коммуникаций.
Всё перечисленное выше — гигиенический минимум для большинства компаний.
О том, что делает процесс онбординга в МойОфис особенным, расскажем дальше.
курс
HR-аналитика
и автоматизация
Узнать больше
- Научитесь опираться на точные данные, а не на предположения
- Сократите расходы за счёт эффективной настройки HR-процессов
- Узнаете, как увеличить эффективность и производительность сотрудников
Какие инструменты помогают эффективно адаптировать новых сотрудников в МойОфис
Приветственные письма
С первого рабочего дня новые сотрудники получают серию писем — письма-помощники с информацией, которая может понадобиться во время испытательного срока и после него.
Вот пример такого письма:
Периодически мы обновляем содержание приветственных писем, опираясь на обратную связь от новых сотрудников, и тестируем различные гипотезы — что важно и полезно новичкам в первое время.
Письма для сотрудников из разных локаций отправляем с разной периодичностью — в каждом офисе есть свои нюансы. Например, новички в Санкт-Петербурге получают 5 приветственных писем, по одному в неделю. В Москве 6 таких писем и уходят они через день.
Мы экспериментируем с частотой отправки, но стремимся к единому процессу.
Первое письмо — запрос информации о себе, про коммуникации и обучение по продукту
Просим написать короткий рассказ о себе для представления коллегам в еженедельной рассылке. Спрашиваем про предыдущее место работы, интересы.
Также в первом письме рассказываем новичку про коммуникации: каким ПО пользуются в его отделе, как правильно поставить встречу в календаре.
Рассказываем про обучение, которое проходит на испытательном сроке: вводная лекция, обучение по продукту. Так мы заранее предупреждаем новичка о встречах, чтобы потом не было удивления, куда и зачем его пригласили.
Второе письмо — про продукты компании
Рассказываем про экосистему МойОфис, как установить обновления и как каждый сотрудник может повлиять на улучшение продуктов.
Руководители и тимлиды МойОфис открыты к диалогу, поэтому предложить свои идеи и варианты решения задач можно ещё на стадии планирования.
Третье письмо — про обучение для саморазвития и преимущества для сотрудников
Мы в МойОфис предоставляем огромное количество возможностей для развития: например, бесплатные занятия английским, участие в образовательных мероприятиях за счёт компании — курсах, тренингах, семинарах, конференциях, в том числе в качестве спикеров, прохождение профессиональной сертификации.
Также в этом письме добавляем ссылки на материалы для самостоятельного изучения и на корпоративную библиотеку.
Четвёртое письмо — о том, как поддерживать баланс работы и жизни, в том числе при помощи инструментов МойОфис
Также рассказываем про наше спортивное приложение Cloud Sport, про скидки от партнёров. Приводим ссылки на группы по интересам — внутренние или в Telegram-каналах, созданных сотрудниками.
В приложении Cloud Sport есть два вида постоянных активностей — челленджи и клубы.
Челленджи облечены в игровую форму и направлены на быстрое достижение результатов и формирование привычки.
Текущие клубы:
- фитнес — тренировки для зала и дома, комплекс упражнений на улице;
- йога — простые асаны и комбинации для каждого;
- гармония с собой — медитативные практики помогают расслабиться, снять тревожность, побыть наедине с собой;
- бодрость каждый день — занятия по типу производственной гимнастики, лёгкие упражнения для всех групп мышц и клуб для тех, кто готов к новым полезным привычкам.
В заключительном письме, которое приходит в день окончания испытательного срока, — информация о ДМС
Полис, куда обращаться за помощью, где узнать детали. Ну и пожелание не болеть, конечно 
Полный текст статьи читайте на Нетология
