Как безопасно хранить и редактировать файлы на российской облачной платформе13.12.2024 10:16

По данным исследования VK WorkSpace, малый и средний бизнес активно пользуются редакторами документов и отдают предпочтение решениям, чьи серверы находятся в России: это надежно и безопасно. С их стороны есть запрос на совместную работу, управление доступом к файлам, интеграцию с облачным хранилищем. Крупные компании также нуждаются в сервисах для редактирования документов, но для них важны продвинутые функции: автоматическое форматирование, интеграция с почтой и расширенный поиск. Какие же решения предлагают российские разработчики? В статье ведущий менеджер VK WorkSpace Ксения Кокорева и старший менеджер центра компетенции компании Р7 Андрей Бурсиан расскажут о российском облачном офисе. Специалисты поделятся, как заменить офисный пакет Microsoft и Google Workspace отечественным сервисом и бесшовно перейти на новую платформу.

Почему стоит выбрать российское решение

Согласно исследованиям аналитического центра A2: Research, 57% российских компаний перешли на отечественные платформы в 2022 году. А по прогнозам агентств TAdviser и «Вебинар Технологии», к концу 2024 года 42% крупных компаний отдадут предпочтение российским сервисам для бизнес-коммуникаций.

Вот четыре причины, почему стоит перейти на отечественные сервисы уже сейчас, не дожидаясь очередной волны блокировок:

• Стабильность. Иностранные сервисы в любой момент могут в одностороннем порядке расторгнуть договор и уйти с рынка, отечественные же гарантируют стабильную работу.
• Экономия. Затраты на закупку лицензий заграничных платформ постоянно увеличиваются из-за логистических сложностей при оплате. С переходом на российские сервисы получится сберечь средства.
• Простота. Приобрести лицензию иностранной платформы не только дороже, но и дольше из-за того, что необходимо выстроить альтернативные каналы поставок для обхода санкций. При оплате российского сервиса трудностей не возникнет.
• Отсутствие рисков потери данных. Из-за блокировки иностранного облачного решения придется срочно мигрировать на другой сервис, переносить документы и переучивать сотрудников. В таком случае есть риск не только замедлить бизнес-процессы, но и потерять данные компании, если они хранятся на иностранных серверах. Организации, которая пользуется отечественной платформой, не придется волноваться за сохранность документов.

Отличный вариант решения от российских разработчиков — коммуникационная платформа для бизнеса VK WorkSpace. В нее входят корпоративная почта, календарь, диск, редактор документов, таблиц и презентаций, мессенджер, звонки, задачи, заметки и доска.

Платформа входит в реестр российского ПО и интегрируется с DLP- и SIEM-системами. В решение встроены антивирус, антиспам и антифишинг, а вход реализуется через двухфакторную аутентификацию.

VK WorkSpace предлагает широкие возможности для администрирования: можно стереть данные устройства через запрос сервера, заблокировать пользователя и прекратить все текущие сессии, если сотрудник потерял ноутбук или смартфон. Все данные пользователей хранятся сразу в нескольких дата-центрах на территории России. Если один из центров окажется неисправным, файлы не повредятся и не потеряются.

В облачную версию VK WorkSpace встроен пакет компании P7-Офис — технологического партнера VK Tech. В сервис входит редактор текста, презентаций и таблиц. Компания гарантирует высокий уровень надежности: P7-Офис активно используют средние и крупные организации.

Подробно остановимся на двух сервисах VK WorkSpace, в которых можно хранить и редактировать данные: Диске и Документах.

Диск VK WorkSpace — единое пространство для файлов

Диск — сервис, на котором можно хранить и вместе с коллегами редактировать данные любого формата: документы, таблицы, презентации, PDF-файлы, фото и видео.

Преимущества:

• Место на диске получится распределить между всеми сотрудниками в зависимости от нужд компании.
• Есть возможность настроить доступ как ко всей папке, так и к конкретному файлу. Если делитесь папкой по ссылке, можно выбрать, смогут ли другие пользователи только смотреть и скачивать ее или еще и загружать. Также получится установить срок действия ссылки, после которого она деактивируется.

Документы VK WorkSpace — сервис для командной работы

В VK WorkSpace можно совместно с коллегами работать с текстом, таблицами и презентациями в Документах. Для этого достаточно выбрать один из вариантов доступа: к чтению, комментированию или редактированию файла, а затем отправить коллеге ссылку.

Преимущества:

• Безопасность. Есть возможность установить пароль на файл или отдельный фрагмент текста, чтобы защитить его от редактирования.
• Удобная навигация. Для хранения файлов можно использовать древовидную структуру: создавать папки и разделы, сортировать документы по типу файлов, времени и категориям.
• Отслеживание изменений. Все правки сохраняются автоматически, а еще получится посмотреть историю версий и документов и при необходимости восстановить любую из них.
• Единое пространство для работы. Сервис интегрирован с другими инструментами VK WorkSpace — Диском и Почтой. Всю работу можно сделать на одной платформе: создать файл в Документах, разместить его в нужную папку в хранилище или поделиться с коллегами по Почте.
• Масштабирование. Нет ограничений по количеству пользователей. Работать с сервисом можно только в рамках домена компании или предоставлять доступ внешним пользователям.
• Совместная работа. В Документы встроен чат, чтобы было удобно обсуждать с коллегами текст. Есть возможность рецензировать, сравнивать и объединять документы, а также комментировать их.

VK и P7-Офис стали технологическими партнерами: что это значит

В сервис Документы на платформе VK WorkSpace встроен офисный пакет Р7-Офис, что позволяет бизнесу работать с любыми типами файлов. Рассказываем, какие инструменты есть в редакторе.

Р7-Офис — один из самых функциональных на российском рынке и совместим со всеми популярными ИТ-системами. Каждый месяц модули Р7 обновляют и ежегодно реализуют около 10 000 дополнений и изменений с учетом запросов пользователей.

Преимущество решения в том, что при миграции не придется привыкать или переучиваться: интерфейс привычный и интуитивно понятный всем.

В сервисах Р7-Офис получится удобно работать с документами совместно. Можно увидеть всех пользователей, которые в данный момент редактируют файл, а также выбрать режим совместной работы — быстрый или строгий.

• При быстром режиме все изменения отображаются онлайн. Вариант подойдет, например, чтобы провести мозговой штурм, — сотрудники смогут в реальном времени видеть идеи друг друга.
• При строгом режиме правки коллег не отображаются сразу, их можно специально прогрузить, когда понадобится. При этом получится принять или отклонить отдельное изменение или все сразу, а также отслеживать их в «Свойствах файла». Отличный вариант, если необходимо сосредоточиться на своей работе и не отвлекаться на комментарии других сотрудников.

В сервисы встроены макросы JavaScript — небольшие программы внутри платформы.

Их можно отладить через консоль браузера.

Текстовый редактор. Работает с текстами в любых форматах: DOCX, а также PDF, ODT, RTF, HTML, EPUB и FB2. Поддерживает функцию рецензирования: пользователи могут проверять документ и предлагать корректировки, но не менять при этом файл. У сотрудников есть возможность отвечать на комментарии коллег, сортировать правки в хронологическом порядке или по их автору. Все исправления подсвечиваются.

Редактор электронных таблиц. Сервис предлагает те же возможности, чтобы работать с таблицами, что и популярные зарубежные аналоги. Есть более 479 функций и формул. Есть более 479 функций и формул.

Редактор совместим с форматами MS (XLS и XLSX) и OpenDocument (ODS), а также сохраняет файлы в PDF и HTML.

Редактор презентаций. В презентацию можно вставить изображения, автофигуры, диаграммы, переходы, звуки и видео, а также прикрепить линии для связи объектов и фигур. Также получится анимировать переходы слайдов, использовать функцию «пипетка» при выборе цвета и копировать стили автофигур.

Сервис полностью совместим с форматами MS (PPT и PPTX), OpenDocument (ODP).

Как быстро мигрировать с иностранного сервиса на VK WorkSpace

Бесшовно переехать на облачную версию VK WorkSpace получится всего за несколько часов. При миграции сохранятся не только файлы, но и настройки доступа к ним. Например, если вы дали коллеге право редактировать документ, он сможет делать это и на новой платформе.

VK WorkSpace со встроенным Р7-Офис — безопасная и надежная альтернатива зарубежным платформам. Сотрудникам не понадобится привыкать к функционалу: интерфейс и функции привычны и понятны.

Оценить возможности платформы, создать текстовый документ, таблицу или презентацию можно во время бесплатного демо. Вам будут доступны все сервисы VK WorkSpace: корпоративная почта, календарь, диск, документы, мессенджер, задачи, видеоконференции, доска и заметки.

Полный текст статьи читайте на CNews