Heavy Box: автоматизация расчета экономической эффективности по продаже морских контейнеров
ЗаказчикКомпания Heavy-Box — один из лидеров рынка по продаже и транспортировке морских контейнеров, осуществляющая более 2000 перевозок в год.ЗадачаАвтоматизировать учет морских контейнеров. Исключить ошибки в расчетах и документации. Сократить время на формирование отчетов. Обеспечить оперативное обновление данных.
Проблема клиента
Компания Heavy-Box сталкивалась с трудностями в учете и управлении перевозками морских контейнеров. Все данные об отправках и доставке вносились вручную в таблицы Excel, что делало процесс крайне трудоемким и неэффективным. Это создавало ряд проблем:
- Менеджеры тратили значительное время на обновление информации и сверку данных.
- Из-за ручного учета часто возникали ошибки в расчетах и документации, что приводило к задержкам в доставке.
- Отчеты о доходах и расходах приходилось формировать вручную, что занимало много времени и увеличивало риск неточностей.
- С увеличением объема перевозок (до 2000 операций в год) нагрузка на сотрудников стала настолько высокой, что компании пришлось задуматься о расширении штата.
В компании понимали, что для сохранения позиций на рынке ей необходима автоматизация ключевых процессов.
Бизнес-задачи
- Автоматизировать учет морских контейнеров.
- Исключить ошибки в расчетах и документации.
- Сократить время на формирование отчетов.
- Обеспечить оперативное обновление данных и доступ к актуальной информации.
- Снизить нагрузку на персонал, повысив общую эффективность работы.
Решение
Мы разработали современное веб-приложение, которое объединило все ключевые процессы в единую систему:
- Учет контейнеров.
- Расчет сопутствующих доходов и затрат, связанных с их обслуживанием, хранением и логистикой.
- Формирование отчетов по расходам и доходам.
Работа над проектом началась с анализа бизнес-процессов. Наши аналитики провели интервью с менеджерами и логистами компании, чтобы понять специфику их работы. На основе полученных данных была составлена схема автоматизации.
Схема работы веб-приложения для Heavy Box
При разработке мы руководствовались принципами UX/UI-дизайна, чтобы интерфейс был интуитивно понятным, а основные функции находились на расстоянии одного-двух кликов.
Например, в сценарии работы с разделом «Учет контейнеров» менеджер авторизуется, выбирает доступный контейнер, закрепляет его за заказом и завершает оформление. Эти сценарии были подробно отрисованы на прототипах, чтобы ничего не упустить и учесть все детали взаимодействия пользователей с системой. Такой подход дал клиенту возможность заранее оценить удобство интерфейса и внести правки на этапе проектирования.
Прототипы экранов из Figma
Как работает система учета морских контейнеров
Авторизация и доступы
Сотрудники регистрируются в системе через корпоративную почту. При создании учетной записи назначаются роли, которые определяют доступ к различным разделам приложения. Например, логист может отслеживать перемещение грузов, а менеджер работать с базой доступных контейнеров. Такой подход защищает данные и делает интерфейс удобным — сотрудник видит только те функции, которые ему нужны.
Разделы, доступные пользователю с максимальными правами
Заполнение справочников
Для ускорения работы система предлагает справочники: контрагентов (поставщиков, перевозчиков и клиентов), терминалов и типов контейнеров. Например, при добавлении нового договора пользователь выбирает контрагента из справочника вместо ручного ввода данных. Карточки контрагентов и терминалов содержат подробную информацию и формируются один раз, после чего доступны для использования.
Заполнение справочника контейнеров
Учет контейнеров
Контейнеры заносятся в реестр двумя способами: вручную или через импорт данных. При ручном добавлении пользователь указывает тип контейнера (из справочника), номер, стоимость и другую информацию. Если контейнер был куплен в иностранной валюте, система автоматически пересчитывает стоимость в рубли с помощью встроенного конвертера валют, учитывая актуальный курс.
На вкладке учета контейнеров менеджеры могут просматривать список свободных контейнеров и бронировать их. Это создает прозрачную базу договоров, где сохраняется вся история: кто, когда и как приобрел или арендовал контейнер, в какой валюте и по какому курсу.
Учет контейнеров
Отслеживание и перемещение контейнеров
Система позволяет отслеживать перемещение контейнеров в режиме реального времени. По каждой единице можно узнать:
- текущее местоположение (на складе, в пути, у клиента);
- статус доставки конечному покупателю или арендатору.
При изменении расположения контейнера, например, из терминала А на терминал Б, система автоматически завершает операцию хранения на терминале А и создает новую операцию хранения на терминале Б. Это исключает необходимость ручного учета и снижает риск ошибок.
Учет доходов и расходов
Система ведет реестр доходов и расходов. Доходы формируются из договоров продажи и аренды контейнеров, расходы — из операций по их покупке, передислокации и хранению. Для каждой операции система автоматически создает записи, которые учитываются в итоговом расчете. Например, при заключении договора аренды контейнера информация сразу попадает в раздел доходов, а затраты на транспортировку учитываются в расходах.
Формирование отчетов
Система генерирует ежемесячные и годовые отчеты с фильтрацией данных по различным параметрам, которые можно экспортировать в Excel. Отчеты включают:
- сколько контейнеров куплено или продано;
- доходы от аренды и продажи;
- расходы на перевозку, хранение и обслуживание;
- эффективность управления контейнерами, включая расчет вознаграждений для менеджеров.
Результат
- Время на ввод и обновление данных снизилось на 70% благодаря автоматическому импорту и использованию справочников.
- Формирование отчетов, которое ранее занимало несколько дней, теперь выполняется за несколько минут.
- Устранены ошибки в расчетах и документации, которые ранее приводили к задержкам и дополнительным издержкам.
- Встроенный валютный конвертер гарантирует корректные расчеты в рублях и иностранной валюте.
- Нагрузка на персонал снизилась на 30%, так как многие процессы автоматизированы: от учета контейнеров до учета доходов и расходов.
- Уменьшилась необходимость в расширении штата даже при увеличении объемов перевозок.
- В режиме реального времени можно отслеживать местонахождение контейнеров, их статус и маршрут.
- Упрощен доступ к информации через ролевую модель: сотрудники работают только с теми разделами, которые относятся к их должностным обязанностям.
- Благодаря автоматизации, компания сэкономила 15% на операционных расходах, связанных с обработкой данных.
В целом подобная система легко адаптируется под любой тип продукции и услуг.
Стек
Java, React
Полный текст статьи читайте на CMS Magazine
