4 процесса для роботизации в первую очередь11.12.2023 12:16

В наше время автоматизация и роботизация бизнес-процессов становятся все более популярными и неотъемлемыми инструментами для оптимизации работы компаний. Далее в статье разобраны 4 процесса, которые уже роботизированы во многих компаниях и с которых проще всего начать роботизацию в вашей организации.

Итак, роботизация бизнес-процессов RPA позволяет автоматизировать рутинные задачи и ускорить бизнес-процессы, что в свою очередь приводит к повышению производительности и сокращению затрат. Рассмотрим наиболее типичные случаи.

Получение банковских выписок

Банковские выписки являются важным элементом финансового учета и анализа для любого предприятия. Они предоставляют информацию о банковских транзакциях, балансе счетов и других финансовых данных. Однако процесс получения банковских выписок, как правило, весьма трудоемок и требует множества ресурсов.

Именно здесь роботизация бизнес-процессов может прийти на помощь. RPA — это использование программных роботов для автоматизации рутинных задач, которые обычно выполняют сотрудники. Используя роботов, можно значительно ускорить и упростить процесс получения банковских выписок.

Робот может самостоятельно войти в банковский терминал (личный кабинет на сайте банка), выбрать нужное юрлицо, период и заказать выписку. Также возможна подготовка выписок по конкретному контрагенту (во многом похоже на акт сверки за заданный период времени) или по конкретному типу операций (помогает оценить популярность услуг или упрощает анализ налоговой базы).

Зачем эту работу делегировать роботу? Первый ответ очевиден — это дешевле, выгоднее. Задача весьма рутинная, ее может выполнить робот, а человек — только проконтролировать результат. Сам человек в это время может заняться более важной и продуктивной работой.

Кроме того, человеческий фактор всегда присутствует при ручной обработке данных. Ошибки могут возникнуть из-за невнимательности, ошибочного ввода, утомления и т.д. Роботы RPA, с другой стороны, выполняют задачи точно и без ошибок, следуя заранее заданным алгоритмам и инструкциям.

Кроме самого процесса получения банковских выписок, существуют также сопутствующие действия, такие как поиск, скачивание, сохранение и архивирование документов. RPA может автоматизировать все эти этапы, освобождая сотрудников от рутинных задач и позволяя им сосредоточиться на более важных задачах.

При работе с финансовыми данными, особенно теми, которые содержатся в банковских выписках, безопасность является первостепенной задачей. Роботы RPA могут быть запрограммированы для строгого соблюдения требований безопасности и конфиденциальности данных, минимизируя риск возникновения нарушений.

К слову, роботы не могут запомнить цифры на экране и рассказать их соседу по лестничной площадке или конкуренту. А человек, увы, может.

Наконец, роботы RPA легко адаптируются к различным банковским системам и форматам выписок. Они могут работать с любыми типами выписок и взаимодействовать с различными API и веб-сервисами. RPA позволяет легко масштабировать процесс получения выписок, добавляя или удаляя роботов в зависимости от потребностей компании.

Оформление командировок

Оформление командировок — процесс гораздо более сложный. Зная грейд сотрудника и его лимиты, робот может подобрать билеты, гостиницу, рассчитать командировочные, выделить сумму на такси и оформить все необходимые документы, так как в большинстве случаев они рутинны и делаются по шаблонам.

Один из главных этапов в оформлении командировки — это подача заявки. Благодаря RPA, можно настроить бота, который будет автоматически обрабатывать заявки на командировки, заполнять необходимые формы и отправлять запросы на утверждение. Это позволяет сэкономить время сотрудников от рутинных манипуляций и значительно ускоряет процесс в целом.

RPA позволяет интегрировать различные системы управления, например, учетом рабочего времени и расходов. Бот может автоматически получать информацию о доступных бюджетах, отпусках сотрудников и других данных.

Заодно повышается и прозрачность. Лишние затраты сложнее скрыть, цены сложнее завысить, а договориться с роботом и вовсе невозможно. В итоге сотрудник должен вести себя более дисциплинированно.

Составление отчетности

Отчетность — очень рутинный и нормированный процесс. А роботизация, как известно, отлично справляется именно с такими задачами. Робот может извлекать данные из различных источников, анализировать их и формировать отчетность автоматически.

С помощью RPA можно настроить процесс автоматического сбора данных из различных источников и их обработки в единый формат. Затем робот может анализировать эти данные и генерировать отчетность в соответствии с требованиями регулирующих органов.

Причем RPA может совмещать методы API и визуальный интерфейс. Если ИТ-система достаточно прогрессивна и имеет удобный API, который позволяет получать нужные данные, он будет задействован. Если API нет, то робот самостоятельно зайдет в систему, нажмет нужные кнопки, получит требуемые данные и учтет их в отчетности.

Процессы в отделе закупок

Тут речь идет о поиске нужных товаров и запчастей среди большого числа поставщиков, анализе цен и наличия на сайте, получения коммерческих предложений. Дальнейшие решения о закупке должен принимать, конечно, человек. Но рутину, которая предшествует этому решению, робот очень даже способен выполнить.

RPA также может быть использован для мониторинга стоимости и качества закупок. Робот может анализировать информацию о поставщиках и ценах, сравнивать их с предыдущими закупками и предоставлять отчеты и аналитику для принятия решений. Это помогает контролировать расходы и исключить возможные злоупотребления со стороны поставщиков.

RPA также может значительно упростить процесс учета и финансовой отчетности. Робот может автоматически формировать и отправлять счета-фактуры, отслеживать платежи и своевременно предоставлять финансовую отчетность.

Подводя итоги

Наиболее роботизируемы процессы в сфере HR и бухгалтерии. В ней больше всего операций, выполняемых рутинным методом по несложным шаблонам. Далее на очереди — закупки, обработка заявок, техническая и сервисная поддержка.

Полный текст статьи читайте на CNews