6 способов сэкономить средства на системах класса ECM
Компаниям хорошо известно о преимуществах, которые приносит использование систем класса ECM, но количество проблем, с которыми можно столкнуться при их внедрении, устрашает, считают специалисты компании Gartner. Правильная расстановка бизнес-приоритетов - вот самый важный первый шаг на пути к успешному управлению информационным ресурсами на предприятии.По мнению аналитиков Gartner, ECM является совокупностью концепции и общей схемы по интеграции широкого спектра технологий управления информацией и ее форматов. "Системы класса ECM - довольно дорогое удовольствие, именно поэтому к ним в компаниях доступ имеет очень низкий процент работников", - отмечает Тоби Белл, вице-президент по научно-исследовательской работе в Gartner.
Многие ECM-проекты проваливаются задолго до своего запуска. Если работой над проектом занимается ИТ-отдел или даже руководство организации, то главной допущенной ошибкой является непонимание того, насколько сильно система управления корпоративными данными может изменить работу пользователей. "Обычно компании выбирают кратчайший путь и сразу приступают к поиску вендора, - говорит Белл. - Мы же рекомендуем в случае запуска крупного ECM-проекта (стоимостью более 300 тыс. евро) потратить на общее планирование и выбор вендора 6-9 месяцев".
Аналитики Gartner уверены, что организациям необходимо брать в расчет метод совокупной стоимости владения, используя пятилетний временной интервал. Для начала нужно понимать, что расходы на лицензии для ПО будут составлять от 5% до 20% от общих затрат предприятия в течение пяти лет. Более того, необходимо быть предельно внимательными при привлечении новых вендоров, потому что их цены могут потом оказаться гораздо выше запланированных первоначальных затрат.
Специалисты Gartner определили 6 тактических подходов, призванных помочь компаниям сэкономить до 1 млн евро при использовании систем класса ECM:
1. Сократите количество информации
Удалите старую или продублированную информацию перед внедрением "стандартных" ECM-систем, систем управления бизнес-процессами (BPM) и контентно-ориентированных вертикальных приложений (CEVA). Наймите информационных аналитиков которые будут заниматься подсчетом расходов, стоимости и рисков, связанных с хранением данных.
2. При разработке контент-архитектуры не забудьте включить в нее политику внедрения
Политика, касающаяся документации, должна принять форму правил, что позволит провести некоторую автоматическую категоризацию и проследить истечение срока действия контента. В частности, такая политика может использоваться для отделения "зафиксированного контента" от промежуточного. Она также может использоваться для очистки репозиториев и файловых серверов.
3. Включите в свою стратегию развития контент-сервис-провайдеров и открытое ПО
Контент-сервис-провайдеры предлагают помимо ПО еще и консультирование, помощь при внедрении, аутсорсинг и другие услуги. ИТ-руководителям стоит внимательнее присмотреться к вендорам вроде Xerox, EDS, HP, Iron Mountain, Astoria, и Clickability, которые предлагают не только ПО, но и контент-сервис-услуги. Предложения относительно открытого программного обеспечения уже достигли своего полного развития, и рынок стабилизировался. На вертикальных рынках руководители регулярно соревнуются за получение правительственных контрактов и контрактов для высших учебных заведений.
4. Используйте по максимуму свой веб-канал
Нужно перестать тратить деньги на ручную обработку и изменение данных между каналами, предназначенными для работы с клиентами, а вместо этого внедрить структурированную и неструктурированную систему мастер-данных.
5. Не забывайте об экологии
Сейчас компаниям доступно множество различных экологических программ, позволяющих избавиться от излишков (50% архивных бумажных документов являются дубликатами), что в конечном итоге поможет сберечь время, деньги, деревья и уменьшить негативное влияние на окружающую среду.
6. Бросайте привычку вести бизнес только по электронной почте
В Gartner полагают, что комбинация услуг, предоставляемых непосредственно на предприятии, и модели hosted e-mail сервисов приобретет популярность среди компаний. В результате этого некоторые пользователи смогут получить веб-доступ к Outlook "через облако" по низкой цене. Активный переход к сервисам hosted Exchange наблюдался в 2008-2009 годах, что в итоге сильно помогло компаниям в экономии средств.
© @Astera
