«Строительный двор» построил систему учета первичных документов на базе ABBYY FlexiCapture
Компания ABBYY — мировой разработчик программного обеспечения и поставщик услуг в области лингвистики, распознавания документов и ввода данных — объявила о внедрении решения ABBYY FlexiCapture в автоматизированную систему управления оптово-розничной компании «Строительный двор», занимающейся розничной торговлей и оснащением объектов строительства, реконструкции и ремонта.
В ходе двухмесячной работы с помощью решения ABBYY была реализована задача потокового ввода исходящей первичной финансовой документации в систему SAP ERP, установленную в «Строительном дворе». Для выполнения этой задачи была выбрана система ABBYY FlexiCapture с распределенной архитектурой: сканирование осуществляется в региональных офисах компании, после чего скан-копии документов по каналам связи передаются в центр обработки, который находится в головном офисе «Строительного двора». Именно здесь проходят этапы распознавания, верификации и экспорта в ERP-систему. Так в неделю обрабатывается 15 тыс. экземпляров счетов-фактур, товарных и товарно-транспортных накладных, сообщили в ABBYY.
Специально для этого проекта инженеры ABBYY доработали гибкие описания документов, и теперь проверка документов на наличие подписи и печати происходит автоматически. Это позволяет специалистам бухгалтерии и складского хозяйства «Строительного двора» на самом раннем этапе выявлять некорректно оформленные документы и применять меры к их замене. Если документы оформлены правильно, решение ABBYY обеспечивает экспорт распознанных данных в ERP-систему в карточку документа, к которой прикрепляет его скан-копию. Благодаря этому сотрудники «Строительного двора» в любое время могут получить все данные о введенном в систему документе и распечатать непосредственно из нее копию нужного документа.
Как отмечается, «Строительный двор» имеет филиальную структуру с централизованным управлением и бухгалтерией. Все оригиналы документов региональные филиалы отправляют в центральный офис в Тюмени, где их обрабатывает бухгалтерия. Пересылка документов в компании обычно занимает много времени, в течение которого они недоступны и в процессе могут теряться. А учитывая, что централизованного электронного хранилища всех финансовых документов раньше не было, потеря оригиналов и временные затраты на пересылку значительно сказывались на бизнес-процессах организации.
Ежедневно бухгалтерия центрального офиса обрабатывает несколько тысяч документов. До начала проекта с ABBYY сотрудники заказчика проверяли на наличие подписей и печатей все исходящие документы: счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные. Проверка осуществлялась вручную и требовала значительных ресурсных затрат. До внедрения системы потокового ввода документов ABBYY FlexiCapture обработка каждого запроса на получение копии отнимала у бухгалтерии много времени — надо было найти оригинал в бумажном архиве и снять с него копию. При этом часть документов, находящихся в стадии пересылки в центральный офис, в этот момент могла оказаться недоступна для просмотра и копирования. Таким образом, в рамках проекта было необходимо решить задачи внедрения в офисах компании системы распределенного сканирования первичных документов, их автоматизированной проверки на наличие подписи и печати и централизованного хранения скан-копий исходящих документов в ERP-системе компании.
В результате внедрения ABBYY FlexiCapture время на предоставление копий первичных документов клиентам компании сократилось с месяца до нескольких минут. Такие ключевые возможности ABBYY FlexiCapture, как масштабируемость, скорость развёртывания, устойчивость обработки данных и способность взаимодействовать с ERP-системой, позволили специалистам ABBYY выполнить быстрое внедрение функций сканирования и распознавания в компании. Современные технологии потокового ввода документов и данных, реализованные в системе ABBYY, помогли повысить эффективность работы ключевых подразделений «Строительного двора» — бухгалтерии и юридической службы, говорится в сообщении ABBYY.
«Для нас очень важно, что нововведение позволило нам повысить уровень сервиса при работе с клиентами. Сегодня мы можем оперативно распечатывать из SAP ERP документы с подписью клиента, что значительно ускоряет процесс подписания актов сверок и увеличивает скорость решения спорных ситуаций с покупателями, — отметила Светлана Шевелева, главный бухгалтер центрального офиса компании «Строительный двор». — Мы с нетерпением ждем дальнейшего внедрения продукта ABBYY в нашей компании, это позволит нам более оперативно и эффективно обрабатывать большой объем первичных документов и организовывать учет на самом высоком уровне».
На текущий момент в рамках проекта реализована задача потокового ввода исходящих документов в ERP-систему. В дальнейшем, помимо обработки исходящих документов, планируется автоматизировать ввод входящих финансовых документов организации.
© CNews
