Зачётные ошибки в документах контрагентов-физиков и фрилансеров
Мы всегда хотели мобильный офис. Как в анекдоте — люди не падают с той стороны Земли только потому, что они прикреплены к поликлиникам. Мы намертво прикреплены к колл-центру, и это, по сути, единственный объект, который мешает упразднить офис вообще. Из-за этого в какой-то момент у меня началась просто феерия с договорами с физлицами. Кажется, в первые два месяца все допуски накопились однонаправленно.
Например, вот ситуация: наш контрагент когда-то был гражданином Казахстана, и у него было отчество. В этот момент русский банк открыл ему счёт. Потом он сменил паспорт на русский, и отчество у него пропало. Вообще. Просто стал человек без отчества. В итоге мы сначала пытались это расчухать (бухгалтерия не пропускала документ, видя явный косяк в неполном ФИО), а потом, когда разобрались, банк ещё и отменил первый перевод — потому что у них-то человек с отчеством, а мы шлём на такого же, но без отчества. И без вариантов. Счёт ему в итоге пришлось открывать в другом банке.
Почему вдруг нахлынули физлица
В 2013–2014 годах из-за наших экспериментов с мобильностью и концепции будущего кризиса мы начали заключать договоры авторского заказа с фрилансерами в промышленных количествах. Идея очень простая: если тебе нужен новый специалист в штат, часто бывает куда выгоднее нанять профессионала подороже, но на контракте. В высокий сезон он будет получать куда больше штатного стотрудника, а в низкий — куда меньше (потому что заказов будет меньше). При этом за год получается не сильно дороже — разница, ну, может, процентов 20, что уверенно компенсируется тем, что не надо тратить место в офисе, обеспечивать бумагу и компьютер, уборщицу и так далее. И ещё возможность платить, когда денег много, и экономить, когда и так надо экономить — она бесценна. Андрей Ситарский считал такое расширение офиса единственно правильным перед кризисом, и был прав.
Но давайте всё же вернёмся к особенностям договоров.
НДФЛ
Важно правильное указание суммы с учётом НДФЛ. История такая — при обычном налоге на доход физлица из общей суммы удерживается 13% на этот самый налог. Мы его платим поверх суммы заказа фрилансеру по договору. Проблема в том, что фрилансер должен правильно посчитать эту сумму. Моей первой ошибкой было то, что я работал с опытными профи, и считал (привычный к миру юрлиц), что уж чего-чего, а с документами у них всё в порядке, плавали, знают. Так вот, многие люди, имеющие опыт по 5–6 лет на российском рынке, просто не умели в НДФЛ. То есть наш договор был для них реально первым, где они его считали.
Ок, первым трём фрилансерам после отправки сканов бухгалтерия прямо на них писала, что надо поправить. Представьте себе ад с бумажной работой, где есть предоплата и постоплата, и предоплату мы решили не отменять, а платить как указано без НДФЛ, чтобы потом компенсировать во второй части этот счисленный налог. Надо было детально объяснить каждому, куда делась часть суммы, почему, когда она будет скомпенсирована (налог-то платим мы, а не сотрудник, он получает оговоренную сумму), потом объяснять бухгалтерии сложности взаимозачётов и раз за разом считать суммы переводов…
Потом в саму форму договора я добавил следующее: «Сюда надо написать сумму, причём с НДФЛ в ней. Вот ссылка на калькулятор НДФЛ, туда надо ввести то, что вы хотите получить, и указать здесь полученную сумму с учётом налога 13%». Попытки объяснить, чем «сумма минус 13 процентов» отличается от «сумма плюс тринадцать процентов» ни к чему не привели. Спустя договор человек с математическим образованием прибавил 13% к сумме. Он же, чёрт побери, не будет слушать калькулятор, уж чего-чего, а прибавить 13 процентов — не проблема и дома!
Я добавил фразу: «Например, если нужно 100 рублей к получению, то сумма с НДФЛ будет 115 рублей (а не 113, как может показаться на первый взгляд)». И через неделю получил договор от девушки-корректора, где она особо отметила, что в расчётах была ошибка. 100 рублей с учётом 13% налога явно 113, а не 115 — мы что-то перепутали в договоре. Но она всё исправила и выслала нам почтой документы как надо.
Сейчас тьфу-тьфу, таких косяков нет.
Реквизиты
Координаты оплаты русскому человеку даются с трудом. Банки это дело давно просекли и позволяют переводы просто по номеру карты (который вовсе не является номером счёта) или по телефону (по которому можно установить номер счёта). Так вот, в голове у простого человека номер карты почти всегда — счёт. И понимание того, что счёт — это место с деньгами, а карта — просто идентификатор доступа к счёту, — это излишнее.
Когда не указывают реквизиты банка, это фиксируется просто. Да, досадно, что надо заново отправлять физические копии, но в «рыбе» договора достаточно показать пример со всеми нулями в реквизитах, и человек будет делать как надо.
Теперь самое весёлое. Первый перевод мы отменяли потому, что человек просто не знал номер своего счёта и реквизиты банка, но зато знал координаты сестры. Договор с одним человеком, а акт на другого. Отличная идея. Кстати, в чеклисте теперь есть «получатель и подписант — одно лицо», потому что светлая мысль с сёстрами пришла сразу двум разным людям в двух разных концах страны.
Ещё, конечно, часто путают счёт клиента банка и какой-нибудь из счетов банка вроде корреспондентского. К счастью, сама банковская система от такого страхует, да и бухгалтерия бдит, и странные числа перепроверяет. Но деньги иногда «подвисают» на несколько дней.
Доставка
О, это отдельная песня. Представьте, вы подписали договор, всё хорошо. Основанием для оплаты служит выставляемый счёт. В случае с физлицом счёта нет, и основанием для постоплаты является допник к договору с реквизитами и акт выполненных работ. Самые ушлые просто высылали нам эти акты подписанными сразу — мол, как фрилансерами работали, один хрен, такие же риски, мы вас знаем. Но некоторые предпочитали присылать акты под конец. И вот здесь начинался цирк.
Сначала номер договора и дата допника и акта. Номер может оказаться просто незаполненным (сейчас мы его заполняем сами — иначе это вызывает море вопросов, как его указывать), а дату ставим на две недели вперёд от договора. Потому что когда она была не заполнена, человек туда часто вписывал дату с договора, и получалось, что он подписал договор, и тут же мгновенно выполнил всю работу.
Ещё крутое расслоение реальности было, когда мы работали с человеком, который ждал от нас подписанного договора, а сам отправил нам подписанный акт и сдал работу (да, он нам очень доверял). В результате после сбора всего комплекта документов получилось, что акт выполненных работ был подписан на неделю раньше договора.
Потом ещё Почта России может потерять письмо. Серьёзно, при том, что они наш лучший по отсутствию брака контрагент на доставке посылок, письма они продалбывают с завидным постоянством. Наш новый офис в новом же здании со сложным номером — есть и корпус, и строение. И на картах оно появилось не сразу. Поэтому примерно 5 писем они пытались вручать кому-то другому в других зданиях с похожими номерами. Ещё регулярно они почему-то не несут письмо, а держат его на почте до получения — механизм не очень ясный, но мы рекомендуем отправлять с трекингом, по нему хотя бы можно найти концы.
С адресом тоже был ряд проблем — оказывается, куда проще отправлять на конкретного человека по адресу офиса, чем на офис в целом. Лайфхак того, чтобы почтальон не упирался по поводу вручения лично в руки — писать не «кому», а «для такого-то» после адреса. Типа, пометка, кому сортировать внутри офиса. Не знаю, насколько это правильно, но у нас работает. Ну и ради эксперимента ещё в старом офисе я как-то получил почту за весь соседний подъезд, поэтому могу сказать — социнжиниринг тут действует просто на ура.
Ещё в копилку — пару раз физлица доблестно отправляли документы на юридический адрес вместо почтового — там стоят обычные физические форварды, но они пару раз не сработали.
Операционные дни
Представьте себе договор, который собрал комбу: оплата на сестру, НДФЛ в предоплате не учтён, зато она срочно была нужна и её сделали на меньшую сумму по первому акту. Нервы в созвонах и попытах объяснить, как всё это работает (что ни спецу, ни нам, в целом не должно быть важно) ярко выматывают нервы.
Теперь новый год. Человек сам в Петербурге, и с особенностями почты хорошо знаком. На дворе 15 декабря. И вот он решает сделать правильный шаг — отдать документы в наш магазин в Петербурге, чтобы мы получили их в Москве.
Проблема в том, что если просто отдать неподписанный пакет на островке торгового центра в руки продавцу и сказать «передайте там руководителю», чуда не случится. Пакет через 3 дня, на обратной линии поставки (через промежуточный склад грузовиком), попал к старшему по региону.
Он открыл пакет, ничего не понял и отправил запрос в центральный офис, мол, это вам? Ещё день на туда-сюда. Да, нам — и вот он отправляет его уже на следующей неделе (потому что мы делаем выборку раз в неделю) вместе со всей остальной документацией в офис.
Тихо и мирно наступает 25 декабря. Акт подписан только со стороны физлица. Его ещё надо подписать у генерального директора юрлица Андрея, таковы правила игры в бюрократию. К акту составляется сопроводиловка с заполненным чеклистом, документ уходит в очередь. На сопроводиловке большими буквами написано «Давайте оплатим до нового года, человек уже на стену лезет». Если вы думаете, что очередь в конце декабря у нас маленькая, то жестоко ошибаетесь. Разбор идёт до марта. Андрей, детально вычитывающий каждый документ, идёт навстречу и подписывает 29 декабря по «красному коридору». Всё это попадает в оплату и уходит вовремя.
Проблема в банке получателя. Обычно они делают всё до конца следующего операционного дня, и так работает почти везде по стране. То есть день, чтобы деньги ушли от нас, и день, чтобы деньги пришли в другой банк. При переводе внутри банка это вообще считанные минуты, при обычных расчётах — ну, два рабочих дня максимум. Но можно и больше по нормативу.
В итоге оплата на стадии зачисления получателю вылетает в январь.
А в январе с операционными днями не густо.
А банк считает только по опердням.
В итоге с 1 по, если не ошибаюсь, 14 января каждый день мне звонит контрагент и спрашивает, почему я его кидаю. Попытки объяснить кто такой «операционный день» выглядят для него очень странно — он же отдал конверт 15-го в магазин, чего я его парю!…
Вот как-то так. В общем, учтите, что за физлицом лучше самому считать сумму, чтобы потом не переправлять документы по сто раз; если есть возможность подписывать при встрече — она лучше, чем почта; надо проверять, кому и по каким координатам он рисует оплату. Сразу надо брать номера СНИЛС и ИНН — на стадии договора и оплаты они не нужны, зато очень потребуются в конце отчётного периода.
С учётом средних затрат времени (обычно из 10 документов без косяков сразу проходит 1–2), каждое подписание договора начинает иметь стоимость. И эта стоимость часто превышает сумму заказа. Мне больше всего жалко переводчиков — там суммы могут быть не очень большими, но нервов на первый документ уходит море. И только потом, когда мы по процессу договоримся, поймём требования друг друга, и начнём работать — тогда уже пойдут регулярные заказы, и они их будут просто отдавать пачкой по одному акту.
Надо сказать, что могло быть и веселее. Меня, например, очень греет вот эта картинка:
У нас, увы, такого не было
Ну и не было ещё договоров с китайскими гражданами — у них частая проблема в том, что фамилия не проходит через разные информационные системы, потому что в России не бывает фамилий короче трёх букв. А у них — вполне себе бывает.
Мой косяк
И да, я имею полное право стебаться над физлицами. Потому что когда я отправлял уже свой договор с издательством МИФ, то проявил себя ярким идиотом — не проверил расчётный счёт. Точнее, специально скачал реквизиты из интернет-банка и скопипастил их. В результате в месте, где должен быть мой счёт, там оказалось вообще что-то техническое. Спасибо бухгалтерии: их смутило количество нолей внутри, и они переспросили. Так что на своей шкуре могу сказать — если есть возможность страховать примерами, примечаниями и перепроверками — лучше так делать.
Напоследок
При договорах с физлицом наше законодательство очень круто страхует именно физлицо. Потому что когда писались законы, системный архитектор исходил из принципа, что «физик» не должен ничего понимать. Поэтому там есть довольно жёсткие рамки ГК или ТК, которые, в целом, не дают наломать дров по непониманию.
Зато при договорах между двумя юрлицами (или ИП и юрлицом) таких ограничений нет, — предполагается, что если ты делаешь бизнес, то читаешь, что подписываешь. Про особенности этих документов и несколько эпопей могу рассказать отдельно, если интересно.
