УдАленка: как в Х5 планировали перейти на дистанционный формат работы
А потом действительно перешли
Х5 не сегодня задумалась о переводе сотрудников на удаленный формат работы — еще в 2019 году мы проводили пилот, который показал отличные результаты и планировался в «роллаут», ведь удаленка — одна из важных опций и возможностей работы в цифровой компании. Мы готовили инфраструктуру, покупали лицензии, тестировали эффективность работы. Но в середине марта все изменилось: всего за несколько дней мы должны были сделать так, чтобы тысячи наших коллег смогли практически без каких-либо инфраструктурных ограничений работать из дома.
Спойлер: у нас получилось. Так мы поняли, что мы настоящая цифровая компания, способная к любым технологическим свершениям.
Сотрудник ритейла: от аналога к «цифре»
Мы внимательно следим за мировыми трендами: даже в непростой эпидемиологической ситуации ведущие digital-компании мира, техно-гиганты не стали паниковать, а запустили перевод максимально возможного числа своих сотрудников на удаленный режим работы. Они быстро осознали, что ситуация непростая, продлится не день и не два. Перестраиваться в текущих условиях нужно с повышенной скоростью ― успешным будет тот, кто станет самым быстрым. Конечно, многие из этих компаний и так были заточены под это, давно приспособлены к удаленной работе технически и культурно.
А вот в России все не так радужно: к полноценной удаленной работе не у всех готова инфраструктура, да и остается вопрос эффективности. Мы, в Х5, тоже взвесили все риски и возможности и решили, «удаленке» — быть! События последних недель ускорили реализацию заготовленных шагов в разы: нам пришлось массово закупать мощности и лицензии и «переобуваться» на ходу, сделать процесс подготовки удаленного рабочего места полностью на автомате и «без ручника».
Так быстро, насколько это было возможно, мы составили новый план и оценили потребности. Первоочередной задачей стал перевод на удаленную работу максимально возможного количества сотрудников Х5 в Москве, где ситуация с коронавирусом развивалась наиболее стремительно. Всего за несколько дней мы создали карту критичных позиций по всему корпоративному центру Х5, определив сотрудников, которые могут перейти на удаленную работу, а также тех, от присутствия которых в офисах зависит непрерывная работа бизнеса. Такую же работу провели московские офисы торговых сетей. Это помогло нам понять, сколько нужно лицензий или ноутбуков, сколько сотрудников и в какие сроки должны перейти на удаленный формат, хотя многие моменты приходилось адаптировать под ситуацию по несколько раз в день.
Организацией этого процесса занималось сразу несколько подразделений Х5 — информационных технологий, информационной безопасности, персонала и организационного развития, административных вопросов.
За предыдущие 2 недели число пользователей на удаленной работе было увеличено практически в 19 раз — сегодня 94% персонала московских офисов работают на «удаленке». Начался перевод на удаленный формат работы сотрудников региональных офисов. Данная колоссальная работа не имеет аналогов на рынке российского ритейла.
Для организации удаленной работы в таком объёме X5 всего за несколько дней решил целый набор задач разного объема и сложности, в том числе:
- Обеспечение необходимыми лицензиями и доступами.
- Расширение и конфигурация каналов связи и централизованной инфраструктуры.
- Разработка новых схем удаленного доступа.
- Адаптация правил информационной безопасности.
- Дозакупка оборудования для пользователей.
- Обновление и адаптация инструкций.
На «передовой» находились и сотрудники информационной безопасности Х5, ведь обеспечение защиты данных пользователей — сейчас самый важный вопрос. Так значительно возросло количество обращений по согласованию доступов, а также проработка новых и модернизации использующихся IT-решений в рамках предоставления возможности удаленного доступа.
Благодаря совместной работе специалистов по информационной безопасности и ИТ-команд удалось значительно ускорить принятие и согласование решений по линии ИБ, что в свою очередь влияет на скорость предоставления нового сервиса сотрудникам компании.
Всего за несколько дней были четко определены потребности всех подразделений Х5 и торговых сетей в необходимой IT-инфраструктуре: на текущий день выпущено около 16 000 лицензий VPN, корпоративные ноутбуки приведены в соответствие с повышенными требованиями безопасности при удаленной работе.
IT-поддержка работает в мобилизационном режиме: запросы пользователей обрабатываются в рамках специальной горячей линии по телефону и в WhatsApp, проводится доработка и рассылка необходимых инструкций, расширена пропускная способность каналов связи и VPN. Все системы справляются с повышенной нагрузкой.
Самое главное в «удаленке» — культура
Одна из задач цифровизации ритейла — удаленные рабочие места: максимально автоматизированные, с необходимым набором программ. И когда мы переводили людей, то столкнулись, например, с недостаточно высоким уровнем культуры цифровизации — как ее понимания, так и возможностей, и инструментов.
Роль IT в компании меняется: из сервисного подразделения с админами, к которым приходят с каким-то заданием, IT стало инициатором многих процессов. Например, за счет мониторинга в Splunk можно посмотреть на действующие рабочие процессы, выявить слабые места и превентивно предложить решения.
Вот почему помимо прокачки «техники» мы поняли, что для IT коммуникация становится важнейшей задачей и вот, что нужно делать:
- Наладить коммуникацию между подразделениями. Смысл: в критической ситуации очень медленно работают привычные коммуникации через директоров. Решение: создание оперативных чатов. В чатах люди обычно эмоционируют, поэтому важно сохранять позитивный рабочий настрой и снимать негатив.
- Создание горячей линии по вопросам удаленного подключения. Специальная удобная страница по вопросам удаленного подключения.
- Оперативный мониторинг показателей, выданных удаленных лицензий и тех, кто фактически подключился. Обязательный мониторинг неуспешных подключений.
- Адаптация тех, кто уже вышел на удаленку (правила поведения во время конференций и звонков, личные рассказы о сложностях их преодолениях).
- Адаптация бизнесов. Им сложнее работать на удаленке, чем IT-шникам. IT должны быть проактивными и первыми спрашивать своих коллег из бизнеса, все ли у них наладилось и предлагать помощь.
Еще 3 недели назад в Х5 существовал целый набор разномастных инструкций на все случаи жизни и разный уровень техники. Мы решили составить одну четкую инструкцию-визард, которая понятна большинству пользователей и применима ко всем устройствам.
Теперь всем сотрудникам Х5 и офисов торговых сетей на внутрикорпоративном портале доступна не только единая простая и понятная инструкция по подключению удаленного рабочего места к необходимым служебным сервисам, но и информация о бесплатных курсах и лекциях, образовательных онлайн-трансляциях и даже участии в виртуальных экскурсиях по музеям.
На форуме по удаленной работе можно делиться лайфхаками и сложностями новой реальности, обсуждать технические апдейты, связаться с IT-специалистами или задать любой вопрос про работу не в офисе.
ДомVSРабота Дом=Работа
Работать из дома не всегда просто. Мы привыкли менять обстановку, не у всех есть комната, которую можно закрыть. С точки зрения культуры и умения работать самостоятельно «удаленка» — это очень тяжело.
Вот почему, уже в первые дни столкнувшись с новым серьезным вызовом, мы инициировали флешмоб в инстаграме #X5наудаленке. Здесь мы делимся нашими новыми рабочими местами, технологическими достижениями и лайфхаками — как, например, переоборудовать зону для компьютерных игр в эффективное рабочее место.
Теперь этот квадратный метр — мой
Главное, чтобы было удобно
Выход один: нам нужно научиться работать из дома. Вместе.
Вот первые советы своим коллегам по переходу на удаленку от Юрия Пчелина, #ITX5:
- Отожмите в квартире рабочее место. /Сначала наденьте маску на себя, затем на ребенка/
Я знаю это не просто. Пожалуйста, не работайте на кухне, пока супруг (а) варит борщ и ставит на ваши листки и блокноты кастрюли.- Постарайтесь сделать свое место в комнате.
У меня никогда не было своего места в квартире (Юра, ты ж на работе все время). Кстати, туалет — это не рабочее место. В общем я усадил 2-х детей за один стол, и занял освободившийся детский стол.- Настройте видео звонки на skype for business и используйте видео в звонках.
Важность личных контактов и качество взаимодействия на удаленке возрастают в разы. Слишком легко неправильно понять человека при переписке в WhatsApp или в скайпе, не уловить эмоцию или не распознать интонацию, что может привести к конфликту.
Поэтому, пожалуйста, надевайте поглаженную футболку, включайте видео и врубайте удаленку по полной!
Чтобы коллеги не скучали друг без друга мы ввели практику совместных кофе-брейков — они проходят в регулярном режиме по Skype. На таких коротких встречах (с 11.00 до 11.20) может выступить любой сотрудник Х5 — обсудить острую тему и усилить свои ораторские навыки (да и просто пообщаться «о наболевшем» с коллегами).
А для поддержания физической формы — запустили в инстаграм-канале практику совместных утренних зарядок, которые проводят профессиональные тренеры. Полезные привычки даже на удаленке — никто не отменял!
Несмотря на все сложности, быстрый переход на удаленную работу уже принес множество плюсов. Мы поняли, что наше технологическое оснащение готово практически к любым нагрузкам, а команды способны быстро переобучаться и работать в новом режиме — еще эффективнее, чем раньше. И даже когда эта сложная эпидемиологическая ситуация закончится, мы готовы будем продолжать работу в новом «цифровом» формате — ведь этот «скилл» мы уже прокачали.
