Trello — эффективная система управления знаниями для небольшой IT-команды
Когда мы говорим о базе знаний, то обычно представляем сложную систему в большой IT-компании или корпорации. Они используют базу, чтобы хранить инструкции, документацию, курсы, карты навыков. Но базы знаний нужны даже небольшим командам. Например, дизайнерам, чтобы хранить ссылки на сайты для вдохновения, примеры для заказчиков, онлайн-сервисы для работы и статьи.
Использовать громоздкие продукты вроде Confluence для этого неудобно, маленьким командам лучше подойдет Trello. Этот простой и практичный инструмент позволяет за один вечер организовать удобное хранилище знаний, которое легко поддерживать и обновлять. Именно так поступили в команде веб-дизайнеров Atman Digital и остались довольны. Как они используют базу знаний в Trello, в чем преимущества такого подхода и кому подойдёт, расскажет Роман Хорин — генеральный директор агентства Atman Digital.
Почему выбрали Trello
Когда дизайнер выполняет коммерческий проект, у него возникает два вопроса: «Где я это видел?» и «Как это можно сделать?» У опытного специалиста есть насмотренность и визуальная память проектов и сервисов, которые он разрабатывал. Найти референс (пример) и понять, как реализовать проект для него простая задача. Но у новичков такой памяти нет — им требуется постоянно изучать дизайн новых сайтов и сервисов.
В Atman Digital молодая команда дизайнеров. После выполнения нескольких заказов, возник вопрос: «Как организовать обмен опытом в команде?», чтобы расти и развиваться. Для этого требуется найти способ обмениваться полезными сервисами и подборками референсов — базу знаний.
Времени построить глубокую основательную базу у нас не было. Так как первые проекты вели в Trello, то команда уже была знакома с этим инструментом. Его и выбрали для организации базы знаний.
Структура Trello проста и интуитивно понятна: списки, карточки, чек-листы. Мы легко и быстро организовали базу и адаптировались к ней благодаря знакомому интерфейсу. В Trello легко систематизировать внешние ссылки, из которых и состоит база дизайнеров. Добавить что-то новое в базу также легко и понятно всей команде.
Как устроена база знаний Atman
База иерархична: разделена по разным категориям, в каждой из которых есть карточки с дополнительным подуровнем в виде чек-листов.
Доска карточек в базе знаний.
Первый уровень иерархии — разделение по рабочему процессу. Все проекты начинаются с аналитики и продолжаются прототипированием. Референсы и мудборд — визуальный стиль, который можно предложить клиенту, чтобы реализовать в таком стиле весь проект. Дальше отрисовка дизайна и несколько этапов, которых нет на картинке.
Когда у дизайнера возникает проблема, он хочет вспомнить то, что видел, или использовать прошлый опыт. Проблемы появляются не просто так, а в привязке к рабочему процессу, например, показать заказчику примеры сайтов или добавить в макет новый элемент. Поэтому на первом уровне стоит разделение по задачам.
Второй уровень — типы материалов. Это карточки внутри раздела, которые можно структурировать.
На уровне ниже — в карточке — список материалов, которые используем в работе. В данном случае это сайты, с которых черпаем вдохновение. Это «элементарные знания», которые уже нельзя разделить на составляющие.
Особенности базы знаний Atman
Она построена на ссылках на другие сайты и онлайн-сервисы. В первую очередь для дизайнера важен визуальный опыт, который находится в сети. Ссылками мы оцифровали всю информацию, которая нам требовалась в качестве знаний: на примеры работ, сервисы, статьи, видеозаписи, внутренние документы в Google Docs. Оцифровали, структурировали и собрали в одном месте.
База захламляется, если за ней не следить. Поэтому у нас есть отдельная роль модератора, который регулярно чистит базу и добавляет в неё что-то новое.
Как знание попадает в базу? Знания могут добавлять все, но сначала они проходят через «Распределитель». Это фильтр, который отсеивает бестолковое от полезного.
Когда участник команды увидел что-то интересное, он помещает это в «Распределитель» в одну из карточек: «Точно полезно!» или «Может быть полезно». Материалы из второй карточки обсуждает команда на предмет полезности.
Модератор регулярно заходит в базу и проверяет все ссылки, которые накопились в «Распределителе». Дальше решает, что с ними делать — удалить или перенести в другую категорию и добавить описание по необходимости.
Система напоминаний и уведомлений. В первые несколько недель жизни база наполнялась на эмоциях. Позже популярность стала падать и в ней остался один модератор — я. Чтобы решить проблему внедрил систему напоминаний и уведомлений.
Основной канал общения — Slack. У него есть интеграция с Trello. Мы настроили все так, что при добавлении нового материала в командный чат Slack приходит уведомление. Изначально уведомления отправлялись в рабочий чат дизайнеров. Когда они начали жаловаться, что уведомления отвлекают, мы создали отдельный канал в Slack для уведомлений и добавили в него тех, кто хотел.
Каждую неделю на созвоне мы делимся опытом, впечатлениями, оцениваем работу. В начале каждой встречи я напоминаю о базе — спрашиваю о том, кто что добавил, что нового узнал, что мог бы предложить. Во время рабочего процесса также даю отсылки к базе.
Что получилось хорошо
Структура. Иерархия от производственного процесса до «элементарных знаний» хорошо себя показала. Материалы понятно структурированы и легко найти нужную ссылку.
Редактирование. Базу в Trello легко редактировать: менять текст, добавлять новые разделы, списки, ссылки. Даже если кто-то ошибся, всё можно исправить.
Инструкция. Мы написали отдельную инструкцию, которая помогает новичкам понимать, как работает база и не ломать её.
Система напоминаний стимулирует команду пользоваться базой, а »Распределитель» помогает фильтровать бесполезные материалы и не захламлять базу.
Общая работа. Удобно, когда каждый член команды может участвовать в процессе. Нет отдельного человека, который занимается управлением знаниями — помогают все.
Что получилось плохо
Короткие описания. С простыми знаниями, которые можно описать одним предложением нет проблем. Но так бывает не всегда.
Например, в чек-листе три первые ссылки называются «Лучшие сайты мира по категориям». Почему названия одинаковы? По каким категориям? С чем связана иерархия №1, №2 и №3? Если объяснять, что автор карточки имел ввиду, это займет слишком много места, а формат чек-листа неудобен для массивного описания.
«Костыли» для больших файлов. База не очень удобна для размещения видео, фото или текстовых материалов. Проблема решается, если файлы загружать в облачное хранилище и оставлять ссылку в Trello. Но, опять же, это «костыль».
База знаний открыта. Есть риск, что члены команды удалят материалы из базы или добавят лишние, обходя «Распределитель».
Битые ссылки. Чем больше база, тем больше ссылок. Некоторые из них со временем становятся неактивными — битыми. Автоматической проверки на неактивные ресурсы и сайты у нас нет.
Статьи-агрегаторы. Иерархия базы предполагает, что мы движемся от общих знаний к «элементарным» — к ссылкам на определенный ресурс. Статьи-агрегаторы это материалы типа »12 лучших сервисов для дизайнера» или »999 полезных сайтов для вдохновения».
У команды есть склонность добавлять статьи-агрегаторы в базу, но они не несут никакой пользы, нарушают иерархию и рушат логику. Из «элементарного» знания мы попадаем в эту солянку, где нам опять приходится разбираться где, что и зачем.
Без доступа к интернету база недоступна. Сам Trello и все ссылки не работают без интернета. Даже заранее скачать её не получится.
Как улучшить систему
У нашей команда есть доступ к редактированию, потому что пока не было инцидентов с удалением чего-то важного. Но при желании можно ограничить доступ команды к редактированию материалов. Для этого создайте две доски: базу и «Распределитель». Сотрудники будут добавлять материалы в отдельную доску, из которой модератор переносит их в основную базу. В основной базе ограничьте права сотрудников на редактирование.
Использовать систему тегов в Trello. Теги это цветные блоки с названиями. Например, красный — книги, синий — ссылки, а зеленый — видеозаписи. Можно посмотреть на карточку и по цвету сразу понять, что в ней лежит. Теги помогают добавить дополнительный уровень структуризации в базе.
Использовать больше возможностей плагинов. Инструмент быстро развивается и наверняка в нём есть инструменты, которые помогут лично вам.
Выводы и рекомендации
Trello помог быстро организовать базу знаний. Все, что оставалось — собрать все ссылки из закладок.
База знаний в виде ссылок удобна для команды дизайнеров — материал находится за три клика. Также её удобно использовать как хранилище идей. Не только для дизайнеров, но, например, и для фронтенд-разработки, как мы выяснили.
Чем опытнее специалисты, тем реже они пользуются базой знаний. Когда человек уже насытился и обрел опыт, то использует свою насмотренность. Зато базой активно пользуются новички и быстрее учатся.
Без системы уведомлений активность снижается. Если не напоминать, не создавать информационный фон, то базой пользуются все реже и реже.
Также активность упала, потому что мы мигрировали из Trello в ПланФикс. Разъединилось рабочее пространство — сложнее возвращаться в Trello: приходится открывать вкладку и искать. Если рабочее пространство в базы не связано с другими, то активность в базе затухает.
На конференции KnowledgeConf 2020 Online мы также будем обсуждать, как создавать базы знаний: быстро, удобно, с удачными примерами и ошибками от других компаний (чтобы их избежать). Программа плотная и насыщенная: доклады, круглые столы, воркшопы с демонстрациями экрана, коллективные обсуждения, lightning talks. О программе мы подробно рассказывали в отдельном анонсе.Благодаря онлайн-формату контента стало больше, а цены ниже. Для юридических лиц цены снижены в 2 раза, а для физических — в 4. Присоединяйтесь к формированию программы: бронируйте билеты и поделитесь в форме тем, что вас волнует в управлении знаниями. Программный комитет выберет темы и составит расписание так, чтобы мы обсудили как можно больше больных вопросов и нашли решение вашей проблемы.
