Половина наших сотрудников работает удаленно. Рассказываем, как нам это удается
В Puzzle English работа организована так, что практически все задачи можно выполнять удаленно. Примерно половина сотрудников так и работает: у нас есть люди из Беларуси, Украины, Ирландии, Франции, Черногории, Тайланда. Кто-то изначально живет в другой стране, другие переехали в процессе работы. Еще несколько человек в России, но не в Москве. Сегодня расскажем, как организуем процессы, чтобы качество и эффективность работы были на высоком уровне, несмотря ни на что.
В офисе работает около 20 человек, при этом необязательно каждый день с 9 до 18 ч в нем находиться: если есть необходимость, можно поработать из дома по предварительной договоренности. А в самом начале развития у компании вообще не было никакого офиса: и генеральный директор, и все разработчики и составители контента работали с домашних компьютеров. Офис понадобился, когда штат перевалил за 20 человек и нужно было организовывать видеостудию для регулярной съемки видеоуроков — они составляют основу разделов «Грамматика» и «Метод Тичера».
Какие сервисы для работы мы используем
Для коммуникации раньше мы использовали Skype, сейчас — Slack. Есть несколько чатов по отделам: для редакторов, про PR, smm, баги, мобильные приложения, общий и рандом — для общения на нерабочие темы. В Слаке можно писать личные сообщения, а чтобы не засорять общие чаты, можно отвечать на конкретное сообщение, открывая «тред» — тогда все ответы будут скрыты под катом.
Мы пользуемся бесплатной версией, ее достаточно для штата в 40 человек, а все важные файлы и переписки мы сохраняем отдельно, если необходимо (через какое-то время все переписки стираются, хранение есть только на платном аккаунте).
Еще одна удобная функция Слака — можно мьютить чаты, если информация из них неприоритетна, но нужно следить в целом за процессами. Уведомления не отвлекают, а если нужно позвать кого-то конкретного, его нужно просто упомянуть через @, появится единичка напротив чата. Также можно задавать тихий режим на какое-то время, чтобы появлялось только число непрочитанных сообщений, а сами уведомления не выскакивали — например, если нужно сделать запись экрана или когда проводишь переговоры по скайпу.
Для постановки задач, отслеживания процессов и работы с багами используем Jira. Раньше был Basecamp, но Jira удобнее и предоставляет больше возможностей: можно компоновать релизы, расставлять срочность задачам и так далее. Еще для управления проектами некоторые сотрудники используют Trello: там, например, ведется работа по партнерским размещениям и отслеживание задач по нашему основному Youtube-каналу, да и в целом он оптимален для личного пользования: ставить себе задачи на день и отмечать их выполнение.
Чтобы было удобнее обмениваться скриншотами, используем Monosnap: изображения загружаются на сервер, можно мгновенно получить короткую ссылку вида take.ms/… или код для встраивания, на скриншоте можно делать пометки — выделять фрагменты изображения кистью или рамкой, дописывать текст, ставить стрелки. Кстати, Monosnap предоставляет также возможность записывать скринкаст экрана вместе со звуком, причем видео пишется сразу в файл, и даже если вы случайно закроете окно записи, не нажав «Сохранить», видеозапись не пропадет.
Если возникают проблемы, которые сложно описать словами, подключаем TeamViewer. Он же помогает, если нужно воспроизвести баг, который ловится только на одном устройстве.
Для верстки есть Zeplin, который интегрируется со Slack. Все загруженные в него макеты появляются в отдельном чате, их видят только те, кто на этот чат подписан. Для совместной разработки используем BitBucket.
Техподдержка пользуется Zendesk: в нем можно сделать бота, который будет сам отвечать при выполнении заданных условий, есть поддержка API, приём заявок через телефон, ведение фидбека и его анализ. Еще есть группы приоритета, несколько каналов, откуда весь фидбек стекается из сайта и мобильных приложений, триггеры, много макросов; фидбек из Google Play тоже можно получать в него. Работа с Zendesk«ом — тема для отдельной статьи, и об этом мы обязательно напишем позже.
Планы, отчеты, расписание публикаций, общие списки задач ведутся в Google Docs. Это быстро и удобно: можно давать доступ на комментирование или редактирование, все доступно в режиме реального времени. Файлы для общего пользования хранятся в Google Drive, редакторы «Метода Тичера» пользуются Dropbox.
Дисциплина и мотивация
Это все технические моменты, а что там насчет дисциплины? Мы изначально набираем тех людей, которые могут и хотят работать удаленно и умеют либо готовы научиться этому. Есть правило: с 12 до 18 ч по московскому времени нужно быть онлайн, остальное время распределяешь самостоятельно. Можешь работать ночью или рано утром, главное — выполняй свой объем работы. Техподдержке сложнее — нужно отвечать быстро, а вот те, кто отвечает за контент, имеют чуть больше свободы действий. Антон с Настей, которые записывают видео для нашего канала Puzzle English Live, как-то пару недель работали с Кипра, а сами они из Иваново.
Каждый понедельник в общем чате генеральный директор кидает план работ на предстоящую неделю: список задач в гуглдоке со ссылками на Jira и перечислением исполнителей. Это предварительный план, он может меняться по ходу дела — мы гибкие и ратуем за качество работы, поэтому если нужно больше времени, то просто переносим задачу на следующую неделю.
У нас есть список сотрудников и их номера телефонов на случай, если они надолго пропали из сети. Естественно, страницы в социальных сетях тоже всем известны, можно написать там. За первое пропадание с радаров не штрафуем, но и допускать такое на регулярной основе никто не будет. В целом стараемся предупреждать в общем чате, если есть вероятность отсутствия сети или еще каких-то неполадок. Дополнительно пишем в статусе в Slack, когда отсутствуем и когда вернемся, в том числе и перед уходом в отпуск.
С выходными, больничными и отпусками, кстати, тоже все гибко: если человек не хочет лежать на диване и может работать, это идет только в плюс. В таком случае больничный брать не нужно — удобно, если не хочется нагружать организм поездкой в метро, а продолжить работу желание есть.
С мотивацией все просто: как правило, если человеку не нравится работа, он с нее уходит, так как без желания и любви к своему делу на удаленке практически невозможно заставить себя работать. Другой вопрос — самодисциплина. Но когда есть четкое время, когда ты должен быть онлайн, а также вполне конкретный список задач на день/неделю, очень быстро формируется определенный график. Во фрилансе все иначе: каких-то определенных временных рамок, кроме дедлайна, нет, поэтому график устанавливается совсем иным образом.
Общение в коллективе и развитие карьеры
Отрыва от коллектива не чувствуется совсем. Вот что говорит контент-маркетолог Миля Котлярова:
«Я работаю в Пазле удаленно с самого его основания. Никогда не было проблемой созвониться с Сашей (генеральным директором) или другими сотрудниками, обсудить текущие задачи и планы. Чат открыт всегда, если отлучаюсь в магазин или нахожусь в дороге — я сейчас живу в Черногории — работаю с телефона. Каких-то «преимуществ» у офисных работников нет — все решения, обсуждения и насущные вопросы дублируются в Slack, даже если до этого их подробно обсудили на совещании. Когда оказываюсь в Москве и есть время, захожу в офис, общаюсь с коллегами.
Не знаю, была бы я так же эффективна, если бы работала не удаленно — за шесть лет провела в офисе в общей сложности недели две и поняла, что это не мое. Больше всего выматывает дорога, эти 2–3 часа лучше потратить на работу или личные проекты. Проблем с самоорганизацией давно нет — выработала для себя несколько правил и лайфхаков, которые помогают сосредоточиться на работе и не отвлекаться. Теперь, кстати, делюсь ими в своем канале Remote&Freelance. Помогают, например, таймеры вроде TomatoTimer и TMetric, четкая постановка задач на день и разделение мест работы и отдыха».
У нас горизонтальная система управления, поэтому изначально главными требованиями к каждому сотруднику являются самоорганизация, инициативность и умение брать на себя ответственность. Все равноправны, могут предлагать свои идеи и брать на себя те задачи, которые им интересны. Монтажер может заниматься SMM-менеджментом, тестировщик разработкой, и так далее. Именно так происходит рост в компании: когда человек готов учиться новому и брать на себя новые задачи, он может перейти в другой отдел на новую должность или получить больше ответственности на своей.
В следующих статьях расскажем подробнее о том, как работаем с перечисленными сервисами, а в предыдущей писали, как небольшой штат делает контент, измеряющийся сотнями часов видео- и аудиоматериала.
Если вы хотите прокачать английский, приходите к нам
Читателям блога дарим купон на 500 рублей для покупки абонемента, в который входит 8 видов тренировок и еженедельные рассылки про английскую грамматику и лексику.
А для безлимитного и вечного доступа ко всем возможностям сайта есть тариф «Всё включено» (скидка не действует).
