От бумажной волокиты до комплексной автоматизации. Как кратно увеличить прибыль от аренды склада
У нас в стране сейчас автоматизируется всё и везде. Ничего не поделаешь веяние времени, стремительный бег технологий, цифровизация. Сегодня главными хозяевами жизни стали компьютер, смартфон и интернет. Если компьютер — это всё-таки вещь специфическая и есть не у всех, то смартфона нет только у закостенелого сторонника кнопочных телефонов.
Это всё к чему
Отдых, развлечения, работа, бизнес связаны с этим устройством. Про первые три пункта говорить не будем, а вот про бизнес и его автоматизацию поговорим. Причем, разговор пойдёт в ключе автоматизации складов. Ведь как ни крути, а производство, торговля, логистика без них никак не могут обойтись. Да, что там, в любой сфере жизни нужен склад, хоть маленький, похожий на кладовочку в квартире, но склад.
Бардак в кладовке члены семьи как-то переживут, не найдя среди груды вещей коньков зимой или надувного круга летом. Подумаешь беда найдут весной или осенью. Бардак же на складе торговой или логистической компании — это скорый конец бизнеса. Не нашли нужный товар покупателю, не доставили вовремя посылку получателю и всё — потеря репутации и доверия клиента.
Поэтому слад — это святое место любой связанной с физическими товарами компании. И относиться к нему нужно соответственно. А складской учет для склада — это инструмент, который всегда должен находиться в полном порядке. Трудно представить себе, например, хорошего плотника без хорошего заточенного инструмента. А тут, без учета склада никак не обойтись.
Чуть истории и немного проблематики
До века компьютеров для учета на складе использовались специальные книги, куда кладовщик заносил всё движение товара. Количество этих рукописных творений складского творчества также, как и количество кладовщиков зависело от размеров организации и размеров склада. А помимо книг водились ещё и различные сопроводительные документы. В эту же кучу можно свалить бумаготворчество бухгалтерии.
Полный трэш.
Если собрать в одну кучу всю эту макулатуру со всей страны, то, наверное, можно выстроить не один Эверест. А сколько на заполнение всех складских документов уходило времени — ужас.
И вот появились компьютеры и интернет. Майкрософт на радость всем складским работникам явил свету Эксель. На его страничках с таблицами можно творить чудеса структуризации всего чего можно. И бизнес сразу же ухватил его в качестве своего активного инструмента. Но, если для мелкого бизнеса и небольшого склада — это ещё терпимо, то для крупных компаний с большим оборотом товаров — это головная боль со взрывом мозга.
Давайте сегодня окунемся в проблемы действующих складов, которые сдают в аренду ячейки и помещения. Казалось бы, что проще сдавай площади мелким «ипэшникам» и собирай денежку. Хорошо бы, кабы так.
4 проблемы складского учета
Ключевая проблема — это цепкие лапки Excel
Ключевая проблема — это цепкие лапки Эксела, который даёт иллюзию того, что весь бизнес под контролем. Только вот дело в том, что он не даёт полной картины бизнес-процессов и мешает развитию.
Когда складик небольшой и у владельца всего 100 боксов под сдачу, ещё более-менее терпимо. Когда же он разрастается до складского комплекса, то количество помещений вырастает на 1, 2, 3, несколько порядков и сразу накатывается девятый вал рутинных операций.
Первая основная проблема — оформление договора
Если нет онлайн инструментов для оформления договора, то приходится оформлять договор в офисе или складе на бумаге. Необходимо ручками заполнить все данные, распечатать 2 экземпляра, подписать и поставить печать. А ведь ещё нужно будет его зарегистрировать, положить в специальную папочку и не забыть, где он лежит.
Это терпимо, когда у тебя поток клиентов исчисляется десятками, а когда их количество переваливает за 1000, то это уже для тебя и администраторов сильная головная боль.
Вторая основная проблема — обслуживание клиентов
У каждого клиента есть свой бокс, который он арендует на месяц, два, три. А проблема в том, что нужно видеть статистику платежей, заказов, броней. И по каждому арендатору у владельца склада должно быть понимание, когда он должен выезжать, или пока он не будет выезжать, а продлит срок аренды бокса.
Третья основная проблема — уведомления
В данном случае есть 2 варианта уведомлений — это напоминания о подошедшем сроке платежа за аренду и сообщения должнику, просрочившему оплату за бокс. Для этого нужен мониторинг состояния бокса, состояние его оплат (до какого числа он арендован и есть ли по нему просрочки).
Эти все вопросы начинают сильно давить на психику владельца склада, когда у него от 100 и больше боксов. А ведь у каждого клиента своя индивидуальная история и без автоматизации, просто в Эксель, это может вырасти в огромную кучу ежедневных рутинных задач.
Всё решается просто и незамысловато.
Оставляем Эксель для ведения домашней бухгалтерии, а сами всерьез начинаем заниматься автоматизацией складского учета. Но это только в том случае, если есть желание масштабироваться и наращивать свои доходы.
Автоматизация — волшебная палочка для расширения бизнеса
Когда складик небольшой и у владельца всего 100 боксов под сдачу, ещё более-менее терпимо
Автоматизация склада сразу может решить все 4 основные проблемы владельцев складских комплексов и ведение учёта в Эксель будет выглядеть, как никому не нужный анахронизм.
Система автоматизации склада позволит:
экономить время,
выстроить эффективную динамическую структуру,
поднять уровень доверия клиентов,
высвободить средства из фонда зарплаты (некоторые специалисты станут не нужны) на развитие компании, техническую оснащенность склада.
А ведь это только самые очевидные «плюшки» на вершине бизнес-айсберга.
Теперь посмотрим, что изменится при автоматизации управления складом по трём основным пунктам, о которых рассказано выше.
Оформление договоров будет происходить автоматически. Как только клиент подаст заявку на аренду, внесет все необходимые данные, то договор на автомате заполнится и появится у клиента в виде готового документа. Администратор будет не нужен.
Сюда же можно добавить ещё один несомненный плюс. Если на складе будет введена система электронных замков, которые можно будет открывать со смартфона, то снимается очередная функция администратора — выдача физических ключей. Ячейку можно будет арендовать в любое время суток.
Да, и с должниками бороться будет проще. Заблокировал ему вход в бокс до оплаты задолженности и ждешь пока он сам прибежит.
Обслуживание клиентов перейдёт на качественно новый уровень. Вся статистика по арендаторам, боксам станет прозрачной, легко доступной и структурированной.
Уведомления при наличии автоматизации склада престают быть серьёзной проблемой. При её наличии есть СМС-интеграция с сервером и система просто сама смотрит, когда у человека происходит завершение срока аренды. Она высылает ему СМСку.
Если человек должник, она закидывает СМСками клиента с напоминанием о долге. В идеале, конечно, это лучше делать через Push-уведомления, так как это почти бесплатно.
Если человек должник, она закидывает СМСками клиента с напоминанием о долге. В идеале, конечно, это лучше делать через Push-уведомления, так как это почти бесплатно.
Итак, введение комплексной автоматизации склада — это не роскошь, это возможность масштабирования бизнеса, повышения уровня своей прибыли. Это видно даже на примере работы склада, где боксы и помещения сдаются в аренду.
Заинтересовала ли вас статья, была ли полезна?
Оставляйте свои комментарии и подписывайтесь на блог — впереди вас ждёт ещё очень много интересной и полезной информации.
