Основы тайм-менеджмента: как эффективно распоряжаться своим временем01.11.2023 15:46

Многим из нас хочется больше времени проводить с семьей, чаще встречаться с друзьями, ходить в спортзал два-три раза в неделю, уделять время развитию, а ещё — заниматься любимым хобби. Но в будни обычно времени хватает на одну-две сферы, и для многих в ИТ работа занимает значительную часть дня. В выходные же на что-то активное часто нет сил.

Как соблюдать баланс между работой и личной жизнью? Как научиться эффективно управлять временем и успевать больше? Как перестать тратить ценное свободное время впустую и сконцентрироваться на важном? На все эти вопросы мы искали ответы в рамках 10-дневного марафона по принципам тайм-менеджмента для сотрудников МойОфис. И с удовольствием сейчас поделимся с вами опытом.

Привет, Хабр! Меня зовут Анна Морозова, я специалист по обучению и развитию в МойОфис. Пару месяцев назад я опубликовала статью о том, как учиться разрешать конфликты — по мотивам марафона эффективных коммуникаций, который мы проводили для сотрудников.

Недавно состоялся наш очередной внутренний марафон. И сегодня я (при участии разработчиков МойОфис) расскажу о важности тайм-менеджмента, его техниках и принципах.

Важность баланса между работой и личной жизнью

Work-life balance — это оптимальный баланс между работой и другими сферами жизни. Его несоблюдение приводит к постоянному стрессу, а в особо тяжелых случаях — к профессиональному выгоранию. Часто мы сами становимся причиной дисбаланса, уделяя слишком много внимания работе. Постоянно проверяем рабочие мессенджеры или думаем над рабочими задачами даже в выходные. И это не даёт нам спокойно отдохнуть и посвятить время личной жизни.

Оценить, как у вас сейчас обстоят дела в разных сферах, поможет колесо жизненного баланса. Нарисуйте на листке бумаги от руки круг и разделите его на 6–10 секторов в зависимости от количества важных для вас сфер (это может быть работа, семья, друзья, хобби, саморазвитие и т.д.) или воспользуйтесь бесплатным онлайн-шаблоном, например, таким. Подпишите каждый сектор названием одной из сфер. Теперь оцените от 1 до 10 свою удовлетворенность тем, сколько времени и сил вы тратите на каждую из них, и закрасьте соответствующий сектор согласно вашей оценке. Посмотрите на рисунок: получилось ли достичь баланса или какая-то из областей сильно проседает?

Если пока достичь баланса между работой и другими сферами жизни не удалось, попробуйте несколько техник тайм-менеджмента:

• Установите границы между работой и личной жизнью. Определите чёткий график работы и не выбивайтесь из него. Управляйте ожиданиями коллег и не отвечайте на рабочие звонки в личное время. Переводите рабочие чаты в мессенджерах в беззвучный режим и возвращайтесь к новостям компании на следующий день.

• Оставляйте время для себя. Не забывайте выделять в своём графике время на хобби, прогулки, чтение любимых книг или другие занятия, которые приносят вам удовольствие. Обязательно вносите их в календарь — когда мы не занимаем свое личное время конкретными делами, есть риск перегрузиться работой и забыть о собственных потребностях.

• Расставьте приоритеты. Определите, что для вас действительно важно, и сосредоточьтесь на этом. Выбирайте от 1 до 3 главных для вас направлений на ближайший период.

Для меня самым ценным в марафоне оказалось составление колеса жизненного баланса с упором на время и сферы деятельности с их последующей оценкой, а также составление плана дневных активностей на месяц вперед. Планирование всегда было только в голове, что-то важное можно было упустить из виду. Благодаря марафону теперь все планы зафиксированы. Появилась основа, на которую можно опираться и в дальнейшем корректировать действия, если возникнет такая необходимость.

Когда вы уже понимаете, каким сферам хочется уделить больше времени, пора переходить к планированию.

Планирование — основной шаг к эффективному управлению временем

Успевать всё и сразу невозможно, поэтому необходимо концентрироваться только на самом важном, ставить себе конкретные цели и работать над их достижением. Для этого вам необходим чёткий план, чтобы направить силы и время в нужное русло. В противном случае вы будете тратить их на дела, которые не приведут вас к нужным вам целям.

Существует множество отвлекающих факторов — проверка соцсетей, разговоры с коллегами на отвлеченные темы или очередной поход за кофе. Определите, что вас чаще всего отвлекает, и постарайтесь свести к минимуму эти действия.

Когда отвлекающие факторы минимизированы, а цели предельно ясны, переходите к составлению плана по их реализации. Приступая к его разработке, руководствуйтесь правилом »6 П»: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели. Ваша задача — составить такой план, который бы позволил достичь наилучшего результата при наименьших временных затратах.

Вот несколько правил грамотного ежедневного планирования своих дел и целей:

• Бронируйте время в календаре для рабочих задач. Иногда очень важно выделить пару часов подряд для решения какой-то сложной задачи, а отвлечение может выбить из контекста, и вы потратите ещё больше времени на переключение. Забронируйте для себя это время в календаре, чтобы никто не поставил дополнительную встречу, видя, что вы свободны.

• Не забывайте о перерывах. Если ваш график на завтра выглядит как непрерывный марафон задач, то много пользы такое планирование точно не принесет. При отсутствии перерывов ваша продуктивность будет гораздо ниже.

• Оставьте запас времени на случай форс-мажора. При составлении плана на день примерно 20% времени отведите на незапланированные задачи, которые в любой момент могут потребовать вашего внимания.

• Пользуйтесь удобным для вас планировщиком. Планы на день лучше вести в письменном виде, чтобы ничего не забыть. Это может быть специальное приложение, электронная таблица или просто ежедневник.

Для меня оказалась открытием информация из видео про три ежедневные привычки. Я его явно видел и до марафона, но посмотрев в этот раз, заметил несколько моментов и тонкостей, на которые не обращал внимания в процессе следования подобным практикам. Сказать, что я был вдохновлён — это ничего не сказать!

Техники тайм-менеджмента

Помимо планирования есть ещё ряд техник управления временем. Рассмотрим некоторые из них.

• Метод помидора. Вам понадобится таймер, чтобы засечь 25 минут, и вся ваша сила воли, чтобы в течение этого времени не отвлекаться от задачи. После остановки таймера сделайте 5-минутный перерыв и повторите еще три раза, чередуя работу с коротким отдыхом. После четвертого подхода усердной работы сделайте продолжительный перерыв в 30 минут, чтобы разложить по полочкам мысли и отдохнуть перед следующим рывком.

• Разделение большой задачи на несколько подзадач. Если задача кажется слишком сложной и потому нет никакого желания к ней приступать, разделите её на несколько подзадач. Тогда она перестанет казаться невыполнимой, и вам будет легче с ней справиться.

• Техника двух минут. На выполнение некоторых задач потребуется всего пара минут. Сделайте их в первую очередь, чтобы не копить множество мелких задач, о которых потом вы можете просто забыть.

• Умение говорить «нет». Помогать коллегам — это хорошо, но не в ущерб собственным целям. Если вас просят помочь, а у вас горят дедлайны, вежливо откажите или предложите вернуться к этому вопросу, когда у вас будет свободное время.

• Отказ от многозадачности. Выполнение нескольких задач одновременно снижает эффективность и увеличивает временные затраты. Концентрируйтесь на задачах последовательно, не перескакивая с одного дела на другое.

• Матрица Эйзенхауэра. Суть этого метода тайм-менеджмента — в разделении всех задач на четыре категории:

  • Важные и срочные необходимо выполнить прямо сейчас, даже если очень не хочется.  

  • Важные и несрочные включите в свой план на будущее и не забудьте к ним вернуться. 

  • Неважные и срочные — это рутинные дела, не имеющие особого значения. Делегируйте их или придумайте способ их автоматизировать. 

  • Неважные и несрочные — выполнение этих задач не приносит никакой пользы и только отнимает время. Вычеркните их из своего списка дел или вернитесь к ним, когда всё остальное будет выполнено.

Фактически оказалось, что 80% фишек из марафона я уже неосознанно использую, соответственно, знания были углублены и структурированы, жить будет проще. Ну и дополнительно — сопоставил то, что я делаю, с теми возможностями, которые есть; когда я не успеваю всё сделать осознанно, то могу смело говорить «нет».

Подведем итог

Как бы нам ни хотелось, чтобы в сутках было больше времени, приходится довольствоваться 24 часами. Но при грамотном тайм-менеджменте можно успевать если не всё, то самое приоритетное для вас уж точно. Важно научиться не отвлекаться на то, что не имеет особого значения. Хорошо с этой задачей помогает справиться планирование времени. Однако планы и графики не должны загонять вас жесткие рамки, лишающие манёвра. Их основное назначение — помочь правильно распределить время и силы на выполнение приоритетных задач без лишнего стресса.

И конечно, не забывайте про отдых. Нарушение баланса между работой и личной жизнью приводит к профессиональному выгоранию и не способствует производительности. А это не то, к чему мы стремимся, верно?

© Habrahabr.ru