Онбординг наставников или быстрое погружение в наставничество
«Ты будешь наставником! Новый сотрудник выходит завтра» — именно так начинается история про то, как я стала наставником. У новенького наставника рождается масса вопросов: Смогу ли я? С чего начать? Как преподнести информацию и ничего не забыть?
При этом я в Екатеринбурге, а новый сотрудник в Москве. Страх, испуг и непонимание.
В Альфе мы решили бороться с такой ситуацией и придумали онбординг для новых наставников. В итоге мы получили подготовленного наставника и довольного испытательным сроком нового сотрудника. Но не будем забегать вперед, а начнем сначала.
Что мы сделали
Придумали формат общения руководителя и наставника.
Подготовили памятку для наставника.
Создали обучение для новых наставников.
Разработали процесс онбординга с шаблонами планов на 100 дней (испытательный срок).
Формат общения руководителя и наставника
Раньше руководитель пользовался разными каналам коммуникаций (почта, телефон, slack и прочее) для передачи информации наставнику, и из-за этого мог отправить не весь материал. В день выхода новичка наставник судорожно искал всю недостающую информацию, спрашивал руководителя, но возможность ответить сразу была не всегда.
Представьте себе ситуацию: руководитель забыл отправить в систему телефон новичка и рабочее место. Новый сотрудник звонит HR, HR ищет через руководителя телефон наставника, потом все вместе ищут рабочее место, которое зарезервировали под сотрудника. А в это время новичок сидит у входа в офис и ждет, негромко матерясь…
Мы поняли, что нужно придумать формат общения руководителя и наставника и договориться о сроке предоставления информации до выхода сотрудника.
За неделю до выхода новичка руководитель передает всю информацию наставнику в формате:
ФИО
Мобильный телефон
Адрес офиса
Формат работы (удаленно или рабочее место)
Дата выхода
Команда и контакты product owner/project manager
Дополнительная информация
За неделю наставник успевает подготовиться к выходу сотрудника.
Памятка для наставника
Вы, наверное, подумаете, а зачем наставнику-то памятка, он же опытный специалист и так все знает, но наставник должен быть не только опытным специалистом, но и обладать другими не менее важными качествами.
Терпение. Наставник должен быть готов к частым и простым вопросам новичка, отвечать и рассказывать. Вопросов будет много. От новичка к новичку они будут повторяться, надо уметь отвечать на них так же нормально что в первый, что в десятый разы.
Умение формулировать свои мысли. Если мысль — электрический ток, а наш язык — передатчик, то важно передать мысли собеседнику без помех. Правильные формулировки помогают нам передать знания и опыт.
Желание передавать опыт. Поставьте себя на место новичка и поймите, как важно передавать накопленный у наставника опыт
Способность мотивировать. Мотивирующий наставник — это как топливо для двигателя, пока есть мотивация для новичка, двигатель работает и выполняет поставленные задачи
Чувствовать правильную атмосферу. Наставнику нужно понимать, в каких ситуациях оказывается новичок. Например, у сотрудника ремонт, переезд, поэтому стоит пару дней подождать и только потом рассказать сложный материал.
Еще в памятке мы описали шаги на каждый день испытательного срока.
До выхода новичка
До выхода новичка у наставника есть время лучше подготовиться к этому дню, потому что именно в этот день обязательно будет много совещаний, задач и не хватит времени на нового сотрудника.
За 2–3 дня до выхода наставник
Отправляет новичку SMS:
«Привет! Меня зовут …, я твой наставник в Альфа-Банке. Твое рабочее место №…» и картинку с пояснением, как найти это место. Сейчас наставники работают удаленно, а некоторым новичкам приходится приехать в первый день в офис.
Проверяет, подготовлено ли рабочее место.
Отправляет приветственное письмо с полезными ссылками на первый день.
Назначает встречу на второй день после выхода, чтобы познакомиться и обсудить вопросы.
День первый (выход новичка)
Вот он, день Х. Наставник в ожидании, уточняет у новичка, удалось ли ему найти рабочее место, получилось ли зайти в учетную запись на ПК.
В первый день у новичка стресс, волнение, поэтому рекомендуется не слишком грузить его информацией, поэтому наставник:
проводит установочную встречу (созвон) не более 30 минут. На этой встрече рассказывает верхнеуровнево, как все устроено в команде, что примерно предстоит делать;
добавляет новичка в каналы коммуникации и знакомит с командой
добавляет в обязательные встречи;
создает план на испытательный срок по шаблону;
добавляет задачи в jira для прохождения обязательных курсов и испытательного срока;
создает обязательные встречи 45 дней, 90 дней прохождение испытательного срока.
День второй
Новичок уже чуть освоился, познакомился с командой и почитал статьи из приветственного письма наставника. Можно сильнее погружать в рабочий процесс.
Наставник во второй день проводит встречу (не более часа), на которой рассказывает:
как устроена система, которой будет заниматься новичок;
как будет проходить испытательный срок;
знакомит новичка с планом на испытательный срок и критериями его прохождения (это важно, чтобы новичок не нервничал);
рассказывает о организационной структуре компании (отдела);
показывает задачи в jira;
находит бизнес задачу с product owner команды на испытательный срок.
Наставник помогает включиться новичку в работу, получить задачи на первое время и не чувствовать себя ненужным. Только вспомните, как часто вы слышали: «Почитай это, почитай то» и так проходила неделя, пока у наставника находилось время и задачи для вас
3–4 дни
Новичок знакомится с информацией в плане на 100 дней, а у наставника есть время заняться своими командными задачами и поставить еженедельную встречу 1-to-1 (не более 30 минут)
На встречах 1-to-1 наставник и новичок обсуждают вопросы по плану 100 дней, закрывают задачки из него. Также наставник интересуется, нравится он новичку или нет, так как наставник = друг. Эти встречи рассказывать информацию порционно. Новичок при этом чувствует поддержку и нет ситуации «Меня бросили и плыви как хочешь». Регулярность встреч поначалу 1–2 в неделю, потом уменьшается спустя месяц до 1–2 раз в неделю…
45-й день
Экватор, половина испытательного срока.
Наставник, руководитель и ребята из команды собираются вместе и задают вопросы новичку, делятся обратной связью.
Такая встреча позволяет вовремя подсветить сложности в работе или ситуации, которые нужно исправить, и дать новичку возможность за 45 дней исправить положение.
90-й день
Наставник за неделю начинает готовиться к этой встрече. Он запускает опрос для сбора обратной связи и готовит мини-презентацию с итогами. Опрос составлен так, что перекликается с планом на испытательный срок по темам.
Презентация состоит из трех частей:
слушаем нового сотрудника;
наставник показывает итоги опроса, подсвечивает зоны роста, плюсы и минусы;
техлид и product owner команды дают обратную связь.
В день Х все собираются (наставник, руководитель, новичок и команда).
Встреча проходит по формату:
Говорит новичок что удалось сделать за испытательный срок, что понравилось, а что нет.
Руководитель и команда дает обратную связь.
Наставник показывает план 100 дней и презентацию с итогами прохождения.
Главное — не забыть поздравить новичка с прохождением испытательного срока и рассказать, что же дальше. Если новичок не прошел испытательный срок, тоже поддержать и дать обратную связь, почему так произошло.
Вы, наверное, думаете, что здесь слишком много информации для нового наставника? Чтобы наставник не потерялся по всей этой информации ему проводит обучение более опытный наставник.
Обучение наставников
Более опытный наставник (обучил 3 и более новичков) рассказывает, какие есть материалы, из чего состоит процесс онбординга и что нужно для успешного прохождения.
Наставники такие же люди, и каждому из нас нужно пояснить, рассказать, а не только читать памятку (инструкцию). Процесс и шаблоны планов на испытательный срок расписаны в статье «Как мы унифицировали онбординг аналитиков удалённых каналов доступа».
Мы смогли привлекать к наставничеству большое количество аналитиков, потому что ребята перестали бояться неизвестности.
Сталкивались ли вы с подобным, когда впервые были наставниками?
