Квест. Как получить государственную электронную цифровую подпись в Беларуси
Сейчас многие государственные организации в Беларуси в срочном порядке оформляют на своих руководителей электронные цифровые подписи. Почему срочно? В том числе, потому что 01.01.2016 наступит срок исполнения Указа Президента Республики Беларусь №157, изданного 4 апреля 2013 года, в соответствии с которым все государственные организации, и даже все ОАО с долей собственности государства более 50% до 1 января 2016 должны подключить свои ведомственные электронные системы документооборота к межведомственной системе электронного документооборота, так называемой СМДО. Конечно, для начала эти системы электронного документооборота должны быть.
И наступит цифровой рай. Постепенно будет исчезать бумага из документооборота, и будет все ускоряться и автоматизироваться.
Но получить эту цифровую подпись — это небольшой такой квест. Вот об этом квесте здесь я напишу подробнее.
Итак, по пунктам.
1. Определить, кто в организации имеет право подписи.
Ясно, как день, что право подписи имеет сам руководитель (директор, генеральный директор). А вот его заместители имеют такое право по доверенности, либо по приказу о распределении обязанностей.Еще в этом списке может быть главбух. Значит, определяем круг лиц, которые будут получать ЭЦП путем опроса и изучения документов.
2. Подготовка пакета документов для каждого получающего ЭЦП
Тут начинать нужно немного с конца.
а) Сначала качаем с сайта Республиканского удостоверяющего центра (РУЦ) форму , которая является приложением к договору о получении открытого ключа. Это перечень сведений о потребителе.
б) Форму заполняем на каждого получающего ЭЦП.
в) Напрягаем юристов организации, чтобы выдали копии свидетельств о регистрации организации и доверенности на всех, кроме генерального директора. Форму доверенности менять нельзя, как бы юристам ни хотелось, она — железобетонная.
г) Едем с заполненными формами в этот самый РУЦ (для минской области по адресу г. Минск, пр. Машерова 25, второй этаж, «помещение 3»)
Только с 1 декабря 4 региональных центра РУЦ начали свою работу по следующим адресам:
Брест, ул. Ленина, 22, к.2–3; тел: 8 0162 531423 / 531426;
Гродно, ул. Урицкого, 12, к.301; тел: 8 0152 772695 / 742102;
Витебск, ул. Ленина,12А-3, к.51; тел: 8 0212 425354 / 425348;
Гомель, ул. Гагарина, 49, к.1–4; тел: 8 0232 703920.
д) В РУЦе вам выдадут договоры и счета фактуры.
3. Подписать договоры, оплатить на каждый счет-фактуру.
4. Всем большим начальникам съездить ЛИЧНО для получения средства ЭЦП.
Вот это самое интересное, тут есть нюансы. Большие начальники не привыкли (или уже отвыкли) лично ездить в какие-то учреждения, чтобы там подолгу сидеть в очереди. Поэтому им дипломатично нужно разложить по полочкам, что и как нужно делать, а лучше — написать памятку.
5. После получения руководителями средств ЭЦП нужно написать инструкцию по пользованию этими средствами.
Самое трудное в этом — не само написание инструкции, а доведение мысли, что цифровая подпись такая же, как и обычная на бумаге, и что нельзя отдать ее секретарше, чтобы она подписывала. Иначе это тоже самое, что отдать секретарше ручку и сказать «будешь за меня подписи подделывать». Поэтому переход к настоящему электронному документу — это ломка еще та. И все это впереди.
