Как провести аудит процессов в новой команде: инструкция для руководителей29.07.2024 13:30

Когда вы вступаете в должность в качестве руководителя или старшего менеджера проекта, одной из первых и самых важных задач является понимание текущих процессов управления проектами. Этот процесс, часто называемый аудитом, позволяет определить точку «As Is…» — текущее состояние дел в компании. Без четкого понимания текущей ситуации невозможно разработать эффективный план действий и начать внедрение улучшений. Меня зовут Саша Максимова, я уже 10 лет занимаюсь развитием команд и управлением проектами, сейчас работаю в Kokoc group на должности Руководителя отдела управления проектами и надеюсь, эта статья поможет многим избежать моих ошибок.

Данный путеводитель подойдет для всех, кто приходит извне на руководящие позиции и сталкивается с задачей понимания процессов в компании, в том числе неструктурированных. Неважно, стали вы руководителем команды проектных менеджеров или тимлидом в разработке, я покажу вам четкий план по проведению аудита процессов управления проектами, который вы сможете адаптировать под себя. И даже поделюсь готовыми шаблонами, с помощью которых будет чуть проще провести первичный анализ и перейти к фазе улучшения процессов.

Начну с базы, когда и зачем необходимо проводить аудит процессов, а также расскажу пошаговый план, который поможет сориентироваться в новой среде и эффективно управлять проектами с первого дня.

Зачем и когда нужно проводить аудит

Любой аудит помогает быстро разобраться в текущем состоянии дел и определить ключевые процессы, требующие внимания и улучшения. Но его необходимость не ограничивается только этой ситуацией. Рассмотрим все случаи:

1. В первую очередь он нужен тем, кто вступает в новую должность. Аудит помогает быстро разобраться в текущем состоянии дел и определить ключевые процессы.

2. При значительных изменениях в структуре или стратегии компании. Это требует анализа существующих процессов для их адаптации.

3. При низкой эффективности проектов. Если проекты систематически не достигают целей, необходимо понять причины и найти пути улучшения.

4. При росте компании. Увеличение количества проектов и масштабов деятельности требует пересмотра и оптимизации процессов управления.

5. При запросе от руководства. Руководители могут требовать детального отчета о состоянии проектов и процессов для принятия стратегических решений.

6. Для постоянного улучшения. Регулярный аудит позволяет выявлять и внедрять улучшения, поддерживая высокие стандарты управления проектами.

Как проводить аудит

Сначала нужно определиться с целями аудита. Решите для себя, что вы будете делать с результатами. Что вы хотите получить на «выходе»? В качестве базовой цели я могу предложить  описать процесс управления проектами, который не «ломает» то, что хорошо работает и «чинит» то, что работает плохо. Кроме того, есть еще и личные цели, например, адаптироваться и погрузиться в процессы отдела или команды. Но у вас цели могут отличаться, в зависимости от состояния дел, задач от руководства и т.п.

1 шаг. Исследование

В зависимости от зрелости процессов вам будут доступны инструменты для проведения аудита. А может быть ни один из них — это тоже нормально, тогда пропустите этот шаг и переходите к следующему. 

Отсутствие каждого из следующих инструментов тоже является выводом по результатам аудита.

Метрики

Анализ метрик помогает получить количественные данные о текущих процессах и эффективности проектов. Вот ключевые показатели, которые стоит рассмотреть:

• Время выполнения задач. Смотрите не только на среднее время выполнения задач, но и на аномалии в каждом проекте. Помните, что «Скорость продвижения всей эскадры — это скорость продвижения самого медленного корабля.»

• Производительность команды. Сравните запланированные задачи с реально выполненными. Сколько лежит в бэклоге? Есть ли задачи, по которым давно нет движения и т.п.

• Качество выполнения задач. Количество ошибок, обнаруженных в ходе реализации проектов. Как это влияет на работу других команд?

• Затраты на проекты. Бюджетные и временные расходы на выполнение проектов.

Прочитать документацию

Тщательное изучение документации позволяет понять, как процессы формально задокументированы и какие из них реально используются. Важно ознакомиться со следующими документами (или их отсутствием):

• Политики и процедуры управления проектами. Описания формальных процессов и стандартов.

• Проектные планы. Смотрите не только на текущие, но и на завершённые проекты.

• Отчеты и аналитика. Ежемесячные, квартальные и годовые отчеты по проектам.

• Техническая и бизнес документация. Объем, различие в качестве на разных проектах, актуальность.

Доски в трекере

Трекеры задач дают визуальное представление о ходе работы и позволяют выявить проблемы в управлении задачами:

• Описание задач. Насколько детально и ясно описаны задачи. Указаны ли ответственные? Как вообще ведётся трекер?

• Статусная модель задач. Как организованы статусы задач (в работе, на проверке, завершены и т.д.) Возможно ли понять из досок, всё ли хорошо?

• Просроченные задачи. Количество и причины просроченных задач.

• Отчеты об инцидентах. Частота и причины возникновения инцидентов, распределение по продуктам и проектам.

Обратная связь от смежных отделов

Смежные отделы могут предоставить важную информацию о текущих процессах и выявить проблемные области, которые могут не быть очевидными изнутри команды. Ниже пример скорее из моей отрасли, но вы можете самостоятельно определить, с какими отделами и службами работает ваша команда и с кем стоит это обсудить.

• Отдел разработки. Важны их отзывы о взаимодействии с командой проектного управления, проблемы, с которыми они сталкиваются, и предложения по улучшению.

• Отдел тестирования. Полезно узнать о частых проблемах в проектах, эффективности тестирования и качества конечного продукта.

• Отдел аналитики. Информация о том, насколько точно и полно определяются требования к проектам, и эффективность коммуникации с командой аналитиков.

• Дизайнерский отдел. Их отзывы о процессе разработки дизайна, взаимодействии с разработчиками и проектными менеджерами, а также предложения по улучшению.

2 шаг. Анкета 

Если в команде больше 3х человек — начните с анкеты. Вам будет сложно быстро провести глубинные интервью с каждым сотрудником без подготовки, а анкета поможет быстро собрать основную информацию. Зачем?  

• Заполнение анкеты активизирует мыслительный процесс менеджеров и упростит дальнейшее общение, менеджеру будет проще ответить на вопросы уже на встречах, он будет понимать, что от него хотят. 

• Вам как руководителю будет проще сначала прочитать, подготовить свои вопросы, провести сравнительный анализ и прийти на встречу уже не «нулевым».

Ниже представлен пример анкеты, которую я создавала для своих задач (синхронизируясь с отделом разработки). Она довольно универсальная, поэтому можете взять её полностью или использовать для создания своей версии. Для заполнения, при нормальной загрузки менеджеров, требуется около одной недели.

Пример анкеты для сотрудников

Скачать пример анкеты сразу в Google Docs → 

3 шаг. Встречи

После того как вы собрали все ответы, нужно их проанализировать, найти важные для вас и бизнеса моменты. Затем можно приступать ко второй фазе — серии встреч. Там вы можете в формате 1-to-1 обсудить с менеджером его анкету, задать вопросы, ответить на те, что возникли у сотрудника, услышать его идеи. И, разумеется, записать всё, что посчитаете важным для дальнейшего анализа. Во время таких встреч вы сможете познакомиться с лидерами проектов (в моём случае это технический лидер), услышать их боли, идеи, где всё идёт хорошо, а где — плохо.

Встречи лучше планировать не длиннее 1,5 часов. После того, как анкета была заполнена больше времени потребоваться не должно. Можно сразу поставить рамки и не давать уходить в эмоции, пространные размышления — иначе можно проговорить много часов и не получить нужного результата.

4 шаг. Обратная связь от заказчиков

После общения с сотрудниками внутри, важно поговорить с заказчиками. Вы можете либо обсудить общие вопросы, проблемы и недопонимания, либо сразу сосредоточиться на тех областях, в которых вы на предыдущих шагах выявили особенности. Здесь нет и не может быть какого-то единого шаблона анкеты, т.к. всё зависит от предметной области и от результатов 1 и 2 шага. ChatGPT хорошо помогает составить список вопросов, из которого надо выбрать подходящие.

Промт: Сформулируй список из не менее 20 вопросов для опроса взрослых заказчиков ИТ-проектов, чтобы оценить качество и эффективность ИТ-процессов. Обрати особое внимание на следующие аспекты:

• Эффективность и результативность ИТ-процессов

• Методологии и практики управления проектами

• Взаимодействие между командой проекта и заказчиками

• Коммуникация между менеджером проекта и заказчиками

• Уровень удовлетворенности клиентов

• Области для улучшения этих процессов

Пожалуйста, составляй вопросы четко, кратко и понятно, а также оформляй их в структурированном виде для удобства чтения.

Как я проводила свой аудит в Kokoc Group

У нас в компании довольно высокая динамика работы. Все происходит быстро и эффективно: нет длительных ожиданий и переработок, а все вопросы решаются оперативно, задачи не растягиваются. Поэтому, для аудита процессов я выделила себе месяц. Мне комфортно работать в быстром темпе, и приятно, что культура компании поддерживает такую же динамику.

В какой-то момент у меня появились сомнения, а не слишком ли просто и спокойно всё проходит. Команда прекрасно справилась со своими задачами, все уложились в сроки, А как же борьба, преодоление и решение сложных задач?

Но по результатам аудита и спустя время поняла, что всё было в порядке, так бывает, когда все понимают свои задачи и делают свою работу. Понимаю, что в других компаниях что-то может быть иначе, поэтому ниже вы найдёте универсальные инструменты. Однако, если у вас слаженный коллектив, то аудит будет проводить гораздо проще.

• Составление вопросов и подготовка анкет заняли 1 неделю.

• Время на заполнение анкеты от 30 минут до 1,5 часов

• Объем одной полученной анкеты — от 2 до 8 страниц. 

• На обработку одной анкеты (чтение, проверка информации, беглый анализ проектной документации, Jira) у меня уходило от 4 до 8 часов в зависимости от количества проектов у менеджера. 

• Всего я провела 18 встреч с менеджерами и членами команд, которые занимали не более 1,5 часов каждая.

Итоговый отчет занял около 2 часов для окончательного написания. Я использовала chatGPT для анализа своих записей. В нашей компании использование ИИ приветствуется, главное — не отправлять конфиденциальные данные. Обязательно изучите политику в вашей организации прежде чем использовать внешние инструменты. 

Сложности

Настороженность команды: При появлении нового руководителя извне возникает естественная тревожность. Менеджеры, ранее подчинявшиеся напрямую CTO, испытывали настороженность по отношению ко мне.

Попытки представить процессы лучше, чем они есть: Некоторые менеджеры старались приукрасить свои процессы. Я считаю эту ситуацию нормальной и естественной. В этом случае моей задачей было отделить улучшенную реальность от действительности.

Что бы сейчас я сделала по-другому:

• Собрала бы вопросы не в Google Docs, а в Google Форме, чтобы получить сводные данные в таблице и сэкономить своё время.

• Я не использовала Google Таблицы, т.к. подумала, что менеджерам будет проще заполнить анкету в документе и приложить скриншоты, если нужно. C таблицами было бы проще сводить данные.

• Уделила бы больше внимания общению с заказчиками*. Добавила бы короткие анкеты для заказчиков. По результатам аудита стали понятны проблемы в коммуникации, но можно было бы ускориться и выявить не только общие проблемы (например, часто забываем вовремя информировать), но и конкретные «боли», которые нужно решать. 

* Выше в статье я пишу, что нужно общаться с заказчиками в процессе аудита, но в моем случае, к сожалению, глубинное общение с заказчиками отставало по времени от аудита, и шло скорее параллельным процессом. Как показала практика — это менее эффективно.

Что дальше?

В самом начале статьи я как раз сказала, что нужно заранее определиться с тем, что вы будете делать с результатами. Собрав и проанализировав всю вышеуказанную информацию, можно получить довольно подробное представление о текущем состоянии процессов управления проектами. Это позволит:

• Выявить слабые места и узкие места в процессах.

• Определить приоритетные области для улучшений.

• Разработать план действий по оптимизации и улучшению процессов.

Проведение комплексного и всестороннего аудита с учетом всех вышеуказанных аспектов поможет вам быстро адаптироваться к новой должности, эффективно управлять проектами и внести улучшения в процессы управления.

Однако худшее, что можно сделать с результатами аудита — это просто поставить галочку о проведении и положить результаты на полку. Вы точно забудете все выводы, которые не записали. Поэтому, даже если никому кроме вас не нужен итоговый отчет, обязательно напишите его. Он должен включать описание проблем и задач. Если хотите — нарисуйте бизнес-процессы, но это не всегда легко сделать, если проекты ведутся по-разному. В общем, мысль такова, что результаты нужно оцифровать в любом удобном для вас виде. В это время вы как раз завершите анализ и структурируете понимание в своей голове. Чтобы было попроще, ниже прикладываю свой шаблон с Результатами аудита, используйте его как вам удобно.

Шаблон результатов аудита

Скачать шаблон результатов аудита сразу в Google Docs → 

P.S. Идеальным результатом аудита будет четкий план дальнейших действий, который отвечает целям аудита. Он может состоять из следующих шагов:

• Определение приоритетных задач и областей для улучшения. Конкретные шаги и действия, которые необходимо предпринять в первую очередь.

• Разработка плана внедрения изменений. Описание того, как и в какие сроки будут внедряться изменения в процессы управления проектами.

• Назначение ответственных лиц. Определение ключевых участников и их ролей в реализации плана.

• Установление метрик и критериев успеха. Определение, как будет измеряться успех внедренных изменений и какие показатели будут отслеживаться.

• Регулярные проверки и обновления. План проведения регулярных проверок для оценки прогресса и необходимости внесения корректировок.

Сделав все это, вы не только создадите полезный инструмент для текущего улучшения процессов и собственной адаптации в компании или проекте, но и заложите фундамент для будущего вашей команды. Регулярное проведение аудитов и внесение изменений на основе их результатов помогут поддерживать высокие стандарты управления проектами и достигать стратегических целей компании. А в следующий раз поговорим о внедрении Стандарта управления проектами по результатам аудита.

© Habrahabr.ru