Как автоматически уйти в отпуск, уволиться и снова приняться на работу06.05.2022 10:16

«Бюрократия» — про обычные кадровые процессы. Мы в Skyeng всегда работали удалённо с основания. С ростом встала задача удобного поддержания HR-процессов, так как в ручном режиме поддерживать их стало невозможно: сотрудникам было неудобно и непонятно, а HR валился от количества заявок.

Что сделали:

• Продукт, где находятся все базовые запросы сотрудников. По нажатию пары кнопок можно получить все нужные справки, доступы, отметить отпуск, отгул или вообще оформить увольнение. То есть не надо ни с кем разговаривать. Каждое действие запускает набор скриптов, который создаёт все нужные задачи в Джире или автоматически оформляет все нужные документы.
• Сами наборы скриптов. У любой заявки есть процесс, который мы продумали и автоматизировали, то есть не надо ничего придумывать. Например, при смене роли пользователя (переходе на другую должность) собираются и добавляются-отзываются все доступы и ставятся все нужные задачи.
• SLA на каждое действие. Как только есть описанный процесс — можно назначать ответственных и сроки. Теперь, если вам нужна какая-то бумажка от кадров, не вы заходите и спрашиваете, готово ли, а уже кадры должны уложиться в свои SLA, и у каждого шага есть ответственный.
• Бота, который в первые дни работы «ведёт» сотрудника.
• Автоматизацию микромоментов. Например, за день до ухода в отпуск в слаке проставляется соответствующий статус плюс у сотрудника становится видно в профиле, кто за него работает и по каким вопросам.

Знаете что? Получилось удобно!
Вот так выглядит домашний экран:

Skyeng Home

Как видите, слева — сервисы и продукты HR, которые есть почти в каждой корпоративной сети, а справа — меню заявок к HR. Самая полезная кнопка для руководителя там — «Уволить сотрудника», и делается это реально в два клика. Давайте сначала расскажу про этот процесс.

Итак, вы просто выбираете сотрудника и нажимаете «уволить». В короткой цепочке дальше нужно выбрать причину увольнения (если причина по умолчанию не устроила), и дальше запускается цепочка скриптов, которая делает всё то, что нужно сделать до увольнения.

Например:

• Собирает и отключает все доступы.
• Отправляет задачи на расчёт выходных пособий и неотгулянного отпуска (это автоматизируется, но требует ручного подтверждения).
• Ставит задачи по обходному листу, например, АХЧ может захотеть корпоративный ноутбук обратно, и за ним приедет курьер, который также сразу привезёт трудовую, например.
• Рекрутеру ставится тикет на выходное интервью.
• Оповещается рекрутер, нанявший этого сотрудника.
• И происходят ещё десятки вещей в HR-процессах.

Заглядывая чуть глубже под капот, вполне можно продолжить цепочку тем, что данные об этом событии попадают в статистику компании, и это определяет потребность найма на следующий период: сразу же можно начать готовить вакансию, сразу же можно думать о перераспределении ролей и задач в связанных командах и так далее.

Но основной эффект — нет никаких рутинных действий, которые повторяются из раза в раз. Всё, что не требует человеческих решений, автоматизируется, и за несколько лет работы это сэкономило компании чертовски много времени.

Другие задачи

Запрос доступов устроен так: когда руководителем подразделения заводится должность, к ней сразу же прописывается, какие доступы и лицензии нужны, и это всё доставляется сотруднику по такому же типовому процессу из автоматизации и тикетов с SLA. Но иногда прямо в процессе работы бывает нужен доступ к чему-то, что не предусмотрено по умолчанию. В этой ситуации владелец лицензии оповещается о запросе доступа и подтверждает, можно ли его выдать. Можно запрашивать временный доступ: это когда нужно куда-то заглянуть пару раз, а через неделю забыть. В этом случае доступ будет отозван автоматически после окончания срока. Такой подход очень упрощает аудит того, кто и к чему в компании вообще имеет доступ, к слову.

Доступы у нас делятся на критичные и некритичные. Критичные требуют согласования, некритичные — нет. Например, если вам нужен доступ к статистике сайта или приложения — можно просто запросить, и он сразу будет выдан. А вот если нужен доступ к финансам — придётся подождать согласования.

Заказ справок и кадровых документов тоже абсолютно типовой. Просто вместо того, чтобы искать сотрудника кадров и ставить ему задачу в Jira, а потом думать, как же всё правильно сделать, используется шаблон заявки, который помогает отправить корректную информацию. Вы говорите, что вам нужно, а дальше формируются таски, с которыми работают специалисты. Не надо помнить, кого и как зовут в кадрах, не надо думать про то, как попасть в офис и всё такое прочее, просто заказываете документы и получаете их в электронном виде или курьером. Чаще всего заказываются справки 2-НДФЛ либо аналогичные с места работы для налоговой, для детсада, для виз, в банк для кредита или ипотеки, заверенная копия трудовой для загранпаспорта и других документов и так далее.

Точно так же оформляется премия сотруднику. Не нужно никому писать, не нужно каждый раз обсуждать, как это правильно оформить. В разделе Payroll руководитель указывает размер премии, и дальше это уже задача бухгалтерии.

Чаще всего сотрудники в компаниях берут отпуск так: идут в кадры и спрашивают: «А как взять отпуск?» Дальше сотрудника просят написать заявление. Потом сотруднику опять нужно задать вопрос: «А куда его нести и что с ним делать?» Чтобы получить каждый новый шаг, нужно сделать предыдущий и задать вопрос. Автоматически не работает, всю схему увидеть нельзя. У нас же в одном месте можно заказать любой процесс одной кнопкой, исполнители получат нужные таски, а ты просто получишь результат. Тот же отпуск оформляется по такому же прописанному предсказуемому процессу. Вы выбираете период (но нельзя выбирать его задним числом, и нельзя выбрать прямо завтра). После этого уходит сообщение руководителю на согласование. Если всё хорошо и вы всё правильно настроили в ролях заранее (или это сделал руководитель), то тем, кто будет вас заменять или частично перекрывать во время отпуска, тоже упадут уведомления. Дальше — статусы в календаре и слаке.

По каждой задаче, кстати, есть трек, который показывает выполнение SLA и сколько каких шагов осталось. Если SLA нарушается, то скрипт сам создаёт пуш руководителю «проштрафившегося» сотрудника и задачу на перекрытие нарушенной задачи. Всё происходящее по задаче транслируется в слак: мы не пользуемся почтой, всё делается через мессенджер.

Дом

Поскольку мы всё это делали ещё задолго до пандемии и уже работали удалённо, то обычно задача заканчивается приездом курьера со всем нужным пакетом документов к сотруднику. Сейчас появляются варианты избавиться от большей части бумажного документооборота, и это сильно облегчит процессы. С ростом компании ручное управление приносит кучу ошибок, поэтому изначально мы задумались о том, что что-то идёт не так, когда HR стал заниматься только поддержанием операционки и ответами на вопросы.

Впервые сотрудник знакомится с этим всем при принятии в штат. Приходит бот, присылает пакет документов, который надо распечатать и подписать. Дальше их забирает курьер. Всё. Что-то можно загрузить в электронном виде для ускорения. Прямо в этом же продукте — доступ к корпоративной wiki, трек развития (грейды, компетенции), заказ обучения. Всё, что нужно от офиса, находится там. Если задача нетиповая — внутри интерфейса есть чат поддержки. От Home как от продукта мы хотим двух вещей: удовлетворённость сотрудников и метрику, которая показывает, насколько легко было совершать ключевое действие. В некоторых случаях после отправки задачи приходит опрос (рандомно), где можно ткнуть в вариант, насколько просто и понятно всё прошло. Если человек говорит «сложно», «очень сложно» или «средне», то мы идём в исследование понять, а что с продуктом не так, почему ему это ключевое действие было сложно сделать. Поскольку одна из наших целей — экономия времени сотрудника на рутинных процессах, мы следим за тем, сколько сотрудник тратит времени на ключевое действие.

А ещё в этом же интерфейсе живёт бот, которому можно быстро отправить что-то вроде багрепорта, но в человекочитаемом виде: если с багами обычно понятно, что делать, то с вещами вроде «неудобно» или «не могу найти» от пользователей сложнее. Плюс у любого сотрудника в любой момент может появиться идея, как улучшить что-то. Вот это важно не расплескать, поэтому можно отправить это боту и точно знать, что ничего не потеряется.

По моим ощущениям, эта автоматизация в целом экономит примерно пять-шесть часов жизни в месяц на контроль своих заявок. Если посчитать грубо, то в любой нашей заявке сотрудник тратит не больше пары минут. В «классическом» же процессе любой подобный вопрос закрывается от нескольких часов до пары дней. А таких запросов и заявок в год даже при лучшем раскладе минимум 20 от одного сотрудника. Конечно, я до этого ходила ногами в кадры, а потом списывалась с ними в мессенджерах по поводу того, когда и как лучше забрать. Вполне возможно, что у вас в компании это сделано проще и быстрее. Ну и вам в принципе неважно, кто занимается вашей задачей, важно то, что это всё приведёт к предсказуемому результату.

© Habrahabr.ru