Цифровая трансформация цементного завода (ч.10): закупки по min-max роботом13.11.2023 11:46

Часть 1: CRM для ERP

Часть 2: Роботизация бизнес-процессов в закупках

Часть 3: Волшебные интерфейсы и оживление железа

Часть 4: Автоматические личные кабинеты и чат-боты

Часть 5: Автоматизация на производстве

Часть 6: Траблшутинг на предприятии

Часть 7: Цифровой помощник оператора

Часть 8: Автоматическая MES-система

Часть 9: Смешивание муки в силосах

Часть 10: Закупки по min-max роботом (в этой публикации)

Суть метода закупок по min-max заключается в том, что для каждого товара задается минимальный и максимальный остаток, и при снижении фактического запаса до минимума — товар заказывается до максимума.

Отличие от обычных закупок в том, что покупки не требуется ожидание заказа. Расход товара до min является точкой заказа.

Так на складе обеспечивается оптимальный товарный запас по принципу Точно в срок:

• товар всегда есть в нужном количестве

• товар не покупается в большом количестве

• товарный запас всегда пополняется вовремя

• товар не залёживается на складе длительное время

• деньги компании не «морозятся» для затаривания складов

Что такое принцип «Точно в срок»?

Однако, организовать поддержание оптимальных товарных запасов на складе, не простая задача, но решаемая с помощью автоматизации.

Рекомендации: Не айтишные книги, которые полезно прочитать айтишнику

Регулярные закупки по min-max: боль, суровая реальность и страшный сон закупщика

Так можно представить процесс простых закупок: появилась потребность в товаре, заказали у поставщика, товар поступил на склад.

Схема простых закупок товара у поставщика

Однако, когда товар регулярно расходуется и заказывается у разных поставщиков, то процесс закупок сложнее: появляются этапы, связанные с выбором поставщиков, сравнением цен и условий поставки, заключением договоров и т.д.

Схема сложных регулярных закупок товаров у поставщиков

Когда регулярное снижение и пополнение остатков на складе — это цикличный процесс, значит к нему можно применить закупки по min-max. Однако, циклы расхода товара и циклы закупок разных товаров у разных поставщиков могут быть совершенно разные. Например:

• один товар может расходоваться несколько раз в день, а другой товар — один раз в неделю

• от заказа до поставки одного товара несколько дней, а другого товара — несколько недель

• сроки поставки одного товара у разных поставщиков — разные: от нескольких дней до нескольких недель

• сроки заключения договоров с разными поставщиками — разные

• в разные периоды частота расхода одного и того же товара может быть разная.

Кроме того, на всех этапах закупок возникают временные буферы с неопределенными сроками в днях. Ниже приведу в пример схему мин-макс для 1 товара и 1 поставщика.

Это боль закупщика.

Рандомная картинка из интернета — временные интервалы и остатки товара в парадигме Min-Max

Когда несколько товаров (а значит, остатков и моментов расхода) и несколько поставщиков (а значит, и сроков поставки), то схема приобретает другое измерение.

Это суровая реальность закупщика.

Четырехмерное пространство, в котором живет менеджер по закупкам

Очевидно, что менеджеру по закупкам сложно самому организовать оптимальные закупки. В таких случаях, он может воспользоваться Excel или специальной программой. Ниже приведу в пример скриншот цифрового помощника закупок по min-max. Обратите внимание на количество вкладок и кнопок, группировок, строк, колонок и таблиц. И здесь ещё нет поставщиков и сроков.

Это страшный сон закупщика.

Рандомный скриншот из интернета — цифровой помощник закупок по Мин-Макс

Менеджеру необходимо проанализировать данные и принять решение, какие позиции, в какой момент и в каком количестве заказать у каких поставщиков. Это сложный анализ и большой человеческий фактор.

Для автоматизации процесса закупок по min-max необходимо ответить на вопросы:

1. Какую номенклатуру включать в список min-max?

2. Когда номенклатуру исключать из min-max?

3. Как прогнозировать расход той или иной номенклатуры?

4. Как определить значения min/max для каждой номенклатуры?

5. Как рассчитать сроки поставки той или иной номенклатуры?

6. У каких поставщиков заказывать ту или иную номенклатуру?

7. С какой периодичностью размещать заказы поставщикам?

Номенклатура для min-max: включение, исключение, прогноз расхода, определение min/max

Номенклатура для min-maх — имеет регулярный расход в периоде (в неделю, в месяц) на в течение последних нескольких периодов подряд (N недель, N месяцев), без учета количества единиц расхода. Количество периодов наличия расхода может быть, например, N-1.

Такую номенклатуру можно включать в список min-max автоматически.

Например, если поддержание запасов по мин/макс рассчитано на 1 месяц, то проверку расхода номенклатуры можно выполнять 1 раз в неделю за последние 6 месяцев.

Примеры исключительных ситуаций

Для определения значения max необходимо определить средний расход за весь период и можно добавить страховой запас, например, 5%.

Max = Cр. расход (N-периодов) + 5% (ср. расход)

5 из 6 месяцев подряд номенклатура имеет расход. Средний расход в месяц составляет 150 единиц.

Значением min можно считать запас, которого хватит до след. пополнения — до уровня max. Т.е. это средний срок поставки от заказа поставщику до поступления на склад.

Min = Ср. срок поставки (N-периодов) / Период (30 дней) * Ср. расход (N-периодов)

За 6 месяцев средний срок поставки номенклатуры составляет 8 дней

Исключать из списка min-maх номенклатуру можно:

• временно:

  • не было расхода номенклатуры в течение последнего периода (например, за последние 30 дней)

  • принять решение об исключении из мин/макс может принять ответственный сотрудник, получив задачу по каждой номенклатуре

    

    Система определила позиции номнклатуры без расхода за последние 30 дней — кандидаты на исключение из min-maх

• навсегда:

Таким образом, получится список номенклатуры с минимальным и максимальным уровнем поддержания товарного запаса на складе.

Пример номенклатуры рассчитанными пределами min/max

Расчет сроков поставки товаров

По историческим данным и процессам, для каждой номенклатуры min-max можно проанализировать и определить, суммировать время и усреднить по поставщикам.

5 временных интервалов определяют средний срок поставки номенклатуры

(1) Количество дней от заказов до поступлений можно рассчитать по историческим данным в системе, сгруппировав отдельно по каждому поставщику.

(2) Срок заключения договоров на поставку обычно более прогнозируемый и условно-постоянный, например, максимум 5 или 10 дней.

Что входит в 5–10 дней на заключение договора?

(3) Время на запросы и сбор предложений можно:

• считать условно-постоянным, например, максимум 5 или 10 дней.

• рассчитать среднее: от заявки, взятой в работу менеджером до оформления заказа поставщику.

(4) Сравнение и выбор поставщиков может включать:

• время на сравнение предложений (цены, условия оплаты, условия доставки и т.д.)

• время на внутреннее согласование поставщиков для конкретной закупки.

В нашем случае: запросы и сбор предложений, сравнение и выбор поставщиков — выполняются автоматически. Об этой подсистеме подробно написал в третьей части о роботизации бизнес-процессов в закупках.

(5) Время на поиск поставщиков зависит от условий:

• 0 дней, если это действующий поставщик.

• например, максимум 5, если это новый поставщик.

Что входит в 5 дней на поиск нового поставщика?

Таким образом, в сумме получится максимальный средний срок поставки для каждой позиции номенклатуры по каждому поставщику. Средний срок доставки важно регулярно обновлять, например, 1 раз в месяц — за последние N месяцев.

Пример списка номенклатуры c рассчитанными сроками поставки и усредненные по срокам доставки от каждого поставщика

Расчет срока доставки для номенклатуры min-max можно упростить, исключив срок заключения договоров (2) и время на поиск новых поставщиков (5).

Почему?

Как связать товары с поставщиками?

Чтобы система понимала какой товар заказывать у каких поставщиков, они должны быть связаны между собой.

Для метода min-max связи «один к одному» (1 товар = 1 поставщик) или «один ко многим» (1 товар = несколько поставщиков) лучше не использовать. Более подходящей будет связь по виду или группе номенклатуры (1 поставщик = несколько видов/групп номенклатуры).

Подводные камни

Таким образом, в «портрете поставщика» должен быть заполнен список видов или групп номенклатуры, которые он уже поставлял или потенциально может поставлять. Как привести в порядок данные и обогатить их по историческим данным в системе, примеры написал в этой статье.

Пример «портрета поставщика» со связями по виду номенклатуры (2-х уровневая иерархия)

Как часто заказывать товары у поставщиков?

Когда фактический запаса товара снизится до минимума — ответ не верный.

Во-первых, даже очень похожие товары одного вида номенклатуры, могут иметь совершенно разные пределы min и max: разный количественный расход, разную частоту расхода.

Поэтому, если каждый товар заказывать в момент расхода до min, то часто придется заказывать по одному товару. Это нецелесообразно.

Пример разных пределов мин/макс для схожих товаров одного вида номенклатуры

Во-вторых, необходимо учитывать заказы в пути, когда ранее заказанный товар у поставщика еще не поступил на склад. Иначе на складе образуются слишком большие товарные запасы, что не списывается в парадигму min-nax.

Решение: определить количество дней для накопления товаров «к заказу», т.е. количество дней между заказами у поставщиков.

Например, если поддержание запасов по min-max рассчитано на 1 месяц, то заказы поставщикам можно размещать 1 раз в неделю:

• 1 неделя будет служить буфером для накопления расходуемых товаров «к заказу»

• 3–5 дней в течение недели будет достаточно для запроса и сбора предложений, и размещения новых заказов у поставщиков

Автоматические закупки по min-max

В третьей части о роботизации бизнес-процессов в закупках я рассказывал о подсистеме, которая используется для автоматических запросов и сбора предложений от поставщиков, сравнения и выбора поставщиков для закупки. Эта же подсистема используется с надстройкой для min-max:

Ответы поставщиков на автоматические запросы предложений по закупкам min-max

Подсистема получила развитие, теперь в ней реализован попозиционный выбор товаров для закупки у поставщиков: 1 запрос не означает, что все товары будут заказаны у 1 поставщика. Система выбирает товары с наилучшими условиями и рекомендует поставщиков. Для обычных закупок, менеджер и руководитель могут переопределить выбор поставщика для каждого товара — двойным кликом мышки.

Пример попозиционного выбора товаров: синий шрифт — выбор системы, синий жирный шрифт — переопределен человеком

Для автоматических закупок по min-max выбор системой является окончательным. Важным является цена товара и срок поставки, поэтому появился новый критерий и контрольная точка:

• Если цены поставщика на большинство товаров ниже, то проверяется разница отклонения по остальным товарам. В случае незначительного отклонения (в % с пределом в рублях) этот товар также заказывается у этого поставщика.

• Если срок поставки у любого выбранного системой поставщика превышает допустимый (Х дней), то процесс приостанавливается и ответственный сотрудник получает задачу для проверки сроков и согласования поставщиков к закупке.

Еще 2 контрольные точки системы относятся к поставщикам:

• Если в закупке по min-max нет поставщиков (никто не прислал предложение), то автоматически создается новая закупка на этот товар и сотрудник получает задачу для ручного подбора поставщиков и запускает сбор предложений.

• Если у выбранного системой поставщика нет подходящего договора (есть несколько договоров, но нет с отмеченным признаком «мин/макс»), то процесс приостанавливается и сотрудник получает задачу для выбора договора.

Примеры контрольных точек с задачами, когда требуется вмешательство сотрудника в закупки min/max

Контрольные точки бизнес-процесса обрабатывают исключительные ситуации, приостанавливают процесс, ожидая выполнения действия человеком. Пост-анализ принятых человеком решений позволяет до обучить алгоритмы системы, как действовать в тех или иных ситуациях.

Неотъемлемой частью подсистемы являются автоматические коммуникации с сотрудниками (задачи в ERP-системе) и поставщиками (электронные письма):

• email с запросом предложений на закупку товаров

• email запросом счетов на оплату или подписания спецификации к договору

• email с запросом готовности отгрузки по заказу

• email с обратной связью не выбранным для закупки поставщикам

Рекомендации по личному опыту

Пример автоматического письма поставщику с запросом счета на выбранные системой товары для заказа (присланный счет автоматически прикрепляется к заказу в ERP-системе)

Обязательной частью закупок по min-max является автоматическое создание документов в ERP- системе:

1. Заказ на внутреннее потребление (товар с минимальным запасом — к закупке)

2. Планируемая закупка (подбор поставщиков, запросы и сбор предложений)

3. Докладная записка (согласованные поставщики для заказа товаров)

4. Заказы поставщикам (заказs товаров у выбранных поставщиков)

5. Поступление товаров (по отгруженным заказам поставщиков)

ГЛАВНЫЙ РЕЗУЛЬТАТ: из процесса закупок по min/max исключены менеджер по закупкам и заявители. Управление процессом и выполнение задач передано системе. Менеджер по закупкам подключается кратковременно, только при возникновении исключительных ситуаций.

На этом, пожалуй, всё! Спасибо, что дочитали до конца! Вопросы напишите в комментариях.

P.S.: Возможно, в одной из следующих публикаций напишу об автоматических закупках по срокам поставки. Отличие от метода min-max в том, что такие товары не имеют регулярного расхода, а закупаются по потребностям к определенному сроку.

P.P. S: Также высокая вероятность, что эта статья будет последней на Хабре. Публикации видит все меньше людей, потому что по новой системе оценки, рейтинг автора 0 или отрицательный, не попадает в ленту. Смысл прубликаций теряется.

© Habrahabr.ru