Битрикс24: как избежать ошибок в управлении проектами
Управление проектами захватило мир — и это неслучайно. Проект является важной структурой менеджмента компаний, внутри которой реализуются задачи, ставятся сроки, планируются ресурсы. Тот, кто грамотно выстраивает работу с проектами, определённо выигрывает, поскольку команда и компания становятся гибкими и способны оперативно реагировать на любые изменения. Несмотря на популярность подхода, многие компании и команды продолжают совершать ошибки в управлении проектами, ограничиваются бумажными планерами и пересылают друг другу демотиваторы про дедлайн: «Посмотри, точно про нас». Попробуем разобраться, почему так происходит и как влияет на это автоматизация.
Управление проектами начинается с ошибок
Управление проектами — тема, изъезженная на одном только Хабре вдоль и поперёк. Тем не менее, изо дня в день компании любых масштабов и любых сфер бизнеса наступают на одни и те же грабли, управляя проектами и задачами. Иногда это обусловлено общей неразберихой и нежеланием сотрудников выстраивать свою работу прозрачной и логичной, а иногда дело в отсутствии правильного инструмента, который отлично встроится в комплекс автоматизации компании, а не будет «висеть» отдельным открытым окном или вкладкой браузера. Вот список проблем, с которыми каждый хоть раз, да столкнулся.
- Непонимание сущности проекта. Первое, что путают, это проект и процесс. Бизнес-процесс — это повторяющийся с заданной периодичностью набор действий, который должны совершать сотрудники для достижения цели. Проект — временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата (по определению свода PMBOK). То есть у проекта есть время жизни, дата начала и дата конца, конечное количество ресурсов. Например, рассылка пользователям — это процесс (неоднократное действие с одними и теми же этапами), а вот создание рассылки к юбилейной дате компании — это проект (разовый).
- Невнимание к ресурсам порождает их неоправданный перерасход. Отсутствие планирования проекта и деления его на задачи приводит к нерациональной трате сил (человеческий ресурс), времени и технических средств. А это всегда излишние затраты в денежном выражении и в конечном итоге падение рентабельности.
- Срыв сроков. Наверное, уже всем надоели шутки про сорванные дедлайны и возмущение клиентов, не получивших работу в срок. Между тем, перерасход времени возникает от неправильной организации работы и неграмотного распределения времени на решение задач.
- Задачи вне процессов компании. В организации может использоваться самый лучший планировщик и система управления проектами, но они абсолютно бессильны, если работают, например, вне CRM и системы учёта рабочего времени. К тому же, каждый сотрудник выполняет несколько функций, и они все должны учитываться при постановке задач и при присоединении работника к проекту.
- Перегрузка сотрудников — как раз следствие предыдущего пункта. Если не отслеживать текущую занятость работников и их групп, а просто назначать задачи, рано или поздно команда перестанет справляться с валом работы (кстати, в Битрикс24 на такой случай есть индикация долгов — сотрудник видит перед собой счётчик невыполненных задач). Однако никакой счётчик не в силах простимулировать сотрудника, который стал жертвой неправильного планирования загрузки.
- Невнимание к проектам и задачам, связанным со сторонними специалистами, может оказаться фатальным. Работники, которые находятся в офисе, априори более подконтрольны: они гарантированно не встанут и не уйдут по своим делам, можно проконтролировать ход работы в любой момент, воздействовать и мотивировать. В случае с удалёнными сотрудниками или фрилансерами всё гораздо сложнее. Нужно помнить, что, доверяя аутсорсеру, вы возлагаете на него ответственность за часть вашей будущей прибыли и вы же ему платите, а значит, вправе контролировать процесс.
В конце поста команда Битрикс24 поделится с вами небольшим чек-листом, который поможет наладить управление проектами в компании.
Как управление проектами реализовано в Битрикс24
В Битрикс24 пользователь может самостоятельно создавать группы (проекты), исходя, например, из организационной структуры компании, из направления деятельности или любой другой классификации. При создании группы устанавливаются параметры видимости проекта для пользователей, прописываются необходимые для группы сервисы (диск, календарь, сообщения, фотогалерея и т.д.).
Также на этапе создания можно добавить сотрудников, заинтересованных в ходе реализации проекта. Параметры группы можно впоследствии изменять. Такая организация групп-проектов особенно удобна для тех, кто работает с внешними контрагентами: внештатными сотрудниками, экспертами, клиентами, фрилансерами, дилерами. Можно создать отдельную группу и работать с ними в рамках одного проекта, ограничивая тем самым доступ к корпоративному информационному пространству. Система управления задачами интегрирована с документами и календарями.
Внутри групп или вне их ставятся задачи — основная единица управления проектами в Битрикс24. Задача включает в себя массу полей — чем больше информации будет заполнено, тем эффективнее управление и корректнее отчётность. Так, в ходе создания задачи планируются сроки и длительность (включая учёт праздничных и выходных дней), задаются правила для напоминаний, периодичность задачи. Также на этапе создания можно увязать задачу с предшествующей на диаграмме Ганта и привязать лиды, компании, контакты и сделки из CRM. У каждой задачи есть постановщик, наблюдатели и соисполнители. На панели задач сотрудник может видеть, по каким делам он помогает, а какие поручил.
Диаграмма Ганта — важный элемент управления проектами в любой системе, и Битрикс24 здесь не исключение. Сотрудник может просматривать задачи, изменять их, устанавливать взаимосвязи, перетаскивать дату окончания прямо на линейках графика. Также прямо из контекстного меню правой кнопки мыши можно управлять задачами на диаграмме: откладывать, приостанавливать, запускать и проч.
Все задачи можно разбивать на чек-листы с небольшими подзадачами и завершать по одному шагу. Такое дробление не только позволяет сосредоточиться на деталях проекта и не упустить ничего из виду, но и чисто психологически делает самый сложный проект проще — ведь каждая маленькая задача требует меньше ресурсов и времени. А между тем, заполнение чек-листа постепенно подводит выполнение работы к финалу.
По повторяющимся задачам могут создаваться шаблоны, а промежуточные и конечные итоги работы можно просматривать в виде отчётов с визуализацией данных. Шаблоны задач пригодятся в любой компании, ведь в них можно внести и подписание документов, и ежемесячные отчёты, и любые другие периодически повторяющиеся дела. Это экономит время на рутине.
Разумеется, проекты и задачи в Битрикс24 не изолированы от остальной функциональности и прекрасно взаимодействуют с социальной сетью, живой лентой, CRM, чатом и прочими инструментами. А это значит, что управление проектами происходит не в отрыве от остальных процессов, а в увязке с ними и взаимной зависимости. Соответственно, каждый сотрудник видит приоритеты при исполнении своей работы.
Обещанный чек-лист для вашего бизнеса
Неважно, какой у вас инструмент (Битрикс24 или любой другой), важно, как вы его используете. Повторимся: простое занесение задач, особенно по итогам их завершения, всего лишь пустое действие для проформы, задача должна работать в системе автоматизации бизнеса с тем же темпом, с каким она решается в реальности. Это основное правило. Но не единственное.
- Знайте свой инструмент управления проектами и используйте все его возможности. Используйте софт для совместного управления проектами, работайте с диаграммой Ганта. Если есть возможность, оптимизируйте платформу под свой бизнес. Команда также должна пользоваться инструментом — стимулируйте сотрудников интерактивными баллами или, что проще, сообщайте все интересные и свежие новости только в интерфейсе корпоративной системы. Кстати, в Битрикс24 каждый сотрудник может просмотреть свою активность использования системы в сравнении с коллегами, а руководитель может видеть коэффициенты всех подчинённых. Это очень важный инструмент на этапе первичного освоения инструмента.
- Знайте своего клиента. Управление проектами — это та часть деятельности компании, которая чаще всего направлена на создание продукта, то есть фактически на удовлетворение потребностей клиента. Понимание контрагентов позволит точнее распределить ресурсы, запланировать их. Именно поэтому важно интегрировать систему управления проектами с CRM или сразу выбирать систему с обоими модулями (как Битрикс24).
- Планируйте: время, ресурсы, материалы и проч. План с чётко выделенными этапами его реализации позволит сосредоточиться на основной работе, а не на тушении пожаров во время дедлайна.
- Соблюдайте принцип Парето (80/20). 20% работы команды приносят 80% результата. При постановке задач обязательно анализируйте предыдущие итоги и сосредоточьтесь на самых ценных 20% задач.
- Одновременно с предыдущим пунктом не зацикливайтесь на микроменеджменте и не стремитесь управлять всем — делегируйте и позвольте сотрудникам планировать свою занятость. Использование специализированного софта дисциплинирует команду: всем сотрудникам известно, что в системе отображается их прогресс, а значит, обманывать нет смысла.
- Используйте чек-листы для задач — дробление помогает подходит к реализации проекта маленькими выполнимыми шагами.
- Пользуйтесь отчётами, анализируйте итоги и показатели. Это поможет выявить слабые места и оптимизировать процесс работы с задачами и проектами.
- Получайте обратную связь (чаты, почта, телефон) от команды. Это позволит минимизировать проблемы и избежать влияния человеческого фактора.
- Управляйте рисками в проектах: закладывайте реальные ресурсы и сроки, распределяйте нагрузку команды равномерно, контролируйте исполнение задач в ходе процесса, а не только по окончанию.
Управление проектами — важнейшая часть бизнеса. Рынок программного обеспечения это понимает и предлагает огромное количество конкурирующих решений и утилит. Чаще всего это просто таск-менеджеры, для интеграции с которыми нужно хорошо поработать с API или заказать платную доработку. Битрикс24 уникален тем, что, в отличие от конкурентов, даёт возможность автоматизировать многие аспекты работы компании в комплексе, без дополнительных действий. А это значит, что вместо многодневной настройки системы у вас будет больше времени на слаженную работу и реальный шанс оказаться на шаг впереди конкурентов.
