17 мгновений IT. Личный опыт самоорганизации от руководителя отдела
Почему 17, спросите вы? Потому что мой путь в ИТ начался именно 17 лет назад. При этом последнее десятилетие я работаю в компании «Инфосистемы Джет», где произошло мое профессиональное становление. Но сегодня я расскажу не о перипетиях корпоративной жизни, а о самовоспитании и литературе, которая мне помогала все эти годы.
Первая необходимость в осознанной самоорганизации у меня возникла, когда я еще работал бизнес-аналитиком в начале десятых. В какой-то момент у меня появилось очень большое количество задач, и я обратился за советом к одному коллеге, который всегда ходил с ежедневником. В ответ он предложил мне книгу о тайм-менеджменте. Так я и познакомился в 2012 году с книжкой Глеба Архангельского «Тайм драйв». Глеб достаточно подробно расписывает, как управлять временем, и предлагает свою собственную систему ведения и планирования времени. Я у него первого прочитал про «лягушек», которых надо «есть» по утрам. «Лягушкой» он (или, возможно, кто-то до него) называл задачи, которые тебе неприятны, но сделав с утра одну такую задачу и потом поняв, что у тебя больше нет таких задач, ты испытаешь невероятное удовольствие. Он же рассказал мне о том, что «слона надо есть по кускам»: то есть если у тебя есть громадная задача, ее надо порезать на части и «есть ее бифштексами». Так у меня на столе появились бумажные ежедневники (не путать с блокнотами, они были всегда и есть сейчас), а в них — записи.
В 2014 году началось очень активное развитие, было много работы, компания неслась, как ракета. Когда у меня случались авралы, я все так же применял методы, которые каким-то образом запомнил — «лягушки», «слоны», записывание задач на листочках. Однажды мой коллега Виталий предложил мне выделить один день, чтобы задерживаться на работе и разгребать все, что у меня есть. Не знаю, читал ли он книжки, но интуитивно он применил один ход, который в нескольких книгах я уже встречал: это «еженедельный обзор». Или вот, например, моя жена постоянно ведет электронный список своих задач на iPhone, и она ничего не забывает (к моему сожалению =(). Ведение таких списков — еще один из популярных (ключевых) методов.
В 2015 году мне пришлось какое-то время помогать коллегам — надо было тестировать функционал и сидеть на стороне заказчика. Спектр ответственности вырос: я тестировал, анализировал ошибки, координировал несколько команд, решал, куда какие ошибки идут, вел всякие реестры для тех, для этих и вон тех вот ребят тоже. В феврале 2016 мой коллега ушел в длительный отпуск, и мне предложили занять должность координатора между двумя подразделениями компании. Я согласился и тем самым обрек себя на поиск новых возможностей для самоорганизации.
Я все так же вел свои бумажные ежедневники (и блокнотики), но начал приходить к выводу, что мне нужен еще какой-нибудь электронный инструмент. Выбор пал на EverNote. Там примерно все так же, как в бумажном виде, только искать инфу проще, и он доступен со многих устройств. Когда же EverNote стал платным для всех платформ, я перешел на OneNote, который до сих пор со мною живет — исключительно в качестве заменителя бумажки для записей плюс для хранения справочной информации, которой я постоянно пользуюсь. Главные его преимущества — он кроссплатформен, бесплатен и синхронизируется хорошо, несмотря на то, что это продукт Microsoft. И еще он облачный.
В 2017 году я начал учиться доходчиво объяснять свои мысли с помощью визуальных инструментов — не столько учился рисовать, сколько набивал руку. Рисовал картинки про свой план на день — хорошо работает, и это забавно.
В 2018 году задач стало катастрофически много (под руководством появилась группа). Я снова обратился за советом к друзьям, и моя коллега из «Инфосистемы Джет» Маша посоветовала мне классную книгу — «Джедайские техники» Макса Дорофеева. Фактически, как и Глеб Архангельский, Макс Дорофеев предлагает свою систему управления временем, самим собой, своими задачами. Макс первый подсказал мне, что на самом деле я нахожусь в большом стрессе от того, что держу все задачи в голове (не смотря на наличие блокнотиков, ежедневников и прочего). Он предлагает простые техники разгрузки себя, например, «Ночной гвоздодер» — когда ложишься спать, вместо того, чтобы нормально уснуть, ты начинаешь вспоминать: «Ой, вот это забыл сделать!» Он же предлагает потратить пять минут, чтобы сесть и прокрутить весь свой день задом наперед. В момент этой прокрутки будет вспоминаться, что ты хотел сделать и не записал. Вспомнил — запиши в свою систему самоорганизации, где ведешь задачи, или просто на листочек. И так надо пройти до самого конца дня. Это действительно помогает (попробуй, не ленись).
Кроме того, автор освещает проблему прокрастинации: он предлагает создавать задачи в виде самых первых шагов, которые необходимо предпринять, причем максимально простых и понятных. Еще автор объясняет задачи по-умному: по каждой задаче надо ответить на вопросы «что? зачем? почему? когда? сколько?» и самое главное — сформулировать первое физическое действие, которое надо сделать для достижения цели (выполнения задачи, проекта). Он рассказывает о том, почему мы ленимся, а также об особенностях мотивации, и дает много полезных советов по концентрации. Один из советов, который я применил — это помечать все входящие сообщения в почте, как прочитанные, чтобы они не отвлекали тебя, а читать их в тот момент, когда надо тебе. Раньше новые письма постоянно сдергивали меня с задач, над которыми я работал. Еще по совету Макса я отключил все уведомления, и это было страшно! Мне пришлось себя заставить. Я сказал себе: «Рома, если что-то действительно случится, тебе сначала пришлют SMS, а в более серьезной ситуации тебе позвонят». Я действительно почувствовал разницу: это сняло с меня первую волну стресса. Далее, стал применять и другие практики которые помогли освободить мозг для обдумывания жизни на более высоком уровне восприятия. Но, путь к «просветлению» мне еще только предстоит.
В дополнение к уже перечисленным книгам, могу порекомендовать книжки: «Никогда-нибудь», «Лайфхак на каждый день», «Как привести дела в порядок» и «Unfuck yourself. Парься меньше, живи больше». Они проясняют некоторые частные вопросы и поддерживают личную мотивацию.
В последнее время я научился справляться с потоком задач, хотя их не становится меньше, но я все-таки чувствую необходимость дальнейшего развития.
А вам что помогает справиться с нагрузкой и быть в хорошем настроении? Буду благодарен за советы.
Роман Грибков, руководитель группы сервисных проектов «Инфосистемы Джет»
