[Перевод] Как управлять рисками в проекте: 5 шагов28.03.2025 11:01

Процесс управления рисками включает пять этапов: выявление, анализ, оценка, обработка и мониторинг. Риски можно снизить с помощью разных подходов: избегания, принятия, уменьшения или передачи.

Ключ к успешной реализации проекта — это продуманное планирование и управление. Однако, несмотря на тщательную подготовку, каждый проект несёт в себе определённый уровень риска. Кроме того, уникальные риски каждого проекта затрудняют перенос полученного опыта с одного проекта на другой. Один из способов справляться с неожиданными рисками — это непрерывный процесс управления. В этой статье мы поговорим о типичных рисках проектов, а также об эффективных стратегиях и инструментах управления рисками.

Управление рисками в управлении проектами

В управлении проектами риском считается любое потенциальное событие, которое может повлиять на проект — как положительно, так и отрицательно. Управление рисками — это процесс выявления и реагирования на такие события до их возникновения или в момент их появления. 

Все проекты содержат риски. Поэтому способность эффективно ими управлять — одна из важнейших компетенций, которой должен обладать руководитель проекта.

Категории рисков в управлении проектами

Риски проекта могут повлиять на сроки и ресурсы, необходимые для его завершения. Риски могут быть внутренними (находятся под контролем команды проекта) или внешними (выходят за пределы контроля команды проекта). Рассмотрим несколько типов рисков:

• Финансовые риски — рост издержек, неточные бюджетные прогнозы, увеличение затрат на рабочую силу и материалы, низкий уровень продаж, трудности с привлечением финансирования и так далее.

• Стратегические риски — ошибки в стратегии, такие как выбор неподходящей методологии управления проектом, опора на устаревшую корпоративную культуру, высокая текучесть персонала, инвестиции в сложные или дорогие технологии.

• Риски производительности — несоблюдение сроков членами команды, отсутствие чётких целей и ключевых показателей эффективности, использование недостаточных или устаревших маркетинговых исследований, расползание границ проекта (scope creep).

• Внешние риски — факторы вне контроля команды: изменения в законодательстве, экономическая нестабильность рынка, срыв сроков подрядчиками, технические изменения, чрезвычайные ситуации, кибератаки.

• Положительные риски (возможности) — неожиданные события, которые положительно влияют на проект: выполнение задач раньше срока или с меньшими затратами, превышение первоначальных целей, повышение эффективности благодаря новым инструментам, положительные изменения в законодательстве.

Как управлять рисками в проекте

Важно понимать как сам процесс управления рисками, так и стратегии их смягчения, чтобы обеспечить успешное завершение проекта. Процесс управления рисками помогает заранее планировать и прогнозировать возможные угрозы, а стратегии смягчения позволяют справиться с ними, если они всё же возникнут.

Процесс управления рисками (или жизненный цикл управления рисками) — это структурированный подход к работе с рисками, которые могут возникнуть на протяжении всего проекта. Хотя могут быть вариации, в целом процесс включает следующие шаги и охватывает как негативные, так и позитивные риски:

1. Выявление рисков

Первый шаг к пониманию потенциальных рисков — это их выявление. На этом этапе составляется список возможных рисков, которые могут повлиять на проект.

Примеры типичных рисков: внедрение новой технологии, нечёткие требования, отсутствие ключевых специалистов, проблемы с коммуникацией, зависимость от внешних поставщиков, безопасность и сохранность данных.

Используйте свой опыт в управлении проектами и анализируйте аналогичные проекты, чтобы выявить вероятные трудности. Также подключайте заинтересованные стороны, членов команды и экспертов — их идеи могут дать свежий взгляд и укрепить ваше понимание.

2. Анализ потенциального воздействия риска

На этапе анализа вы оцениваете вероятность наступления каждого риска, а также его возможное влияние на проект. Можно начать заносить риски в реестр рисков — таблицу, где для каждого риска указываются уровень приоритета и план действий. В реестр можно вносить как качественную, так и количественную информацию.

3. Назначение рискам приоритета 

На этом этапе рискам присваивается приоритет — с учётом вероятности и воздействия каждого риска для определения их уровня. На основе выявленных факторов рискам присваивается высокий, средний или низкий приоритет. Оценка рисков даёт команде возможность понять, на что следует направить усилия при смягчении рисков.

4. Смягчение рисков

Разработайте план смягчения каждого риска и зафиксируйте эти планы в реестре рисков. Что подразумевается под смягчением рисков? Четыре наиболее распространённых способа смягчения рисков — это избегание, принятие, снижение и передача. Принятие решения о том, какой подход использовать для каждого риска, не является точной наукой — вам придётся использовать свои знания и опыт, чтобы определить наилучший вариант.

Избегание
Хотя не каждый риск можно избежать, в некоторых случаях это может быть хорошей идеей. Избегайте риска, если вероятность его наступления высока. Партнёр-поставщик получил репутацию компании, предоставляющей некачественную работу? Попробуйте найти другого. Планируете мероприятие в сезон дождей? Перенесите его в помещение или на более солнечное время года.

Принятие
Принятие рисков может быть оправдано, если вероятность их наступления низкая и они не окажут серьёзного влияния на проект. В конечном итоге, если риск всё же возникнет, он не должен помешать реализации проекта. Например, вы заказали композиции из подсолнечников для свадебного банкета, но флорист говорит, что есть небольшая вероятность того, что может не хватить цветов и придётся заменить часть на тюльпаны. Поскольку вероятность низкая, а замена не испортит свадьбу, вы можете принять этот риск, не тратя время на поиск нового флориста.

Снижение
Снижение риска означает изменение элементов в плане с целью минимизировать вероятность его наступления или потенциальное влияние на проект. Средние и высокие риски хорошо подходят для снижения. Это обычно требует некоторых усилий или вложений. Например, менеджер проекта может нанять новых членов команды, если команда не справляется с объёмом работы. Это также может означать включение тактик снижения риска в проектный план. Временные буферы для сложных или чувствительных к срокам задач дают вам гибкость, если работа начнёт отставать от сроков. Резервный бюджет может помочь покрыть непредвиденные расходы, если они возникнут.

Передача
Передача риска означает его перенос на стороннюю организацию или лицо. Это может означать получение страхового полиса или передачу части работы на аутсорсинг третьей стороне. Риск всё равно может возникнуть, но прямое влияние на ваш проект будет лежать на стороне, не связанной с вашей командой.

5. Мониторинг рисков

На последнем этапе настройте процесс отслеживания каждого риска с самого начала проекта. Назначение членов команды для наблюдения за конкретными рисками и их смягчением помогает поддерживать постоянное понимание того, где находятся риски и насколько велика вероятность их возникновения, чтобы вы были готовы реагировать, если они реализуются.

Инструменты для управления рисками

Инструменты могут обеспечить структуру для работы команды и служить основой для отслеживания прогресса на протяжении всего проекта. Ниже приведена пара инструментов, которые можно использовать в процессе управления рисками.

• План управления рисками. Как правило, это рабочий документ, содержащий всю информацию, связанную с рисками проекта. В него могут входить резюме, реестр рисков, планы смягчения, ответственные за риски лица и любая другая информация, связанная с рисками. Менеджеры проекта могут обновлять документ по мере развития проекта и изменения потребностей.

• Реестр рисков, также известный как матрица рисков. Это таблица, содержащая все риски проекта, их приоритеты, планы смягчения и другие важные детали. Для составления реестра можно использовать приложение для управления проектами либо создать его самостоятельно в таблице.

Риски неизбежны в любом проекте — особенно в IT, где всё может пойти не по плану. Но хаоса и срывов можно избежать, если выстроить грамотное управление сроками, содержанием и изменениями. Хотите узнать, как это делать на практике?

Приглашаем на открытые уроки:

• 2 апреля. Расписание без провалов: методы управления сроками в IT-проектах.
  Узнаете о процессах управления сроками свода знаний PMBOK, методах и инструментах, используемых в процессах управления сроками и других особенностей данной области знаний. Записаться

• 16 апреля. Как избежать хаоса: управление содержанием и изменениями в IT-проектах.
  Даже самая опытная, слаженная и замотивированная команда не справится с проектом, который постоянно меняется на ходу. На открытом уроке поговорим о том, как можно предотвратить попадание в такую ситуацию. Записаться