[Перевод] Исчерпывающее руководство Getting Things Done (GTD) метода с примерами
В данной статье вы узнаете о методе, помогающем привести в порядок все ваши дела от самых крупных и важных, до тех, что еще только появились в голове.
Я и сама не понаслышке знаю, как сложно перейти от мыслей и планирования к реальным действиям, как не только организовать первостепенные задачи, но и не упустить из вида ценные детали информации.
Я подробно разберу на практике все шаги Getting Things Done метода и вы получите четкую инструкцию к действию. Вы сможете не только эффективно организовать свои дела, но и найти больше возможностей для создания новых идей, применяя данную инструкцию на практике.
Теперь давайте узнаем подробнее про данный метод и какой смысл вкладывает в него сам автор.
Что такое Getting Things Done метод?
Итак, Getting Things Done, GTD (в переводе с англ. — «Доведение Дел до Завершения» — это метод повышения личной эффективности, посредством организации и контроля задач, созданный Дэвидом Алленом. Сегодня Дэвид Аллен считается ведущим специалистом в области организационной и личной продуктивности.
Немало людей считает Getting Things Done метод слишком сложным, лишенным спонтанности, на что Аллен отвечает, что не любит планировать «то, что не нужно». Интересно, но сам автор метода считает себя одним из самых неорганизованных и спонтанных людей. Придумав метод GTD, он заметил, что получил больше свободы делать то, что хочется, мыслить яснее и свободнее, вдохновляться присутствием во всех делах, которые выполнял.
Наш мозг предназначен для генерации идеи, а не их хранения
По словам Дэвида Аллена, наш мозг предназначен для генерации идеи, а не их хранения. Благодаря GTD методу мозг освобождается от задачи «сохранить информацию» и получает больше энергии для создания идей, которую раньше тратил, старательно удерживая «все, что нужно сделать». Дэвид Аллен называет это состояние естественного функционирования мозга — «разум, подобный воде» — чистый и ясный.
Мы уже привыкли к постоянному чувству волнения и напряжения из-за больших объемов информации. В таком состоянии действительно трудно мыслить креативно, создавать, творить, придумывать что-то новое ведь мозг и наша память всецело заняты удержанием информации.
Аллен называет это состояние «модальностью экстренного сканирования», проще говоря представьте себя, неотрывно следящим за горизонтом, в ожидании тревожного сигнала — не появился ли очередной пожар, который нужно потушить? С легкостью можно ощутить охватывающее чувство беспокойства.
Поэтому так важно отладить процесс выполнения задач и прописать последовательность их выполнения, а не возвращаться снова и снова к планированию. Ведь многие из нас уже теряют продуктивность и немало сил в процессе «первоначального планирования», определяя конечную цель и действия по ее достижению.
Getting Things Done метод создан чтобы избавиться от стресса и навести порядок в мыслях, идеях, рутинных ежедневных делах, а также планах на будущее, помогая хранить, отслеживать и использовать подробную информацию, связанную с выполняемой задачей.
Итак, начнем знакомиться с самим методом организации задач и разбирать его этапы на конкретных примерах.
5 этапов работы с информацией
Те задачи, о которых мы думаем ежедневно, все важные данные, что пытаемся запомнить, планы, что строим у себя в голове: одним словом всю эту многозадачность Дэвид Аллен называет «разомкнутыми циклами». «Разомкнутый цикл» по его определению — это незавершенное обязательство. Когда оно находится в психике, а не в системе, то для его отслеживания и поддержания требуется энергия и внимание. Эта умственная многозадачность негативно влияет на продуктивность.
Эта умственная многозадачность негативно влияет на продуктивность.
Чтобы стать продуктивнее, взять под контроль дела и задачи GTD предлагает подойти к управлению рабочим процессом, используя пять шагов:
- Cбор
- Обработка
- Организация
- Обзор
- Действия
Сбор информации
На первом этапе все имеющиеся мысли, идеи, задачи, проекты, дела нужно выгрузить из вашего ума во внешнюю систему.
Проанализируйте всю информацию, что приходит на ум. Это также могут быть любые неразрешенные вопросы, которые потребуют решения в будущем. Здесь нет неважных дел, все должно быть отражено в системе.
Для этих целей подойдет записная книжка, приложение для планирования задач, почтовый ящик электронной почты или все что угодно, что вам подойдет. Важно отметить, что вам должно быть максимально удобно пользоваться и регулярно обрабатывать информацию.
Также очень важно: не забывайте фиксировать и новые задачи, появляющиеся у вас и своевременно вносить их в систему, без этого невозможна работа системы.
Пример
Все, на данный момент пришедшие мне в голову идеи и задачи, а также информацию со стикеров на письменном столе я записала в нижнем столбце Календаря Tweek, дав этому списку название Входящие.
Фиксирование задач
Примечание автора — Для удобства восприятия увеличивайте картинки, просто нажав на них.
Итак, все задачи выписаны в столбик в произвольном порядке и готовы к следующему шагу — обработке.
Обработка
Для всей хаотичной информации, полученной на первом этапе, был создан достаточно удобный алгоритм упорядоченной обработки — дерево решений.
Пройдитесь по всем пунктам в вашем списке Входящих и проделайте с каждым из них необходимое действие.
Этот алгоритм поможет ускорить и отработать до автоматизма процесс принятия решений относительно поступающей информации.
Итак, получив информацию, первый вопрос, который необходимо себе задать: «Что это за информация?». Как только вы решите, что это такое, вы сможете ответить на вопрос: «Что с этим делать?».
Что это за информация? Что с этим делать?
Разовые задачи, которые занимают не более 2 минут
Это все задачи, которые занимают не более 2 минут и выполняются за одно действие. Они не относятся к какому-либо проекту и могут загромождать список дел.
Если вы чувствуете, что данную задачу можно завершить здесь и сейчас, задайте себе вопрос: «Это займет меньше двух минут?» Если ваш ответ — да, то просто выполните задачу, вычеркивайте и больше не думайте о ней.
Пример
В моем списке дел к таким задачам можно отнести «Заказать цветы на день рождения Кейт». Я оформляю заказ, вычеркиваю задачу и впоследствии удаляю из списка.
Пример разовой задачи
Иногда, проще выполнить и забыть, то что не требует много времени, чем стараться удержать это в памяти. Такой подход сократит и уровень стресса, и ваш список дел.
Теперь мы можем приступить к разбору остальных задач.
Проекты
Если задание невозможно выполнить за один шаг, то это уже проект, для завершения которого необходимо планирование нескольких шагов или этапов.
Таких проектов одновременно, как правило, несколько и важно регулярно просматривать их, проверяя следующие действия — необходимые дополнительные шаги для их завершения.
Пример
Определив, что среди моих задач является проектом, создаю еще одну колонку и называю ее Проекты и перетаскиваю в нее задачи из Входящих. В моем случае «Подать заявление на открытие банковского счета» и «Подать заявление на оформление вида на жительство, 20 апреля» будут задачами в несколько шагов.
Выделение проектов в отдельную колонку
Кроме того задачи, на выполнение которых понадобится более двух минут можно делегировать или отложить.
Сюда можно отнести те задачи, которые необходимо отложить — отсрочить ее выполнение в будущем. Так стоит поступить с теми задачами, у которых есть определённый срок выполнения, а также с теми задачами, для завершения которых вам необходимо выполнить еще ряд задач.
Делегирование
Делегировать — значит перепоручить его кому-то другому для выполнения, но оставить за собой контроль и ответственность за его выполнение. Такое задание необходимо поместить в Делегировать.
Пример
Создаю колонку Делегировать и перетаскиваю задания, которые могу перепоручить на выполнение другим. Например, я могу делегировать своему коллеге, работающему над тем же проектом, написать отчет, а также же попросить офис менеджера забронировать конференц-зал для встречи с бизнес партнерами.
Делегированные задачи
Определившись кому и какие задачи вы передаете на выполнение,
рассмотрим задачи, которые требуют мини плана по их выполнению.
Следующие действия
Существуют задачи без конкретного срока выполнения, но требующие выполнения некоторых действий, прежде чем они будут завершены.
Эти задачи необходимо разместить в отдельный список Следующие действия и определить конкретные следующие шаги, последовательно, для каждого из них.
Пример
Создаю еще одну колонку Следующие действия и прописываю следующие шаги (действия) по каждой задаче, используя Подзадачи. Мы используем Подзадачи, т.к. каждая сложная задача может быть разбита на подзадачи, для того чтобы выполнение каждого из шагов (следующих действий) помогало двигаться к завершению задачи.
«Подать заявление на открытие банковского счета» требует подготовки документов и запланированной встречи со специалистом; «Отправить посылку семье» возможно тогда, когда будут куплены подарки; «Купить подарки коллегам» ждет подходящего момента, а «Почта, отправить подписанные документы» возможно после формирования и подписания всех необходимых бумаг.
Организация списка Следующие действия
Добавление подзадач (следующих шагов) для каждой из задач в списке Следующие действия
Задачи привязанные к определенному сроку
Привязанные к определенному сроку задачи, внесите в свой календарь. Календарь очень важен для контроля над встречами и поручениями. Аллен рекомендует использовать его только для событий и дел с четкой датой исполнения.
Чтобы не запутаться все текущие или ожидающие исполнения без определенного срока дела необходимо внести в списки следующих действий, а не в календарь.
Пример
Вношу в календарь все задачи по срокам. Устанавливаю напоминания, где это необходимо и для удобства некоторые из них выделяю цветом.
Напоминания для задач с конкретным сроком
Внесение в календарь задач с конкретным сроком
Когда-нибудь
Сюда вы можете разместить дела и задачи без определенного времени для завершения, которые можно отложить на более поздний срок для рассмотрения. Здесь, возможно, будут храниться ваши идеи для воплощения в жизнь.
Пример
В список Когда-нибудь я помещаю «Найти инфлюенсеров» как идею поиска инфлюенсеров для проекта и «Написать блог», планируя написать блог в будущем.
Идеи и планы на будущее в списке Когда-нибудь
Архив или Справочный материал
Этот список содержит в себе полезную в будущем информацию. Если вы решили, что вам важна эта информация, вы легко можете получить к ней доступ в любой момент, когда это действительно необходимо.
Пример
Сюда, в колонку Архив перетаскиваю информацию о взятом выходном дне, чтобы не забыть о нем, оформляя отпуск, а также адрес офиса, необходимый для отправки документов почтой.
Архив, содержащий справочную информацию
И наконец задачи, более не требующие действий и не несущие пользы — удалите.
Смело избавляйтесь от информации, не кажущейся вам важной. Освободите время для действительно стоящих вашего внимания дел.
Перетаскивание (Организация)
Как только вы разберетесь со всеми пунктами во Входящих, отсортируйте их и распределите в соответствующие разделы.
Как правило обработка и организация задач идут параллельно. Разбирая входящие задачи, на этапе обработки мы уже определили в какой раздел пойдет та или иная задача.
Резюмируя процесс организации важно отметить: система документов, папок, записей и прочего, что вы выберите для приведения в порядок своей информации, должна быть простой в использовании.
Я нахожу Tweek очень простым и удобным для Getting Things Done планирования потому, что все задачи доступны для обзора в любой момент, а не спрятаны в папки.
Используя Tweek, меняйте местами колонки с задачами, щелкнув по значку трех точек справа, а также сортируйте задачи внутри колонки, например по алфавиту, просто перетаскивая их. Не стесняйтесь перетаскивать задачи из одного столбца в другой по всей матрице GTD.
Обзор
Очень важный этап. Для эффективного решения задач необходимо просматривать список регулярно: ежедневно, еженедельно, так часто как это требуется.
Чтобы добиться хорошего результата необходимо поддерживать систему — чаще обращайтесь к своим спискам, пересматривайте их, очищайте, дополняйте.
Пренебрегая этим пунктом вы рискуете накопить новые задачи и дела, потерять всякую мотивацию и как следствие нарушить работу всей системы.
Поэтому удобнее всего ввести обзор в свою рутину: в конце рабочего дня, в качестве подготовки к новому дню или как утренний ритуал, настраивая себя на предстоящий день.
Действия
Итак, все предыдущие действия по сбору, обработке и организации всех текущих и запланированных на будущее задач были проделаны как раз для того, чтобы теперь вам было проще приступить к их выполнению.
Все, что вам остается — это следовать конкретным, ориентированным на действия пунктам и выполнять задачу за задачей, ведь у вас уже есть подготовленный план!
Все уточнения, даты, сроки работают вам в помощь. Теперь вам не нужно снова вспоминать все детали, которые со временем могут быть утеряны, ведь вы вовремя позаботились об этом еще на этапе организации.
Ошибки при работе с Getting Things Done методом
А теперь давайте рассмотрим возможные ошибки, возникающие при работе с Getting Things Done методом.
1. Не ознакомившись с методом, приступать к его использованию.
Поначалу Getting Things Done метод может показаться весьма запутанным, но если вы прочтете данную статью это вам поможет определиться: подходит ли вам методика, разобраться в основных идеях метода и возможно выбрать его на всю оставшуюся жизнь, по крайней преданных мере последователей GTD немало в мире, что говорит о его эффективности.
2. Недостаточно часто проводить обзор списков.
Добиться продуктивности без постоянного пересмотра и корректировки задач невозможно. Только регулярный анализ, пересмотр, очистка — залог успешно работающей системы, приносящей результаты.
Своевременно внесенные новые задачи, а также скорректированные текущие будут работать на вас, экономя ваше время и снижая стресс, в отличие от накопленного вороха дел.
3. Сразу делать вывод о всей системе, не освоившись в ней.
Дайте себе время привыкнуть к новому способу организации задач, настройте его под себя. Процесс привыкания к системе может быть не таким гладким, но как только вы разберетесь с контекстами вам станет куда проще упорядочить все свои идеи и начать работать с ними.
4. Вы начинаете хранить информацию в разных местах и приложениях.
Это неизбежно ведет к нарушению работы системы и не дает вам возможности получать своевременный доступ к информации, она теряется как и ваша мотивация на выполнение задач.
Вместо этого возьмите себе за правило вносить все идеи в единую систему и избегайте беспорядка, оставляя самому себе записки на столе или холодильнике.
5. Вы пишите нечеткие и некорректные инструкции в «следующих действиях».
Работая над проектом, большая доля успеха в его выполнении — это правильная сортировка (организация) шагов его по его выполнению. Если вы затрудняетесь с их написанием — используйте глаголы, описывающие необходимые последующие действия и подробнее расписывайте детали действий. В таком случае вы сможете приступать к выполнению сразу, а не разгадывать написанное как очередной ребус.
6. Держать информацию в голове.
Фиксировать в системе нужно все, даже мелкие задачи, а также то, что кажется не таким важным сейчас.
7. Работать в режиме многозадачности.
Старайтесь думать только о той задаче, которую вы сейчас выполняете и двигаться от задачи к задаче, всецело отдавая силы чему-то одному на момент выполнения.
8. Продолжать придерживаться старого образа жизни и взглядов и надеяться, что система будет сама работать.
Вам необходимо избавиться от негативных закрепившихся привычек и установок: воспринимать задачу не как проблему, а прежде пытаться найти решение, не прокрастинировать — не откладывать дела в долгий ящик или вовсе избегать их решения. Без вашего активного участия система не будет работать, но начав работать с ней вы и сами заметите, как стали придерживаться более четких жизненных позиций, распорядка дня и позитивных установок.
Заключение
Используя Getting Things Done метод на практике, лично я нашла для себя простой способ совмещать организацию текущих дел и планирование долгосрочных проектов, что раньше удавалось с трудом.
Также этот метод помог мне обрести спокойствие и снизить стресс, зная, что вся необходимая для выполнения и запоминания информация находится в одной структурированной системе.
Если вы все еще в поиске подходящей системы планирования, вам определенно стоит попробовать Getting Things Done метод и возможно присоединиться к числу поклонников данного метода — тем, кто делает больше и волнуется меньше.
