Выстраиваем работу с подрядчиками без стресса, суматохи и игнора01.03.2024 17:15

Представьте ситуацию: вы — заказчик, который вчера вечером придумал идею и хочет ее воплотить в ближайшие сроки. Уже сегодня вы стучитесь к своим подрядчикам, чтобы они немедленно внедрили то, что у вас в голове.

Там же делать то нечего! Пару кликов и все!

Но не тут то было. Чтобы воплотить задумку в жизнь, нужно провести исследование, передвинуть позиции на сайте местами и вообще нанять еще одного человека.

Подрядчики не могут бросить все то, что они делают лишь бы угодить вам здесь и сейчас. Вам начинает казаться, что они бездельничают и не хотят идти на переговоры, чтобы сделать работу эффективнее.

Что же в таком случае делать и как найти компромисс?

Во-первых, перестать злиться.

Во-вторых, осознать, что подрядчик на основе первоначальных ваших пожеланий сформировал план действий, например, на квартал и сейчас его исполняет. У него может что-то не получаться и он ищет решение или, наоборот, сейчас самый пик работ над проектом. Вы же ему подкидываете внеплановую задачу. На заданные KPI задача не влияет, но фокус внимания размывает знатно.

Подрядчик, чтобы выиграть время, переносит задачу на последующий период.

Давайте разбираться, что с этим делать и как избежать подобных ситуаций.

При чем здесь зона ответственности?

Прежде, чем ставить подрядчику цели и прописывать KPI, необходимо понять, кто и за что отвечает; какие существуют границы и какие ожидания строит каждая сторона.

Из-за отсутствия всего этого происходит недопонимание. Каждая из сторон начинает забывать, что успех зависит не только от работы подрядчика или заказчика, но от симбиоза в целом.

Именно поэтому в самом начале здорово разобрать, за что отвечает каждая сторона и что вы будете делать в непредвиденных ситуациях.

Именно поэтому я постарался собрать небольшой Чек-лист, чтобы было проще понять, как начать, чем продолжить и что получить в результате.

Чек-лист комфортного взаимодействия между подрядчиком и заказчиком

Согласовать план

Это может быть план на неделю, месяц, квартал, год.

Помните, что план должен опираться на поставленные вами цели. Это должна быть достижимая цель с конкретным конечным результатом за адекватные сроки.

Плохой пример: Я хочу 100 лидов за 1 неделю.
Хороший пример: Я хочу привести 10 лидов за 2 недели с канала SEO по цене не более 2000 рублей за 1 лид, чтобы заработать 300000 руб. (Пример условен, но должен быть понятен).

Только когда вы сформировали и согласовали цель, можно строить планы.

Разбейте задачи, согласно плану, на каждую сторону.

Не забудьте обговорить конечный результат. В каком виде он должен быть представлен?

Помните, что ваши ожидания и ожидания исполнителя могут не совпадать, если вы на начальном этапе не смогли синхронизироваться.

Например, вы ожидаете, что ваши товарные позиции на сайте поднимутся вверх. Вместо этого подрядчик вам приводит лиды. Он делает все правильно, но ввиду различия в ожиданиях — у вас происходит конфликт.

Здесь же стоит обозначить и зону ответственности:

Не забудьте обсудить момент незапланированных задач. Что каждая из сторон будет делать в таком случае?

Обговорить формат отчетности

Каждый собственник представляет отчетность по-разному, и ее содержимое тоже. Кто-то просит статистику по просмотрам, кто-то — количество лидов, кто-то — итоговую выручку и т. д.

Чтобы не произошло ситуации, в которой вам принесли отчет, а вы ничего не понимаете — оговорите в самом начале:

• что должно быть в отчете?

• какие цифры вы хотите видеть?

• должна ли быть включена статистика в отчет?

Ваше видение и видение подрядчиков должно совпадать.

Представьте, что вы не синхронизировали ожидания по отчетности. Подрядчик запустил для вас две рекламные кампании (РК). Первая начала приносить лиды, но в небольшом количество. И все же эти заявки менеджеры по продажам смогли закрыть на хороший чек, отчего прибыль выросла. Вторая рекламная кампания стала приносить много лидов, но нецелевых.

Заказчик подумал, что вам важно количество лидов, а потому отключил первую РК, которая влияла на продажи. Бизнес пострадал, поскольку заявки пошли нецелевые или мелкие.

Запланировать регулярные встречи

Каждый собственник хочет знать, что дела идут в гору (или хотя бы идут). Поэтому, чтобы не быть внезапным и нежданным, можно заранее запланировать регулярные встречи, например, на месяц вперед.

Каждый второй вторник месяца мы встречаемся в google meet на 20 минут. На встрече обсуждаем показатели, текущие действия и планы на следующие две недели.

В таком формате подрядчик будет понимать, к какому времени он должен предоставить промежуточный результат, построить планы и сформировать отчетность.

Кстати, таким образом можно минимизировать возникновение проблем и недопониманий уже на этапе их формирования.

Назначить ответственных

С каждой стороны должен быть представлен один человек, который будет выступать на планерках, предоставлять отчетность и объявлять о проблемах в случае их возникновения.

Через этих людей будет проходить вся коммуникация. Они же будут условными ЛПР, которые в случае чего смогут самостоятельно принять решение.

Ответственному лицу можно совещаться с коллегами, решать проблемы совместно с ними, но отчитываться перед другой стороной самостоятельно.

Идеальная картина: на стороне подрядчика есть руководитель, который следит за процессами, оптимизирует их.

Нажать тревожную кнопку

Не могу исключить ситуации, когда все идет не по плану. Здесь будет здорово обозначить действия, при которых ответственное лицо напрямую будет решать вопрос с собственником или лицом выше ЛПР.

Такой момент должен быть у каждой стороны.

Вместо заключения

Уметь работать с подрядчиками, кажется, стрессовым только в случае, если человек не умеет управлять. Такой навык позволяет даже среднестатистического подрядчика настроить на высокие показатели.

А вот если ответственное лицо не умеет справляться со своими обязанностями, то оно запорит сотрудничество даже с одним из самых крутых подрядчиков.

Я рекомендую применять те же самые навыки, которые вы используете по отношению к своим сотрудникам, и к подрядчикам.

Успех любого проекта — в чем же он?

Обговорим несколько моментов:

Конкретный результат

Чем четче вы видите конечный результат (в лидах, в деньгах, во времени) — тем большая вероятность его достижения.

Понятная картина

Помните, что вы работаете с людьми, у которых взгляды могут отличаться от ваших. Чем доступнее и понятнее вы сможете объяснить, чего хотите — тем выше шанс, что вас поймут.

Эффективное управление

Супергероев можно сделать даже из обычных ребят. Все в ваших руках.

Но если вы думаете, что найдете подрядчиков, которые сделают все за вас, пока вы будете попивать пинаколаду — то забудьте о результате напрочь. Это так не работает.

Полный текст статьи читайте на CMS Magazine