ВКС как современный стандарт делового общения29.11.2024 10:01

Видеоконференцсвязь (ВКС) за последние 5–6 лет стала главным стандартом делового общения. Согласно экспертным оценкам, не менее 76% бизнеса использует ВКС на регулярной основе для коммуникации и 57% опрошенных пользуется видеовстречами не реже одного раза в неделю.

Все больше представителей бизнеса склоняются к мнению, что видеоконференцсвязь — это незаменимый инструмент командного взаимодействия. Благодаря возможностям и функционалу ВКС становится возможным объединить разные группы людей со всего мира, работающие над одним проектом. Удаленное сотрудничество по праву считается одним из самых востребованных форматов работы сегодня. Подробнее про ВКС и примеры ее использование читайте ниже.

Кто и для чего использует ВКС сегодня?

Видеоконференцсвязь стала трендом в деловой среде — банкинг, обучение, ИТ, продажи. Согласно последним исследованиям, ВКС входит в топ-3 средств регулярной коммуникации в бизнесе, уступая только электронной почте и голосовой конференцсвязи. Порядка 47% опрошенных людей в разных отраслях бизнеса предпочитают использовать именно ВКС за богатый функционал и удобства. 60% опрошенных респондентов в выборке, использующей ВКС, согласились, что в ближайшие 2–3 года ВКС станет главным средством деловой коммуникации, вытеснив остальные способы.

Регулярно пользующиеся видеоконференцсвязью объяснили свой выбор наличием трех важных преимуществ: высокая продуктивность взаимодействия, ясность в понимании обсуждаемых вопросов, результативность. Такого же мнения придерживаются и руководители бизнеса. По статистике почти 78% руководителей бизнеса регулярно прибегают к использованию ВКС, 56% из них делают это не реже раза в неделю.

Помимо бизнеса ВКС активно используется и для личного общения. В основном она востребована у респондентов в возрасте 20–40 лет, которые пользуются видеоконференцсвязью в личных целях не менее двух раз в неделю. Лидерами по использованию ВКС считаются Сингапур, Бразилия, Индия. В этих странах 2/3 пользователей предпочитает использовать видеоконференцсвязь для деловой коммуникации.

Почему ВКС набирает популярность и становится непременным стандартом делового общения в РФ?

1. Снижение стоимости каналов и оборудования для организации ВКС-систем. Политика импортозамещения позволила сделать ВКС доступной для любого бизнеса. Количество предложений на рынке превышает спрос, и всегда можно выбрать подходящий вариант.
2. Развитие коммуникационных технологий и повышение качества связи. Высокоскоростной интернет, облачные сервисы позволили выйти коммуникации на новый уровень, добиться стабильного вещания.
3. Единая стандартизация. Уход иностранных вендоров из России позволил перевести большинство решений на единые стандарты и исключить несовместимость программного оборудования, железа, комплектующих.
4. Расширение функционала и упрощение работы. Большинство ВКС готовы предложить пользователю удобный интерфейс в рамках одного окна, десяток полезных функций, быстроту коммуникации. Это позволяет заменить сразу 5–6 решений.
5. Экономическая выгода. Командировочные, билеты, трансферы, визы — все это не нужно, если есть ВКС. С ее помощью можно объединить любое количество людей независимо от места их нахождения и провести единую встречу в удобном формате.

Три аспекта качественной ВКС

При организации ВКС и сопутствующих компонентов важно добиться целостности и достаточной управляемости проектом. Это определяется следующими составляющими:

1. Хорошая связь. Все участники коммуникации прекрасно слышат друг друга, нет задержек в передаче сигнала.
2. Простая технология общения, основанная на интуиции. Этому способствуют упрощенный интерфейс, наличие горячих кнопок, подсказок. Пользователь должен интуитивно понимать, что и как делать.
3. Отличный визуальный контакт. ВКС подразумевает, что участники встречи хорошо видят друг друга, подмечают реакцию собеседника и его отношение к происходящему.

Также большинство пользователей ВКС отметили, что они испытывают дискомфорт, если происходят следующие события:

• Внезапно отключается мобильный телефон.
• Если приходится выходить на связь в неудобное время, например, по дороге домой, на улице и прочее.
• Когда ВКС идет дополнением к какой-то еще работе — ответ на телефонный звонок, набор текста на клавиатуре.
• Неподходящая обстановка — шумное место, много людей, отсутствие личного пространства.

Видеоконференцсвязь должна рассматриваться как цельный и многофункциональный процесс коммуникации, а не как дополнение, тогда ее возможности будут использованы полностью, а пользователи получат хороший опыт, смогут конструктивно решить возникшие вопросы и задачи.

В чем различия по использованию ВКС в разных странах?

Подходы к использованию возможностей ВКС и частота применения данного инструмента коммуникации отличаются в разных странах. Оценку правомерно проводить по группе критериев. Среди них:

• Официальность. Несмотря на тот факт, что ВКС рассматривается в качестве инструмента деловой коммуникации, поддержание официальной обстановки и дресс-кода во многих странах игнорируется. Например, в России, Великобритании, Нидерландах требования к этому критерию низки и размыты.
• Статус мероприятий. В Азиатско-Тихоокеанском регионе видеосвязь по праву считается инструментом номер один для международной коммуникации. Это признак хорошего вкуса и доверия к партнеру. В то же время для решения внутренних вопросов к ВКС компании прибегают только в 57% всех случаев.
• Инструмент заключения сделок. Например, в Индии видеоконференцсвязь рассматривается как базовый способ взаимодействия с клиентом при заключении сделок (свыше 60% контрактов). Второе и третье места занимают соответственно Россия и Бразилия (49% и 44%).
• Инструмент найма новых работников. В США свыше 32% соискателей вакансий проходят собеседование посредством ВКС.

Кто пользуется ВКС чаще всего и для чего?

Несмотря на тот факт, что ВКС считается доступным и демократичным инструментом коммуникации, существует ряд закономерностей по ее использованию. Основные потребности отражены ниже:

• Руководители и учредители. Эта категория лиц предпочитает видеосвязь в случае международных переговоров, внутренних совещаний компании, при подписании контрактов с новыми партнерами. Как правило, руководители используют возможности ВКС по полной.
• Отдел маркетинга. Этот персонал прибегает к возможностям видеоконференцсвязи минимум раз в неделю для решения рабочих вопросов и обсуждения текущих проектов.
• ИТ-отдел. Также считает ВКС базовым стандартом коммуникации, часто применяет для решения технических вопросов, встреч с иностранными коллегами, подведения итогов мероприятий. Пользуется ВКС как минимум раз в неделю.
• Отдел управления персоналом. Применяет видеоконференцсвязь 3–4 раза в неделю для регулярного контакта с коллегами, исполнения функций контроля и напоминаний.

ВКС используется повсеместно и большинством сотрудников компании. Это удобный, практичный инструмент коммуникации для решения самых разнообразных вопросов. Перспективы у видеоконференцсвязи огромны, и они будут поясностью раскрыты в ближайшие годы.

Полный текст статьи читайте на CNews