Умные системы для умных людей и другие ECM тренды в 202124.06.2021 13:45

В прошлом году все компании проходили проверку на устойчивость. Безболезненно сделали это те, кто уделял внимание не только росту бизнеса, но и выстраиванию процессов. В качестве сверхприбыли такие компании избавились от рудиментов в них — этапов и сущностей, которые не функционировали при удаленной работе.

Компания Gartner выпустила статью («Gartner Top Strategic Technology Trends for 2021» от 19 октября 2020, автор — Кейси Панетта), в которой перечислила топ-9 трендов:

1. Интернет поведения.
2. Совокупный опыт.
3. Вычисления, повышающие конфиденциальность.
4. Распределенное облако.
5. Повсеместный доступ.
6. Сеть кибербезопасности.
7. Составной интеллектуальный бизнес.
8. Встраивание искусственного интеллекта.
9. Гиперавтоматизация.

С деталями каждого тренда можно ознакомиться в исходном материале. Остановимся на тех, которые относятся к непроизводственным процессам и обработке документопотоков.

Виталий Астраханцев, евангелист AI-направления Directum

Совокупный опыт: узнать за 60 секунд

Попробуйте без подсказки ИТ-службы, аналитики годовых отчетов и сбора статистики ответить на два вопроса:

1. Клиенты, которые приносят бизнесу наибольший доход, получают то, что хотят, максимально просто, быстро и удобно?
2. Сотрудники, которые приносят бизнесу наибольший доход, работают максимально эффективно и удобно?

Для повышения эффективности бизнеса необходимо учитывать все возможные факторы, в том числе UX клиентов и сотрудников. Поэтому система, на базе которой выстраиваются цифровые процессы, должна обеспечивать прозрачность показателей. Это поможет принимать решения быстрее, а значит, и менять процессы, и оценивать эффект от этих изменений максимально оперативно.

К примеру, заключение договора с клиентом должно быть организовано таким образом, чтобы и для клиента, и для ваших сотрудников все прошло максимально безболезненно и эффективно. А если что-то идет не так — поплыли сроки или «встал» процесс, — то система должна дать возможность быстро найти и устранить причину.

Повсеместный доступ: всегда на связи

В апреле 2020-го пустовали как офисы, так и торговые представительства и отделы сбыта. При этом нужно было сохранить функционирование основных цепочек поставок и продаж даже в условиях удаленной работы сотрудников.

Многие организации решали этот вопрос через настройку безопасного подключения к рабочей сети из дома, однако при этом возникали проблемы от нагрузки на каналы связи. Потому что подключение классическими способами, такими как VPN и RDP, требует достаточно широких каналов.

Повсеместный доступ необходим в условиях пандемии. Только тот бизнес, в котором руководство, сотрудники и клиенты полноценно подключаются к данным в рамках своих ролей на всех этапах процесса и в любое время, может эффективно существовать в современных реалиях.

Информационная система компании должна быть доступна каждому участнику процесса, чтобы он мог выполнить свою часть работ. Например, ознакомиться с документом, оставить примечание, согласовать и подписать его либо связаться с коллегами для уточнения деталей. Причем сделать это из любой точки мира и с любого устройства — со стационарного компьютера, лэптопа, планшета или смартфона.

Встраивание ИИ: искусственный интеллект не замена, а поддержка естественного

Особенно показательны в условиях пандемии кейсы встраивания механизмов искусственного интеллекта в бизнес-процессы. Так, в прошлом году компания Directum внедрила в «Табер трейд» (известной как сеть розничных магазинов «Подружка») интеллектуальные сервисы Directum Ario для обработки поступающих счетов на оплату в удаленном режиме.

Кейс: обработка входящих счетов на оплату

Ежемесячно бухгалтеры торговой сети обрабатывали до 30 тысяч первичных учетных документов. С ростом объемов документов нужно было выбирать между расширением штата и автоматизацией процесса. В итоге выбор был сделан в пользу искусственного интеллекта.

Раньше на согласование счетов уходило минимум 3 дня. Если требовалось согласование директора филиала или финансового директора, сроки растягивались и до 5 дней. Также допускались ошибки при ручном переносе данных из документов в систему. В «Табер трейд» риск ошибок был высок еще и потому, что сумма документа могла находиться на нескольких строках.

Результат после внедрения ИИ

Сейчас интеллектуальные сервисы автоматически распознают и классифицируют документы. После этого извлекают из них нужные реквизиты и заполняют в системе карточки счетов на оплату, включая даже номенклатурные позиции.

Время на обработку документов сократилось: 3 часа в день освободилось у каждого бухгалтера для решения по-настоящему важных задач, в которых не обойтись без участия человека. И все это без выхода в офис. На реальном примере компания подтвердила актуальность тренда встраивания искусственного интеллекта для эффективного решения задач бизнеса в условиях пандемии.

«В 2 раза ускорилась обработка документов, любой документ легко можно найти и подписать даже удаленно. При увеличении потока документов не потребовалось расширять штат бухгалтеров», — «Табер трейд».

Гиперавтоматизация: автоматизируй это

Искусственный интеллект дает эффект не только при встраивании в систему для сокращения времени на обработку данных и документов, но и в части гиперавтоматизации процессов. Этот тренд о том, что процессы, которые могут быть полностью переданы от человека системе, должны быть ей переданы.

Но возможно ли на 100% отказаться от участия человека? Именно такой результат получила в прошлом году управляющая компания «Альфа-Капитал».

Кейс: распознавание клиентских распоряжений

Всего за 20 дней были встроены интеллектуальные сервисы для распознавания клиентских распоряжений на вывод денежных средств. Это позволило полностью отказаться от участия человека в стандартной обработке документов. За сотрудниками осталось только решение исключительных случаев.

Раньше после того, как клиент оформил распоряжение, его скан-копия поступала в СЭД и отправлялась сотруднику, ответственному за модерацию. Сотрудник вручную сверял номер расчетного счета с указанным в банковской системе. После успешной проверки согласовывался вывод средств.

Результат после внедрения ИИ

Интеллектуальные сервисы избавили работников УК «Альфа-Капитал» от ручного сопоставления реквизитов и ускорили процесс вывода средств клиента. С Directum Ario после оформления распоряжения сервисы за 1,5 минуты извлекают из скан-образа номер расчетного счета и сами сопоставляют с тем, что указано в системе. Если реквизиты совпадают, то распоряжение мгновенно отправляется дальше — на вывод денежных средств для клиента.

В статье отмечены наиболее острые вопросы, которые сейчас стоят перед компаниями. Вопросы, на которые стоит обратить пристальное внимание, если вы хотите повысить эффективность бизнеса. Ведь если он пережил времена карантина и пандемии, значит, он уже эффективен. Самое время укрепить текущие позиции и усилить развитие используемых технологий с помощью современных инструментов.

Полный текст статьи читайте на CNews