Реинкарнация BPM: количественные изменения или новый этап в развитии систем управления процессами?24.06.2024 12:01

Системы класса BPM (Business Process Management) — отнюдь не новое явление на рынке корпоративных ИТ-систем. Первый пик популярности пришелся на конец 1990-х, когда в моде было «процессное управление» как ключевой элемент системы тотального менеджмента качества (Total Quality Management). 

Консультанты обещали построить полный цикл управления процессами в организации: от комплексного моделирования всех процессов через их автоматизацию и получение аналитических данных о ходе процесса до внедрения цикла непрерывного улучшения (Continuous Process Improvement — CPI) характеристик процессов на основании полученной аналитики. Такие системы оказались дорогими и сложными в использовании, а значит, были доступны только крупным компаниям. Внедрение полного цикла процессного управления оказалось весьма трудоемким и не всегда эффективным. На практике BPM-платформы стали использоваться для автоматизации отдельных процессов, состоящих из последовательных операций и по обработке информации. Выделилось 2 класса системы: Human Centric Workflow, концентрирующихся на создании приложений для конечных пользователей, и Business Process Interaction (PI), делающих акцент на фоновых процессах интеграции приложений.

В течение последних 20 лет рынок BPM-платформ был стабильным, со сформировавшимся кругом основных игроков — крупнейших разработчиков ПО, лидеров рынка (такими как IBM, Oracle, SAP, CA GmbH и пр.).

В последние годы мировой рынок BPM начал меняться, и широкая общественность вновь заинтересовалась этим направлением. Какие тренды влияют на BPM-платформы?

• акцент на «цифровой трансформации» бизнеса;
• конвергенция ECM и BPM платформ;
• развитие Low-code инструментов и демократизация создания решений;
• развитие инструментов оптимизации процессов — технологии Process Intelligence, RPA и ИИ.

Кратко рассмотрим суть этих изменений и влияние на рынок BPM-платформ.

Цифровая трансформация бизнеса

Цифровая трансформация — закрепившейся ИТ-тренд. Дать ему четкое определение сложно.

Что включает в себя «цифровая трансформация»?

1. Переход на безбумажные технологии.
2. Максимальную степень автоматизации всех процессов управления в организации.
3. Использование гибких подходов к автоматизации.
4. Возможность быстрой адаптации ПО к меняющимся условиям бизнеса.
5. Формирование максимально подробного «цифрового следа», который в дальнейшем может использоваться в качестве входной информации для оптимизации процессов и обучения искусственного интеллекта (ИИ) для создания «цифровых двойников», берущих на себя часть работ по обслуживанию бизнес-процессов.

Такие условия радикально меняют способ существования организации в непрерывно меняющемся мире, что и позволяет говорить о «цифровой трансформации бизнеса». Теперь, когда мы «разложили задачу на составляющие», легко увидеть, что именно BPM-системы максимально подходят для описанных выше задач, а учитывая нижеописанные факторы, их использование в цифровом ландшафте современной компании становится необходимым.

Усиление функций BPM в результате конвергенции с ECM

Аналитическая компания Gartner ввела новый термин Content Services Platforms (CSP). Он заменил устаревшее понятие Enterprise Content Management (ECM) и закрепил фактически конвергенцию систем двух классов: ECM и BPM. Таким образом, традиционная функциональность BPM, ориентированная на обработку структурированных данных, дополнилась функциями по обработке слабоструктурированных и даже неструктурированных документов. В современных платформах данного класса имеется возможность в единой среде реализовать задачи, традиционно решаемые в системах управления бизнес-процессами, — это процессинг обработки форм и задачи управления маршрутизацией информации. Такого рода системы получили название CSP-системы (далее мы будем использовать термины CSP и BPM как синонимы).

Одной из проблем обеспечения качества управления сегодня является наличие зазоров между отдельными этапами сложного процесса, которые реализуются в разрозненных ИТ-системах. Эти зазоры замедляют процессы, служат источником сбоев и ошибок и самое главное — не позволяют выстроить единую систему мониторинга и аналитики процессов для их последующей оптимизации. Современные BPM-системы решают это.

Например, платформа Docsvision имеет разнообразные инструменты для управления процессами и содержит интеграционные инструменты для обеспечения бесшовного взаимодействия с другими решениями в рамках бизнес-процессов, что позволяет выстраивать непрерывные контуры обработки документов. В результате процессы работы с договорами могут интегрировать в себе подготовку и согласование документов, а затем ведение архива всех документов, связанных с договором, взаимодействие с контрагентами через оператора ЭДО, финансовые транзакции по договору в ERP-системе как единый связный процесс. Платформы такого рода могут начинать автоматизацию на стадии бумажного документооборота, автоматизируя отдельные этапы обработки бумажных документов, в результате они становятся центральным инструментом для перехода на полностью безбумажные технологии.

Развитие Low-code инструментов и демократизация создания решений

Как мы отметили, первые BPM-системы были дороги, достаточно громоздки и сложны в освоении, что препятствовало их широкому распространению. За последние годы разработчики провели огромную работу по «демократизации» инструментов BPM.

BPM-платформы изначально представляли собой Low-code платформы, которые обеспечивали возможность модификации процессов без изменения кода платформы с помощью визуальных инструментов разработки и скрипт-программирования. Но современные системы реализовали существенный прогресс как в части развития No-code инструментов, обеспечивающих простую, доступную «гражданским» разработчикам возможность конструирования приложений, так и разнообразии возможностей такой разработки. Современные инструменты Low-code позволяют не только настраивать структуру бизнес-процесса, но и создавать полноценные приложения очень широкой номенклатуры разработчикам, которые не имеют глубокой программистской компетенции, но зато хорошо знают предметную область. Ну и самое главное, что эти инструменты стали гораздо доступнее по цене и в разнообразии вариантов поставок от внедрения в ИТ-инфраструктуре организации до облачного базирования.

Развитие инструментов оптимизации процессов — технологии Process Intelligence (PI), RPA и ИИ

И, наконец, немаловажный вклад в возобновлении интереса к проблематике BPM обеспечивает развитие инструментов для оптимизации корпоративных процессов и обеспечение непрерывного улучшения процессов. Прежде всего стоит отметить развитие инструментов процессной аналитики. Помимо традиционных инструментов моделирования процессов, инструментов имитации процессов и инструментов накопления и анализа ключевых индикаторов процессов, в распоряжение аналитиков сегодня добавились инструменты Process Mining и Process Intelligence. Эти инструменты позволяют не только автоматически восстанавливать модель процесса по «сырым» данным, накопленным в информационной системе, но и проводить его детальную оптимизацию с использованием различных эвристических моделей, основанных на анализе данных, накапливаемых в ходе процесса.

Другим относительно новым компонентом архитектуры BPM стали RPA-системы, которые позволяют встроить в единый бизнес-процесс устаревшие приложения, или приложения, у которых отсутствует API. Сочетание инструментов RPA и BPM позволяет покрыть гораздо более широкий спектр процессов комплексной автоматизацией. Ну и последний, но не последний по значимости инструмент, доступный для углубления автоматизации, — это различные модели искусственного интеллекта (ИИ), которые позволяют уйти от ручного человеческого труда к полной автоматизации. При этом необходимые данные для обучения моделей ИИ, которые будут замещать рутинный труд человека, могут накапливаться в рамках тех процессов, которые уже автоматизированы BPM-платформой. Таким образом, ИИ может быть встроен в процесс непрерывного улучшения процессов в организации.

Резюмируя, можно констатировать, что идеи BPM переживают второе рождение и соответствующее повышение интереса среди ИТ-сообщества.

Использование современных BPM платформ позволяет решить следующие задачи:

Реализация широкой номенклатуры решений на базе инструментария Low-Code

Модель приложения и средства разработки современных BPM позволяют создавать очень широкую номенклатуру решений на их базе. В результате такие платформы могут автоматизировать задачи, которые не закрываются в ERP-системах и других платформах. Кроме создания решения, платформа обеспечивает возможность изменять созданные решения по мере изменения бизнес-требований командой, развивающей систему самостоятельно, с помощью высокоуровневых средств разработки Low-Code. В результате система может использоваться как инструмент непрерывной трансформации бизнеса с учетом меняющегося окружения и вновь формируемых потребностей.

Возвращение к идеям процессного управления и непрерывного улучшения процессов

Полноценная поддержка функций BPM в современных платформах позволяет в единой среде реализовать и традиционные приложения, и задачи, решаемые в системах управления бизнес-процессами. В результате такие системы решают одну из проблем обеспечения качества управления — снятие зазоров между отдельными этапами сложного процесса, которые ранее обслуживались разными ИТ-системами. Отсутствие сквозного автоматизированного процесса замедляла его ход, было источником сбоев и ошибок, но самое главное — не позволяло выстроить единую систему мониторинга и аналитики для оптимизации бизнес-процессов. Интеграционные инструменты для обеспечения бесшовного взаимодействия с другими решениями в рамках бизнес-процессов позволяют выстраивать непрерывные контуры обработки информации. Это и наличие инструментария PI позволяет вернуться к идее непрерывного улучшения качества бизнес-процессов организации на основании накопленных данных.

Переход на безбумажные технологии и единый репозитарий контента

Главнейшей проблемой выстраивания современной непрерывно оптимизируемой системы управления является наличие бумажных документов. Учет обращения бумажных документов и постепенный перевод процессов в безбумажный вариант осуществляется BPM-системами, например, платформой Docsvision. Этот процесс включает в себя много аспектов: это и ретро-конверсия бумажных документов, и обеспечение юридической значимости документов с использованием различных видов электронной подписи, управление машиночитаемыми доверенностями, поддержка долгосрочного хранения электронных документов, интеграция с операторами ЭДО и МЭДО и обеспечение хранения и обработки формализованных форм финансовых и кадровых электронных документов, для работы с которыми существуют дополнительные требования, определенные в законодательстве. Все эти инструменты реализуют современные BPM-системы, что позволяет обеспечивать постепенный перевод процессов обработки этих документов в безбумажный вид, наличие готовых инструментов радикально позволяет сократить процесс отказа от бумаги.

Интеграция управления задачами в рамках единого рабочего места

Как мы отметили, в рамках BPM реализуется существенное количество процессов управления: традиционные процессы ДОУ, задачи процессного управления, управленческие функции в рамках функциональных задач, реализованных в рамках отдельных решений. В рамках этих процессов формируются задания на обработку исполнителям отдельных этапов этих процессов. Задания могут содержать различную информацию для обработки: файлы документов, структурированные данные ссылки на различные ресурсы, информацию, необходимую для принятия решений. С заданиями можно осуществлять различные действия: делегировать исполнение, создавать дочерние задачи, декомпозирующие их обработку. Все задачи вне зависимости от того, в рамках какого решения они были порождены, обрабатываются в рамках единого рабочего места, имеют одинаковый интерфейс и образуют «общую очередь обработки». Такой подход крайне удобен, потому что позволяет агрегированно контролировать качество исполнительской дисциплины сотрудников по всем процессам и задачам и получать целостную управленческую картину о состоянии исполнения всех процессов в организации.

Повышение качества цифрового следа и возможности использования ИИ и PM

По мере все большего покрытия процессов средствами автоматизации ликвидации разрывов между процессами, ухода от работы с бумагой мы получаем возможность полной фиксации информации о ходе бизнес-процессов, изменении информации, выполнении любых действий менеджерами и исполнителями. Для этого BPM содержит достаточно развитые механизмы журналирования всех операций в системе. В результате компания накапливает полный цифровой след, которой может дать бесценную информацию для оптимизации и улучшения качества бизнес-процессов в организации. Накопленная информация может использоваться системой PI для восстановления реальной картины бизнес-процессов в организации по сырым данным, накопленным при обработке информации, а в дальнейшем по их оптимизации. А инструменты машинного обучения могут формировать модели «цифрового двойника», которые в дальнейшем позволят заменять работу сотрудников программными роботами для реализации типовых операций, что может очень сильно сократить издержки на сопровождение бизнес-процессов и повышение их качества.

Все, о чем мы сказали выше, внушает уверенность в том, что технологии BPM не только переживают новый этап своего развития, но и будут играть все большее значение в ИТ-инфраструктуре современной организации.

■ erid: LjN8KAgS2Рекламодатель: ООО «ДоксВижн»ИНН/ОГРН: 7801515318/1107847070638Сайт: https://docsvision.com/

Полный текст статьи читайте на CNews