Разработка экосистемы цифровых HR-сервисов для МФТИ

ЗаказчикМосковский физико-технический институт (МФТИ)ЗадачаСоздание интранет-портала для университета

Что приходит на ум, когда вы слышите слово «интранет»? Скорее всего, вы представляете неудобный и старомодный корпоративный портал. Действительно, многие интранет-площадки продолжают выглядеть именно так. Однако в ведущих университетах уже осознали, насколько важно предоставлять сотрудникам современные многофункциональные цифровые сервисы. В сентябре 2021 года мы запустили портал под названием «HR.Университет» для МФТИ. Рассказываем о проделанных работах и достигнутых результатах.

Задача

Задача, поставленная со стороны МФТИ, заключалась в создании интранет-портала для более чем 3000 пользователей. Существующий сайт вуза был устаревшим и обладал ограниченным функционалом.

AD_4nXdp26wDUWyv_8dBZM8xXIrlRHtKwC-xUUC8

Для нашей команды разработка интранет-портала для вуза стала новым опытом. Сотрудничество с таким крупным и сложным учреждением, как МФТИ, было не только испытанием, но и отличной возможностью для проверки наших гипотез.

Для решения этой задачи мы разработали актуальную и интуитивно понятную платформу, которая объединяет функции сайта с возможностями современных HR-сервисов. Чтобы преподаватели могли пользоваться интранетом в любое время и в любом месте, мы также предложили вузу мобильное приложение.

AD_4nXdJtaUTz73nxV8a1t2rkg5AqI959R_V5QkP

Механизм внедрения корпоративного портала в организации

Основываясь на собранной информации, мы создали концепцию портала, провели тестирование интерфейса и функциональных возможностей и в настоящее время продолжаем интегрировать новые сервисы. За счет гибкой архитектуры обновление модулей и функций осуществляется без ущерба для стабильного функционирования сайта.

Получившуюся HR-экосистему цифровых сервисов можно подстроить под нужды как государственных, так и частных организаций.

Главным принципом создания современного HR-портала является формирование общей экосистемы, которая объединяет разнообразные инструменты и приложения в рамках одной системы. Пользователи получают доступ не только к своему личному кабинету при помощи единого логина и пароля, но и к мобильному приложению и десктопной версии сайта.

По просьбе клиента мы можем интегрировать в систему любые модули, даже те, что были созданы с использованием других технологий. Также возможно внедрение дополнительных опций, например, возможности подавать заявления на отпуск с помощью чат-бота.

Наша бизнес-модель уникальна тем, что мы не продаем лицензии на каждого пользователя, а создаем кастомизированный программный код и передаем его заказчику. При этом стоимость продукта не зависит от количества сотрудников, что особенно ценно для динамично развивающихся компаний. Также пользователи могут приобрести техническую поддержку для пользователей системы.

Интранет-портал МФТИ

В рамках проекта для МФТИ мы внедрили сквозную авторизацию, а также интегрировали портал с »1С» для работы с организационной структурой.

Интранет МФТИ делится на три автономных сегмента, у каждого из которых свои функции.

У нового подразделения HR.Университета есть два ресурса: внутренний портал, предоставляющий сервисы для сотрудников, и общедоступный сайт, нацеленный на привлечение новых студентов и преподавателей.

AD_4nXdedYee5Nl1kWb0Y7ffZL-MkD2jVNsoWH2Q

Третий сегмент — это исторический интранет-портал, инструменты которого постепенно адаптируются под новую платформу HR.Университета.

HR-портал МФТИ предоставляет потенциальным студентам и сотрудникам возможность глубже познакомиться с инфраструктурой вуза. На виртуальных экскурсиях можно увидеть научные лаборатории, учебные аудитории, музеи и спортивные сооружения. Кликабельные элементы позволяют посетителям портала получить представление об оснащении рабочих мест. Интерактивная карта кампуса постоянно обновляется. На ней есть информация о зданиях, общежитиях, банкоматах, кафе и других объектах.

AD_4nXf50hs0MGO03LpCsYCQkrhc296dljT3S1xY

На портале также представлены сведения о структуре университета, контактные данные отдела кадров и документы для трудоустройства.

Главная страница HR.Университета адаптирована под мобильные устройства на базе iOS и Android. У приложений такой же функционал, как и у десктопной версии портала.

HR.Адаптация

Для новых сотрудников МФТИ на HR-портале разработали модуль «Адаптация». Он облегчает процесс ознакомления с сервисами вуза.

Модуль включает данные о структуре и истории университета, важнейших специалистах и достижениях вуза. В этом разделе новые сотрудники могут найти необходимые документы и контактные данные коллег, познакомиться с корпоративной культурой МФТИ, включая используемые сокращения и официальные телеграм-каналы.

AD_4nXdlnqrxb2Suf0saZ-jitBB2yDPL_ku4vSua

В модуле «Адаптация» представлены сведения о питании, возможности заниматься спортом, порядке вакцинации против COVID-19 и психологической поддержке.

HR.Коммуникации

На портале МФТИ для сотрудников есть информационная база, включающая в себя следующие разделы:

  • «Новости». В нем представлены актуальные сведения о вузе.

  • «Опросы». Здесь HR-специалисты могут проводить исследования для оценки работы различных отделов университета.

  • «Объявления». В этом разделе можно размещать разнообразные сообщения — от предложений об аренде жилья до объявлений о потерянных вещах.

  • «События». При помощи интерактивного календаря пользователи узнают о предстоящих мероприятия: вебинарах, конкурсах, лекциях и т. д.

  • «Проекты». Здесь преподаватели могут находить интересные возможности для взаимного сотрудничества.

HR.Компетенции

Этот модуль открывает для сотрудников вуза доступ к образовательным материалам. Здесь преподаватели могут выбрать подходящие курсы и стажировки, а также оценить свои навыки и умения.

В разделе «Курсы» представлены разнообразные образовательные программы, предлагаемые как самим вузом, так и другими учреждениями и платформами, включая как платные, так и бесплатные варианты.

AD_4nXczu3jKWpRYM_jsYTdg-xIkRcMaOdr0NOTr

Что касается программ МФТИ, то сотрудники получают прямой доступ к учебным материалам: текстовым лекциям, видеороликам и поэтапным курсам лекций.

Для удобного подбора курсов в портал был интегрирован наш агрегатор «Образовал».

Чтобы объективно оценивать компетенции сотрудников вуза, мы внедрили на платформу сервис «HR.Оценка 360». Он бесшовно интегрирован с онлайн-сервисом Proaction.pro. Когда сотруднику вуза назначают проверку компетенций, сервис направляет ему электронное уведомление. Пользователю необходимо перейти по ссылке и пройти онлайн-тестирование.

По завершении теста сотрудник получает результаты проверки и рекомендации по развитию нужных навыков и выявлению точек профессионального роста. Полученную информацию можно обсудить с руководством, чтобы совместно разработать план своего дальнейшего развития.

Документы

Этот блок является одним из самых востребованных на портале и ежедневно привлекает внимание сотен сотрудников МФТИ.

Здесь представлены должностные инструкции, нормативные акты, образцы для заполнения и прочие кадровые документы. Для удобства поиска все представленные материалы систематизированы по категориям.

В перспективе мы планируем автоматизировать работу с документами, оцифровать их, а затем перенести из основного портала весь сервис документооборота в систему HR.Университет.

На сегодняшний день этот раздел предоставляет сотрудникам вуза эффективные инструменты, позволяющие оптимизировать рабочий процесс, например, спланировать отпуск и вовремя подать соответствующее заявление. Для этого понадобится всего несколько кликов. Сотруднику не нужно заполнять массу документов и предоставлять много личной информации. Достаточно ввести свою должность и желаемые даты отпуска. После отправки заявления каждый сотрудник может в режиме реального времени отслеживать статус его рассмотрения.

Чтобы облегчить переход с устаревшего интранета на HR.Университет, мы дополнительно внедрили навигацию по самым востребованным функциям портала. Это значит, что постепенно все функции интранет-портала будут внедрены в HR.Университет в соответствии с поступающими пожеланиями.

HR.Рекрутинг

Теперь корпоративный HR-портал МФТИ располагает удобным набором инструментов для подбора новых сотрудников. Он включает в себя раздел с вакансиями и сведениями о конкурсах на вакантные должности.

Мы также помогли вузу создать и запустить рекламную кампанию, направленную на привлечение преподавателей и профессоров на конкурсной основе. С помощью таргетированной и контекстной рекламы мы привели на специальный рекрутинговый сайт потенциальных кандидатов. На сайте они могли сразу же ознакомиться с открытыми вакансиями и при желании заполнить анкету соискателя, чтобы в дальнейшем принять участие в конкурсе на выбранную должность.

Результаты

HR.Университет работает уже 1,5 года. За этот период мы успешно внедрили ряд опций, которые способствуют эффективному взаимодействию сотрудников МФТИ друг с другом и с руководством вуза, упрощают рабочие процессы и помогают находить коллег для совместных проектов.

К тому времени корпоративный интранет-портал ежедневно использовался примерно 200 сотрудниками МФТИ. Средняя продолжительность сеанса составляла порядка пяти минут с глубиной просмотра в более чем восемь страниц. В будущем планируется активнее продвигать сервисы HR.Университета среди специалистов вуза, чтобы они могли лучше освоить навигацию на сайте и максимально использовать все предоставляемые возможности его инструментов.

Специально созданная рабочая группа, в которую вошли представители нашей команды и сотрудники МФТИ, регулярно собирается по пятницам для обсуждения текущих задач, дальнейших планов и корректировки направлений работы.

Перед запуском в общий доступ каждое обновление портала проходит предварительное тестирование среди компетентного круга сотрудников МФТИ.

Помимо этого, дважды в год организуется форум для HR-специалистов высших учебных заведений со всей страны, участники которого обсуждают инструменты и лучшие решения по цифровизации HR-процессов, используемых как в России, так и за рубежом.

HR.Университет — это уникальное решение, разработанное на базе нашего опыта и нужд заказчиков. Платформа объединяет инструменты, по-настоящему полезные для пользователей. 

Мы уверены, что в скором времени HR.Университет станет востребованным не только в учебных заведениях, но и в бизнес-структурах.

Перейти на сайт

Полный текст статьи читайте на CMS Magazine