Организация работы SEO отдела в Mello13.10.2016 13:18

Отдел SEO в Mello появился летом 2013-го. На данный момент в штате отдела трудится 5 SEO-специалистов, 2 аккаунт-менеджера и 1 менеджер по продажам. Каждый месяц мы работаем над продвижением 30–35 проектов. Средний чек на проекте: 18 000 ₽. Зарплаты сотрудников (не стажеров): 30 000–50 000 ₽.

Идея работы по часам пришла эволюционным путем.

Существующие схемы исчерпали себя и не вызывали доверия у клиента:

• Оплата за позиции. Ограничение списка запросов ощутимо уменьшает раскрытие потенциала роста посещаемости. Во-вторых, исполнитель может подобрать низкочастотные и низкоконкурентные запросы, которые не будут приносить посетителей.

• Оплата за трафик. Можно накрутить без особых усилий.

• Оплата за лиды. Большая зависимость от отдела продаж Заказчика и не готовность пускать исполнителей во внутренние бизнес-процессы.

Во всех представленных схемах исполнитель может поработать пару месяцев, а потом месяц за месяцем отправлять счета заказчику вместе с позициями и графиками посещаемости, при этом ни минуты не потратив на работу по сайту.

Так делают многие компании, в которых один SEO-специалист ведёт 20–50 проектов или даже больше.

Чтобы повысить уровень доверия и прозрачность услуги, единственным верным решением является переход на оплату по часам с включением в каждый отчет перечня проделанных работ с детализацией по времени, затраченному на каждую задачу. Безусловно, все вышеперечисленные показатели необходимо мерить в процессе продвижения.

Важно в портфолио наработать кейсы, которые показывают, что вы можете улучшать и позиции, и трафик, и продажи. При соблюдении всех условий, схема работы по часам является наиболее адекватной.

В статье мы расскажем, как выстроили работу по часам в отделе SEO и какие дополнительные преимущества принесла схема.

В том числе расскажем, как мы мотивируем сотрудников на качественную работу, так как без заинтересованности в хорошем результате качественная работа невозможна.

Принцип работы по часам и преимущества такого подхода

По нашим наблюдением за 8-ми часовой рабочий день специалист может эффективно работать около 6 часов, всё остальное время уходит на общение, переключение между задачами, мини-отдых.

Рабочее время каждого сотрудника: 6 часов в день, 5 дней в неделю, 21,5 день в месяц. Итого в среднем: 120–130 рабочих часов в месяц.

От этого мы и отталкиваемся, когда даем проекты с общей нагрузкой в пределах этого времени.

По каждому проекту мы знаем время, которое на него будет тратиться. Это достигается за счет планирования расходной части и работы по часам.

Стоимость часа работы специалиста: 1500–2000 ₽.

1500 ₽ на этапе старта проекта и 2000 ₽, когда результаты достигнуты и проект перешел в режим поддержки.

Прогноз и понимание занятости SEO-специалиста

Если к нам заходит клиент с бюджетом в 35 000 ₽, мы выделяем 5 000 ₽ на расходную часть (в основном это ссылки и тексты), а оставшийся бюджет, — 20 часов работы SEO специалиста.

Благодаря такому подходу, мы прогнозируем и понимаем нагрузку каждого SEO специалиста. Если у сотрудника 120 рабочих часов в месяц, он может вести 6 таких проектов. Это дополнительно дает понимание, сколько прибыли компании приносит каждый специалист.

Мы тщательно следим, чтобы каждому проекту было выделено время согласно бюджету.

Например, в одной нашей статье мы описали, как можно самостоятельно рассчитать стоимость продвижения сайта, разбив процесс продвижения на этапы и посчитав временные затраты каждого этапа в часах. По сути, стоимость будет зависеть от стоимости часа и времени, потраченного на каждом этапе. Клиент заранее может примерно посчитать, сколько времени потребуется на проработку его проекта и, в зависимости от стоимости часа, рассчитать стоимость продвижения.

Контроль выделяемого на проект времени и бюджета

Все задачи мы ведём в Trello в связке со Slack, время фиксируем через Everhour.

В любой момент времени есть возможность выгрузить список выполненных задач за нужный период и увидеть время, уделённое каждой задаче и суммарно за период по всем задачам.

Примерно так выглядит интерфейс Trello c задачами:

Everhour устанавливается как расширение к браузеру, и при открытии задачи в Trello появляется возможность запустить таймер, пока выполняется работа. По факту выполнения задачи таймер останавливается, выполненное время записывается и прикрепляется к задаче.

Задачи расписаны, время по каждой зафиксировано. После этого можно делать выгрузку с общей информацией по проекту.

Так выглядит отчёт с разбивкой по времени для выполненных задач проекта:

Отчёт можно выгрузить в GoogleDocs, XLS, CSV.

С расходами мы тоже открыты. Доступы ко всем сервисам, где расходуем бюджет, предоставляем клиенту сразу.

Все отчеты храним в личных кабинетах клиентов. В любой момент клиент может зайти в кабинет и посмотреть отчетность за любой месяц работы.

Прозрачная отчетность

Отчетность открытая, всегда вовремя благодаря планированию дедлайнов и ведению очереди проработки проектов. По факту поступления оплаты каждый специалист вносит проект в план на проработку.

Ведение плана проработки и дедлайнов

Для соблюдения дисциплины и порядка мы ведем планирование очереди проработки и дедлайны по каждому проекту.

Планирование очереди проработки

Например, поступила оплата по проекту № 1 с бюджетом на 12 часов работы, специалист тут же внёс его в план на 1-е и 2-е число месяца, поступает следующая оплата по его проекту, он вносит его на 3-е и 4-е число месяца и т.д. Все поступающие оплаты фиксируются и проект ставится на проработку согласно очереди.

Каждый специалист заранее знает, в какие дни у него будет работа по каждому из проектов. При этом в план заносятся только оплаченные проекты, что позволяет видеть реальную нагрузку специалиста в конкретном месяце.

Руководителю это бывает полезно, когда много проектов у одного из специалистов не оплачено. На графике видно, что у сотрудника работы по проектам нет и в этот момент можно давать другую работу, не связанную с проработкой клиентских проектов.

Дедлайны

Помимо этого, мы ставим дедлайн по проработке проекта, это дата оплаты + 30 дней.

По разным причинам дата планируемой проработки может сдвигаться, но она не должна сдвинуться дальше дедлайна.

В каждом месяце мы видим, проработан проект или нет и вовремя ли он проработан.

Счет только вместе с отчетом

После проработки проекта, мы делаем отчёт о достигнутых результатах, выполненных работах и планах на следующий период. Только после готовности такого отчета, мы выставляем клиенту счёт и отправляем его вместе с отчётом.

Так выглядит мониторинг о факте выставления счета, его оплаты и готовности отчета по текущей оплате. Каждая строка — отдельный проект.

Отсутствие бесплатной работы и должников

Работу по проекту не продолжаем, пока клиент не внесёт оплату за следующий период. Благодаря этому мы не делаем бесплатной работы и у нас нет ни одного должника. Поступает очередная оплата, вносим проект в очередь на проработку, продолжаем работать. Если уровень доверия к клиенту высокий и он обещал оплатить, то работу продолжаем.

Примерно так выглядит наш график планирования на каждый месяц.

Пояснения к изображению:

• Числа вверху: дата.

• Каждая строка: отдельный проект

• У каждого специалиста свой цвет, цветом обозначены планируемые даты проработки проекта.

• Вертикальная темная линия в ячейках: дата дедлайна.

Мы обсудили взаимовыгодную модель сотрудничества SEO-компании и Заказчика услуг SEO. Теперь поговорим об организации работы сотрудников компании.

Ролевая модель

По каждому проекту выделяется SEO-специалист и аккаунт-менеджер.

Количество часов работы оптимизатора автоматически рассчитывается исходя из бюджета клиента, расходной части проекта и стоимости часа на текущий период работы.

У одного сотрудника может быть несколько ролей. В нашем случае это:

• SEO-специалист;

• менеджер по продажам;

• менеджер по работе с клиентами.

Процент с прибыли за каждую роль в проекте

У каждой роли есть свой процент денег с бюджета по каждому проекту. Если ты занимаешься проектом только как SEO-специалист, у тебя один процент с прибыли, если ты ещё ведёшь клиента как аккаунт, получаешь дополнительный процент.

Таким образом:

• С каждого проекта считается денежное вознаграждение для каждой роли.

• Каждый сотрудник суммирует денежную долю его ролей в проекте.

• В зарплате учитывается сумма, заработанная с каждого проекта, а именно с каждой роли в каждом проекте, в котором участвует сотрудник.

Это сделано для справедливого расчета зарплаты и мотивации каждого сотрудника.

Все сотрудники видят расчёты, в том числе и свою текущую нагрузку. Благодаря этому прогнозируют свою ЗП. Всё просто, справедливо и прозрачно.

Когда в работу поступает новый проект, руководитель отдела заранее понимает, потянет ли сотрудник проект. Проблем с результатами или недоработками не бывает, так как руководитель регулярно проверяет выполненные работы и общую стратегию продвижения. Если проект «не лезет» в ТОП, то руководитель проводит аудит и даёт рекомендации по выходу из ситуации. Крайне редко проект передается другому сотруднику, с целью проработать его «незамыленным» взглядом.

При такой схеме зарплаты специалистов варьируются в диапазоне 30 000–50 000 ₽ в месяц, что по Волгоградским меркам вполне неплохо.

Сотрудники довольны, теперь о прибыли компании.

Распределение бюджета проекта

Бюджет каждого проекта

По каждому проекту мы считаем:

• расходная часть (ссылки, тексты, технические правки и т.д.);

• зарплатный фонд (распределяется между 3-мя ролями, для каждой роли выделяется определенный процент из зарплатного фонда);

• налоги;

• расходы на офис;

• прибыль компании.

Пока деньги доходят до прибыли их большая часть теряется в прочих расходах.

Итоговая прибыль компании составляет около 30% от общего бюджета SEO-проекта. Опять же, большая часть этих денег выделяется на улучшения качества работы сотрудников:

• оплата курсов по обучению и конференций;

• оплата тестирования новых SEO-инструментов и сервисов;

• обеспечение хорошей техникой;

• регулярные подарки, корпоративы и т.д.

На данный момент основная доля прибыли реинвестируется в повышение качества работы.

Прогноз прибыли компании и понимание точек роста

Такой формат позволяет понимать и прогнозировать прибыль, а также видеть вклад каждого сотрудника в общую прибыль компании и, наоборот, вклад прибыли в каждого сотрудника.

Дополнительно мы разрабатываем систему ачивок, где за определенные результаты и инициативы сотрудник получает баллы. Это необходимо для понимания уровня каждого сотрудника и того, насколько каждый растёт в профессиональном плане. В итоге, за месяц — квартал виден результат по каждому сотруднику, его идеи, кейсы, достижения по проектам и т.д. Или наоборот, сотрудник только формально выполняет свои задачи, на этом всё. Ещё планируем разработать и проводить внутренние экзамены, но на текущий момент это лишь в планах.

Мы всегда понимаем, сколько проектов (по-сути, часов) мы ещё можем взять в работу и заранее планировать дальнейшие действия, приостанавливать набор новых проектов или брать ещё одного специалиста, чтобы сделать возможность работать над новыми проектами.

Выводы

Схема работы по часам в комплексе с измерением KPI в каждом проекте является наиболее честной и прозрачной, а также наиболее эффективной, так как исполнитель продолжает вести работу даже после достижения положительных результатов.

Единственная адекватная гарантия в SEO, которая имеет право быть, это гарантия проводимых работ.

Схема одинаково полезна как для клиента:

• гарантируется выполнение работ над проектом;

• прозрачность выполняемых работ и расходов по проекту.

Для компании-исполнителя:

• исключается бесплатная работа;

• отсутствует накопление задолженности по неоплаченным счетам;

• есть понимание нагрузки SEO-специалистов;

• прогнозируемый объем проектов, которые можно брать в работу;

• понимание прибыли с каждого проекта.

Ролевая модель работы позволяет каждому сотруднику выбирать область деятельности и даже регулировать соотношение участия в той или иной роли, что позволяет работать с интересом и хорошей зарплатой.

Когда побеждают все: компания-исполнитель, сотрудники и клиенты, — работать приятно всем. Компания получает хорошую прибыль, сотрудники — достойную зарплату, клиенты — желаемый результат.

Все эти факторы в комплексе позволяют делать качественную услугу.

Полный текст статьи читайте на CMS Magazine