На цену никто не смотрит? Как выбрать между облачной и локальной поставкой СЭД/ECM15.05.2023 09:03

Развернуть корпоративную систему в облаке или на своем сервере? Клиентам Directum доступны оба варианта, поэтому на старте важнее оценить ресурсы компании и понять, какие проблемы должен снять программный продукт. На примере реальных кейсов разбираемся, чем на самом деле руководствуется бизнес, принимая решение о варианте поставки.

Есть сервер, бюджет и люди

Компания «Красноярскэнергокомплект» выпускает котельное оборудование под торговой маркой «ZOTA». С 2016 г. предприятие использует систему Directum RX для цифровизации процессов и документов, развернув ПО на своем сервере.

«Если позволяют ресурсы, мы стараемся все сервисы размещать внутри компании. Для этого есть бюджет и необходимые специалисты, — рассказывает Александр Зотов, системный администратор ТМ «ZOTA». — Нам не пришлось дополнительно приобретать «железо», на основном физическом сервере выделили ресурсы для двух виртуальных серверов: один — под Directum RX, а второй — под базу данных. Для настройки понадобился только один сотрудник ИТ-отдела».

Уже через полгода компания отметила, что время на согласование документов сократилось в 3 раза, а затраты на бумагу сошли на нет. Хотя сначала к системе пришлось привыкнуть.

«Потребовалось время, чтобы сотрудники в полной мере начали работать на платформе, — продолжает Александр Зотов. — Многие считали, что удобнее делать все по старинке — сходить за подписями, вложить бумаги гендиректору в стопку. На адаптацию ушло около двух месяцев. Да и сам руководитель не сразу принял правила игры и первое время просил бумажные версии».

Постепенно все оценили простоту и экономичность нового подхода.

«Мы начали с электронных служебных записок и входящих счетов, затем переводили в цифру новые процессы исходя из потребностей — согласование и подписание договоров и дополнительных соглашений, кадровых документов, приказов и так далее. Потом сам директор выступил инициатором подключения мобильного приложения Directum Solo, в нем удобно работать из любой точки мира. Так что вскоре приобрели приложение для всех топ-менеджеров, а затем Directum Jazz для рядовых сотрудников. В 2022 году совершили большой шаг вперед: добавили заявки в ИТ-отдел и административно-хозяйственную службу, внедрили учет переработок, трудоемкость технологических операций, заявку на обучение, работу в отпуске/на больничном. Эту функциональность вендор добавил по нашей заявке», — поясняет Александр Зотов.

Есть проблема, нет времени

Другая ситуация: компания Bungly Boo, выпускающая детскую одежду, работает в Directum RX 2 года. Но перед внедрением руководство хотело «примерить» ее функциональность.

«Нам нужно было быстро зайти в систему, — делится Екатерина Бредова из ИТ-компании «Райдекс», основного партнера Bungly Boo по развитию и сопровождению. — Мы не могли тратить на это слишком много ресурсов, потому что на старте важно было понять, приживется ли решение. Хотели взять готовый продукт, настроить под нас и не тратить силы на сопровождение. Лучше эти задачи закрывал облачный вариант».

Сейчас в компании активно используются решения «Договоры», «Делопроизводство», «Управление проектами», «Совещания» и мобильное приложение Directum Jazz.

«Нашими основными болями были трудности в согласовании счетов и договоров, а также хаос при управлении проектами, — рассказывает Екатерина Бредова. — Так как мы выпускаем до четырех коллекций одежды в год, огромное количество файлов хранилось на локальных компьютерах, и к ним не было совместного доступа».

Сейчас в Bungly Boo по каждой коллекции создаются папки, куда автоматически распределяются эскизы, лекала, технические материалы. Сотрудник может найти актуальную версию, проверить историю изменений. Стандартный процесс согласования трансформировали в разработку: специалист отправляет первоначальный эскиз по маршруту, следующий человек в цепочке его дорабатывает и так далее. Таким образом постепенно формируется комплект документов для отправки на производство.

«Плюс у нас очень востребован модуль совещаний, — продолжает эксперт. — В компании проводятся собрания ассортиментного комитета, которые длятся по 6 часов. В рамках этих встреч в протоколе фиксируется порядка 50 различных поручений, а администратор в пару кликов отправляет их ответственным сотрудникам».

Обслуживание и развитие системы

Корпоративную систему нельзя установить и больше «не трогать». Растет компания — меняется платформа. Как проходит внедрение, обслуживание и развитие ПО?

«В процессе установки системы мы не участвовали, — делится Екатерина Бредова. — По окончании работ вендор выдал доступы и адрес веб-клиента. Затем я делала все работы от заведения справочников до настройки процессов. Сама, потому что уже имела опыт работы с Directum RX. От заключения договора и до старта первой задачи прошел месяц».

Месяц-полтора на внедрение — это средний показатель, хотя есть случаи, когда базовую версию Directum RX внедряли за 10 дней.

«У нас на все ушло 39 рабочих дней, — дополняет Александр Зотов. — Мы подготовили сервер, специалисты Directum сделали установку, так как у нас таких компетенций нет. Самостоятельно наполнили и настроили систему. Для этого использовали встроенные справочные материалы».

Сейчас в обеих компаниях есть специалисты, ответственные за систему. Как признаются эксперты, на эти обязанности у них уходит лишь 3–4 часа в месяц.

«Бывает нужно добавить сотрудников, сделать замещения, настроить новые регламенты, — поясняет Екатерина Бредова, — Особых компетенций для этого не требуется. Главное — иметь аналитический склад ума, хорошо выстраивать цепочки процессов, разбираться в возможностях программного продукта».

«У нас из частых работ — поиск и удаление пустых документов и дублей, так как некоторые сотрудники иногда по ошибке заводят карточки, бросают и потом заводят новые. Плюс проводим консультации персонала и, если требуется, создаем новые правила согласования, — говорит Александр Зотов. — Плюс, поскольку внедрена локальная версия, 1–2 раза в год мы обновляем систему. Подготовка к этому занимает от 4 до 8 часов, на сам апгрейд уходит полчаса, проверка работоспособности всех процессов — еще час».

Считаем расходы

Локальное и облачное размещения имеют разные формы оплаты. Но цена тарифа и цена ПО — это еще не все. Специалисты Directum отмечают — если смотреть затраты за 5 лет, то сумма выйдет примерно одинаковая. Однако каждая компания уникальна, и какой вариант выгоднее, зависит от множества факторов.

Что нужно учитывать:

• стоимость Directum RX;
• цену «железа» и его замены через 4–7 лет, если у вас нет сервера, но вы рассматриваете локальное размещение;
• покупку общесистемного ПО;
• услуги по настройке;
• стоимость новых версий;
• трудозатраты ИТ-специалиста по сопровождению сервера и обновлению системы.

Главный миф об облаках

Когда сервер физически находится в офисе, вопрос безопасности обычно не тревожит. А что с сохранностью данных в виртуальной среде? Облачные провайдеры заботятся о своей репутации, поэтому защищают дата-центры как от физического проникновения посторонних, пожаров и других опасностей, так и от виртуальных неполадок: в случае выхода из строя одного сервера данные реплицируются в других, есть контроль уязвимостей, защита от DDoS-атак и взломов.

Доступ к виртуальной машине есть только у компании-владельца. Ни другие пользователи облака, ни представители Directum, ни сотрудники ЦОД не видят ее содержание. Клиент сам устанавливает пароли и остается единственным, кто может работать с этой информацией.

Что подойдет вашему бизнесу?

Функциональные возможности и интерфейс Directum RX при локальной и облачной поставке идентичны. Подстроиться под запросы компании легко благодаря целому набору готовых решений и гибкой настройке.

Чтобы определиться со способом размещения ПО, в первую очередь надо отталкиваться от внутренних факторов. Есть множество клиентов, которым удобно вносить плату раз в год за систему в облаке, регулярно обновлять ее по подписке, не думать об обслуживании сервера. Другие изначально имеют свое оборудование и специалистов, для них не составляет труда администрировать ПО самостоятельно.

Дело даже не в размере компании, а в том, как предприятие относится к развитию локальной инфраструктуры. Например, в финансовом секторе и ритейле работают с большими объемами данных, для них критична гибкость и возможность быстрого масштабирования. Поэтому с каждым годом они увеличивают вложения в облачные технологии.

Чтобы взвесить все «за» и «против», обратитесь к нашему специалисту за бесплатной консультацией. А если хотите посмотреть систему в деле, оставьте заявку на подключение к демостенду.

■ Токен: Kra23VuyiРекламодатель: ООО «Директум»ИНН/ОГРН: 1835056809/1031801962092Сайт: https://www.directum.ru/

Полный текст статьи читайте на CNews